Termine (Modul)¶

1. Einleitung¶

Das Terminmodul dient der Anzeige, Erstellung und Verwaltung von Terminen innerhalb der App.

Es eignet sich unter anderem für:

Veranstaltungen
Kurse und Schulungen
Vereins- oder Gruppentermine
öffentliche Events
Termine mit Anmeldung, Warteliste oder Anwesenheitsdokumentation
Online-Termine

Das Terminmodul ist eng mit dem CMS-Bereich Kalender verbunden. Kalender bilden die Datenbasis für Termine. Das Terminmodul legt fest, welche dieser Kalender in der App angezeigt und genutzt werden.

2. Grundprinzip: Kalender und Terminmodul¶

Ein Termin gehört immer zu einem Kalender. Der Kalender bildet die Datenbasis und steuert unter anderem Sichtbarkeit, Schreibrechte, Kategorien und Farben. Das Terminmodul legt fest, welche Kalender in der App angezeigt und genutzt werden.

Bereich	Funktion
Kalender	Zentrale Verwaltung von Kalendern, Berechtigungen, Kategorien, Orten, Warteschlange und Anmeldeformularen
Terminmodul	Anzeige und Nutzung der Termine in der App bzw. im CMS-Modul

Ein Kalender kann existieren, ohne dass seine Termine in einem Terminmodul sichtbar sind. Damit Termine für App-Nutzer angezeigt werden, muss der jeweilige Kalender im Terminmodul aktiviert sein.

Umgekehrt kann ein Terminmodul mehrere Kalender anzeigen. Dadurch können beispielsweise öffentliche Veranstaltungen, interne Termine oder Kurse in einem gemeinsamen Terminmodul dargestellt oder auf mehrere Terminmodule verteilt werden.

Der Kalender steuert insbesondere:

wer Termine sehen darf
wer Termine erstellen, bearbeiten oder löschen darf
welche Kategorien für Termine verfügbar sind
welche Farbe zur Darstellung verwendet wird
ob Termine aus externen iCal-Quellen synchronisiert werden
welche Warteschlangen-Einstellungen bei Wartelisten berücksichtigt werden

Der einzelne Termin steuert insbesondere:

Titel, Beschreibung und Ort
Start- und Endzeit
Wiederholung
Bilder
Anmeldungen und Warteliste
Teilnehmerliste
Anwesenheits- oder Zahlungsdokumentation
Teilnahme-Rückmeldung
Onlinekonferenz

Hinweis: Die Anlage und Verwaltung von Kalendern, Kategorien, Orten, Warteschlange und Anmeldeformularen wird im Kapitel Kalender beschrieben.

Dieses Kapitel konzentriert sich auf die Nutzung des Terminmoduls sowie auf die Erstellung und Verwaltung einzelner Termine.

3. Modulbereiche¶

Das Terminmodul ist im CMS in drei Reiter unterteilt:

Reiter	Funktion
Vorschau	Anzeige, Suche, Filterung, Erstellung und Bearbeitung von Terminen
Hilfeseite	Verknüpfung einer optionalen Hilfeseite für App-Nutzer
Einstellungen	Auswahl der Kalender, Anzeigezeitraum, Einbettungscode und iCal-Feed

Hinweis: Die Reiter „Hilfeseite" und „Einstellungen" stehen ausschließlich im CMS zur Verfügung.

Die Vorschau entspricht weitgehend der Ansicht des Terminmoduls in der App und dient zur Verwaltung und Kontrolle der dargestellten Termine.

Im CMS können Administratoren unabhängig von Kalenderberechtigungen alle Termine einsehen und verwalten. In der App hängen die verfügbaren Funktionen dagegen von den Berechtigungen des jeweiligen Nutzers ab, beispielsweise von Lese- oder Schreibrechten auf den verwendeten Kalendern.

4. Einstellungen des Terminmoduls¶

UI-Pfad: Modulverwaltung → Terminmodul → Reiter „Einstellungen"

Kalender auswählen¶

Im Bereich Kalender legen Sie fest, welche Kalender im Terminmodul angezeigt und verwendet werden.

Aktivieren Sie die gewünschten Kalender per Checkbox und speichern Sie die Auswahl.

Nur aktivierte Kalender erscheinen im Terminmodul. Ein nicht aktivierter Kalender bleibt im CMS-Bereich Kalender bestehen, wird in diesem Terminmodul aber nicht angezeigt.

In einer App können mehrere Terminmodule vorhanden sein. Für jedes Terminmodul kann separat festgelegt werden, welche Kalender dort verwendet werden.

Bei Kalendern mit externer iCal-Anbindung wird zusätzlich angezeigt, wann die letzte Synchronisierung stattgefunden hat. Ist bei der letzten Synchronisierung ein Fehler aufgetreten, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt.

Zeitraum festlegen¶

Im Bereich Zeitraum legen Sie fest, welcher Zeitraum standardmäßig im Terminmodul angezeigt wird.

Standardmäßig sind die nächsten 2 Monate ausgewählt.

Über die Pfeile im unteren Bereich der Übersicht können Nutzer den angezeigten Zeitraum wechseln und zu früheren oder zukünftigen Zeiträumen navigieren.

Verfügbare Optionen:

Dieser Tag: Nur der aktuelle Tag
Nächster Tag: Der aktuelle und der nächste Tag
Diese Woche: Die aktuelle Woche
Nächste Woche: Die aktuelle und die nächste Woche
Dieser Monat: Der aktuelle Monat
Nächster Monat: Der aktuelle und der nächste Monat
Nächste 2 Monate: Der aktuelle und die nächsten 2 Monate (Standard)
Nächste 3 Monate: Der aktuelle und die nächsten 3 Monate
Nächste 6 Monate: Der aktuelle und die nächsten 6 Monate
Dieses Quartal: Das aktuelle Quartal
Nächstes Quartal: Das aktuelle und das nächste Quartal
Dieses Jahr: Das aktuelle Jahr
Nächstes Jahr: Das aktuelle und das nächste Jahr

Die Auswahl beeinflusst, welche Termine beim Öffnen des Moduls geladen und angezeigt werden.

Hinweis: Bei Auswahl von „Dieses Jahr" oder „Nächstes Jahr" wird ein zusätzlicher Warnhinweis eingeblendet, da hierbei besonders viele Termine geladen werden können und sich dies auf die Ladezeit des Moduls auswirken kann.

Einbettungscode¶

Über den Einbettungscode kann das Terminmodul auf einer externen Website eingebunden werden.

Gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf „Einbettungscode erstellen/aktualisieren".
Kopieren Sie den angezeigten iFrame-Code.
Fügen Sie den Code an der gewünschten Stelle Ihrer Website ein.

Die Höhe und Breite können bei Bedarf im style-Parameter des iFrames angepasst werden.

Hinweis: Der Einbettungscode ist ein Jahr gültig. Nach Ablauf kann der Token über denselben Button erneuert werden. Der bereits eingebundene iFrame-Code muss in der Regel nicht ersetzt werden, sofern sich die Einbettungsoptionen nicht ändern.

Außerdem können nur Kalender ohne Einschränkung des Lesezugriffs auf externen Websites eingebunden werden.

Optionen für die Einbettung¶

Für die externe Einbettung können zusätzlich festgelegt werden:

Option	Funktion
Filter-Text	Schränkt die angezeigten Termine auf passende Inhalte ein
Anzeigestil	Auswahl zwischen Terminliste (Standard) und Kalenderansicht
Kalender	Einschränkung auf bestimmte Kalender innerhalb der Einbettung

Hinweis: Diese Optionen wirken sich nur auf den aktuell erzeugten iFrame-Link aus und werden nicht dauerhaft gespeichert. Beim erneuten Öffnen der Einstellungsseite stehen sie wieder auf ihrem Ausgangswert. Möchten Sie die Einbettung mit anderen Filtern oder einer anderen Darstellung erneut nutzen, treffen Sie die gewünschte Auswahl erneut, bevor Sie den iFrame-Code kopieren.

iCal-Feed¶

Über „iCal-Feed kopieren" kann ein Feed für die im Terminmodul aktivierten Kalender kopiert und in externe Kalenderprogramme eingebunden werden.

Beispiele:

Outlook
Apple Kalender
Google Kalender

Dadurch können Termine der ausgewählten Kalender auch in externen Kalenderanwendungen angezeigt und synchronisiert werden.

Hinweis: Der Feed enthält die im Terminmodul aktivierten Kalender – auch dann, wenn diese nicht öffentlich sichtbar sind. Möchten Sie stattdessen nur den Feed eines einzelnen Kalenders einbinden, steht dieser direkt am jeweiligen Kalender im CMS-Bereich Kalender zur Verfügung. Details dazu finden Sie im Kapitel Kalender.

Datenschutzhinweis: Geben Sie iCal-Feeds nur an Personen weiter, die die enthaltenen Termine sehen dürfen. Wer den Feed-Link besitzt, kann die darin enthaltenen Termine in ein externes Kalenderprogramm einbinden.

5. Hilfeseite¶

UI-Pfad: Modulverwaltung → Terminmodul → Reiter „Hilfeseite"

Im Reiter Hilfeseite kann eine zuvor im CMS-Bereich Seiten angelegte Seite verknüpft werden.

Diese Seite kann App-Nutzern im Terminmodul als Hilfe oder Zusatzinformation bereitgestellt werden.

Typische Inhalte:

Erläuterung der Funktionsweise des Terminmoduls
Hinweise zur Anmeldung und Abmeldung von Terminen
Kontaktinformationen für Rückfragen
Hinweise zu Wartelisten, Tickets oder Anwesenheitsnachweisen

6. Vorschau des Terminmoduls¶

UI-Pfad: Modulverwaltung → Terminmodul → Reiter „Vorschau"

Die Vorschau dient zur Anzeige und Verwaltung der Termine und entspricht weitgehend der Ansicht des Terminmoduls in der App.

Über die Vorschau können Termine angezeigt, gesucht, gefiltert, erstellt, bearbeitet und verwaltet werden.

7. Termin erstellen¶

UI-Pfad: Terminmodul → Reiter „Vorschau" → +

Über den „+"-Button erstellen Sie einen neuen Termin.

Termine können im CMS oder direkt in der App erstellt werden. In der App ist dies nur möglich, wenn der Nutzer Schreibrechte für den jeweiligen Kalender besitzt.

Kalender¶

Wählen Sie den Kalender aus, dem der Termin zugeordnet werden soll.

Der Kalender bestimmt unter anderem Sichtbarkeit, Schreibrechte, Kategorien und farbliche Darstellung.

Basisdaten¶

Titel¶

Geben Sie einen aussagekräftigen Titel ein.

Beispiele:

Sommerfest
Elternabend
Yoga-Kurs
Vorstandssitzung

Kategorien¶

Falls für den ausgewählten Kalender Kategorien angelegt wurden, können Sie dem Termin eine oder mehrere Kategorien zuweisen.

Kategorien helfen bei der Strukturierung und visuellen Einordnung von Terminen.

Untertitel¶

Der Untertitel ist optional und kann ergänzende Informationen enthalten.

Beschreibung¶

In der Beschreibung können weitere Informationen zum Termin gepflegt werden.

Der Editor unterstützt Formatierungen, Listen, Links, Tabellen, Bilder und weitere Inhaltselemente.

Ort¶

Wählen Sie einen vorhandenen Ort aus oder legen Sie über den „+"-Button direkt einen neuen Ort an.

Orte können zentral im CMS-Bereich Kalender → Orte verwaltet werden.

Details (Link)¶

Hier kann ein weiterführender Link hinterlegt werden.

Wichtig: Verwenden Sie immer die vollständige URL, z. B. https://www.appack.app/.

Eine Eingabe wie www.appack.app reicht nicht aus.

Terminverantwortliche¶

Für jeden Termin kann eine terminverantwortliche Person und/oder eine terminverantwortliche Gruppe hinterlegt werden.

Terminverantwortliche Person¶

Bei der Erstellung eines Termins wird der Ersteller standardmäßig als terminverantwortliche Person hinterlegt.

Bei Erstellung über die App: Der Ersteller wird automatisch als terminverantwortliche Person eingetragen.
Bei Erstellung über das CMS: Der Ersteller wird ebenfalls automatisch eingetragen, sofern der CMS-Admin-Account mit einem App-Nutzerprofil verknüpft ist.

Soll eine andere Person verantwortlich sein, geben Sie deren Namen oder einen Teil davon ein. Über die Auto-Complete-Funktion werden passende Profile vorgeschlagen.

Hinweis zur Auswahl anderer Personen in der App: In der App können andere App-Nutzer nur dann als terminverantwortliche Person gesucht und ausgewählt werden, wenn der bearbeitende Nutzer App-Administrator ist.

Hintergrund ist, dass hierfür Zugriff auf App-Nutzerprofile erforderlich ist. Dieser Zugriff ist aus Datenschutzgründen eingeschränkt.

Wichtig: Wenn für den Termin öffentliche Anmeldungen aktiviert werden sollen, muss zwingend eine terminverantwortliche Person hinterlegt sein. Eine terminverantwortliche Gruppe allein reicht in diesem Fall nicht aus.

Terminverantwortliche Gruppe¶

Zusätzlich oder alternativ kann eine terminverantwortliche Gruppe hinterlegt werden.

Alle Mitglieder der hinterlegten Gruppe erhalten die Rechte eines Terminverantwortlichen.

Rechte und Benachrichtigungen von Terminverantwortlichen¶

Terminverantwortliche Personen und Mitglieder terminverantwortlicher Gruppen können:

den Termin bearbeiten
den Termin löschen
Anmeldungen einsehen
Teilnehmerdaten einsehen
je nach Einstellung über neue An- und Abmeldungen informiert werden

Diese Rechte bestehen auch dann, wenn kein Schreibzugriff auf den zugehörigen Kalender vorhanden ist.

Hinweis: Nutzer mit Schreibzugriff auf den Kalender können ebenfalls Termine bearbeiten, löschen sowie Anmeldungen und Teilnehmerdaten einsehen.

Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass Terminverantwortliche gezielt für einen einzelnen Termin festgelegt werden können und – sofern aktiviert – E-Mail-Benachrichtigungen über An- und Abmeldungen erhalten.

Datenschutzhinweis: Terminverantwortliche, Mitglieder einer terminverantwortlichen Gruppe sowie Nutzer mit Schreibzugriff auf den Kalender können Anmeldungen und Kontaktdaten des Termins einsehen. Prüfen Sie daher sorgfältig, welche Personen oder Gruppen entsprechende Rechte erhalten.

Terminverantwortliche über neue Anmeldung informieren¶

Ist diese Option aktiviert, werden terminverantwortliche Personen bzw. Gruppen per E-Mail über neue An- und Abmeldungen informiert.

Die Option ist standardmäßig aktiviert.

Entfernen Sie das Häkchen, wenn keine Benachrichtigungen versendet werden sollen.

Zeitraum und Wiederholung¶

Start und Ende¶

Legen Sie Startdatum, Startzeit, Enddatum und Endzeit fest.

Ganztagstermin¶

Aktivieren Sie „Ganztagstermin", wenn für den Termin keine konkrete Uhrzeit relevant ist.

Wiederholen alle¶

Standardmäßig ist ein Termin einmalig.

Wenn ein Termin regelmäßig stattfinden soll, kann über „Wiederholen alle" festgelegt werden, in welchem Intervall der Termin wiederholt wird.

Hinweis: Die Wiederholungseinstellungen können nur bei der Neuanlage eines Termins festgelegt werden. Bei einem bereits bestehenden Termin ist eine nachträgliche Änderung der Wiederholung nicht mehr möglich.

Mögliche Wiederholungen:

Tage: Der Termin wird in einem festgelegten Tagesabstand wiederholt, z. B. alle 2 Tage.
Wochen: Der Termin wird in einem festgelegten Wochenabstand wiederholt. Zusätzlich kann festgelegt werden, an welchen Wochentagen die Wiederholung stattfinden soll. Wenn das ursprüngliche Datum nicht zu den ausgewählten Wochentagen passt, startet die Serie am nächstgelegenen ausgewählten Wochentag.
Monate: Der Termin wird monatlich am gleichen Tag des Monats wiederholt, z. B. jeden 11. eines Monats.
Jahre: Der Termin wird jährlich am gleichen Datum wiederholt.
Benutzerdefiniert: Für komplexere Wiederholungen kann eine individuelle Wiederholungsregel hinterlegt werden.

Unabhängig vom gewählten Intervall kann festgelegt werden, ob die Serie:

an einem bestimmten Datum endet
nach einer bestimmten Anzahl von Wiederholungen endet

Tipp: Wenn die vorhandenen Wiederholungsoptionen nicht ausreichen, können benutzerdefinierte Wiederholungsregeln extern erstellt und anschließend in das entsprechende Feld übernommen werden.

Ein möglicher Generator ist der RRULE Generator von Textmagic:
https://freetools.textmagic.com/rrule-generator

Hinweis: Aus Performance-Gründen begrenzt das System die Anzahl der Termine einer Serie auf maximal 500. Wird für eine wöchentliche Wiederholung weder ein Enddatum noch eine Anzahl an Wiederholungen angegeben, endet die Serie automatisch nach rund 3 Jahren.

Planen Sie größere Serientermine mit vielen Einzelterminen daher nach Möglichkeit in kürzeren, klar begrenzten Zeiträumen, da sehr lange Serien auch das Ladeverhalten des Terminmoduls beeinträchtigen können.

Bilder¶

Vorstellungsbild¶

Das Vorstellungsbild wird in der Terminübersicht angezeigt.

Empfehlung:

quadratisches Format
geringe Dateigröße
klare Darstellung auch auf kleinen Bildschirmen

Beschreibungsbild(er)¶

Beschreibungsbilder werden in den Termindetails angezeigt.

Falls Sie Beschreibungsbilder verwenden, setzen Sie diese gezielt ein und achten Sie auf möglichst geringe Dateigrößen, um die Ladezeiten des Termins gering zu halten.

Anmeldungen und Rückmeldungen¶

Aktivieren Sie „Anmeldungen zulassen", wenn Nutzer sich verbindlich für den Termin anmelden können sollen. Die zugehörigen Einstellungen werden im Kapitel Anmeldefunktion beschrieben.

Aktivieren Sie „Teilnahme-Rückmeldung", wenn Nutzer lediglich zusagen, absagen oder eine unsichere Teilnahme melden sollen. Die Funktion wird im Kapitel Teilnahme-Rückmeldung beschrieben.

Beide Funktionen können kombiniert werden.

Onlinekonferenz¶

Aktivieren Sie „Onlinekonferenz", wenn der Termin zusätzlich oder ausschließlich online stattfindet.

Der Termin wird dadurch in der Terminübersicht als Online-Termin gekennzeichnet.

In den Termindetails steht Teilnehmenden ein Button „Konferenz beitreten" zur Verfügung, über den sie direkt der Online-Konferenz beitreten können.

Hinweis: Bitte beachten Sie die Konditionen und mögliche Limitierungen für die Nutzung von Online-Konferenzen. Weitere Informationen erhalten Sie bei Bedarf über unseren Support: support@appack.de.

Als neu markieren (Badge)¶

Diese Option ist standardmäßig aktiviert.

Ist sie aktiv, wird der Termin für App-Nutzer beim ersten Aufruf des Terminmoduls nach der Erstellung mit einer Hervorhebung als neuer Termin angezeigt.

Bei weiteren Aufrufen des Terminmoduls wird diese Hervorhebung nicht mehr angezeigt.

Hinweis: Ist die Badge-Funktion zusätzlich global für das Terminmodul über die Modulverwaltung aktiviert, wird auch am Terminmodul selbst im App-Menü ein Badge-Hinweis angezeigt, solange es ungesehene, entsprechend markierte Termine gibt. Bei Interesse an einer Darstellung an anderer Stelle, z. B. auf einem eigenen „Termine"-Button auf der Startseite, kontaktieren Sie uns gerne unter support@appack.de.

Deaktivieren Sie die Option, wenn ein Termin nicht gesondert hervorgehoben werden soll.

8. Anmeldefunktion¶

Aktivieren Sie „Anmeldungen zulassen", wenn Nutzer sich verbindlich für den Termin anmelden können sollen.

Nach Aktivierung stehen zusätzliche Einstellungen zur Verfügung.

Anzahl verfügbarer Plätze¶

Legt fest, wie viele Plätze für den Termin verfügbar sind.

Wenn keine Begrenzung erforderlich ist, lassen Sie das Feld leer.

Zusätzliche Anmeldungen¶

Legt fest, wie viele weitere Personen innerhalb einer Anmeldung zusätzlich erfasst werden können.

Der Standardwert ist 0. In diesem Fall wird pro Anmeldung nur eine Person erfasst.

Auch bei einer einzelnen Anmeldung können die Anmeldedaten angepasst werden. Die Anmeldung muss daher nicht zwingend für den Nutzer erfolgen, der die Anmeldung in der App vornimmt.

Mindestteilnehmerzahl¶

Legen Sie optional fest, wie viele Teilnehmende mindestens erforderlich sind, damit der Termin wie geplant stattfinden kann.

Wenn eine Mindestteilnehmerzahl hinterlegt ist, wird diese Information für App-Nutzer in der Terminübersicht angezeigt.

Öffentliche Anmeldungen¶

Aktivieren Sie diese Option, wenn Anmeldungen auch ohne App-Profil möglich sein sollen.

Dies ist vor allem relevant, wenn das Terminmodul über einen Einbettungscode auf einer externen Website eingebunden wird.

Hinweis: Nutzer ohne App-Profil müssen einen Captcha-Code eingeben, um automatisierte Spam-Anmeldungen zu verhindern.

Zusätzlich muss die Anmeldung per E-Mail bestätigt werden. Bis zur Bestätigung wird der Platz zunächst reserviert und die Anmeldung erscheint in der Anmeldeübersicht mit dem Status „Reserviert".

Nach der Bestätigung wird der Terminverantwortliche per E-Mail über die Anmeldung informiert.

Wichtig: Öffentliche Anmeldungen lassen sich nicht mit einem zahlungspflichtigen Termin kombinieren. Außerdem ist zwingend eine terminverantwortliche Person erforderlich.

Manuelle Genehmigung erforderlich¶

Aktivieren Sie diese Option, wenn neue Anmeldungen nicht automatisch bestätigt werden sollen.

Bei aktivierter manueller Genehmigung wird eine Anmeldung zunächst mit dem Status „Wartet auf Freigabe" erfasst. Die Anmeldung muss anschließend freigegeben oder abgelehnt werden.

Dies kann sinnvoll sein, wenn vor der Teilnahme eine Prüfung erforderlich ist, z. B. bei:

Kursen oder Workshops mit begrenztem Teilnehmerkreis
Veranstaltungen mit bestimmten Voraussetzungen
exklusiven Veranstaltungen, bei denen der Veranstalter die Teilnehmerliste kontrollieren möchte

Solange eine Anmeldung auf Freigabe wartet, erhält der Nutzer noch keine endgültige Anmeldebestätigung. In der Terminliste wird die Anmeldung für den Nutzer entsprechend als „Wartet auf Freigabe" angezeigt.

Hinweis: Auch wenn eine Anmeldung noch nicht freigegeben wurde, wird der Platz zunächst reserviert. Dadurch wird verhindert, dass mehr Anmeldungen eingehen, als Plätze verfügbar sind.

Freigabe oder Ablehnung¶

Ausstehende Anmeldungen können auf zwei Wegen bearbeitet werden:

über einen Freigabe- oder Ablehnungslink in der E-Mail
über die Anmeldeübersicht des Termins

Es wird empfohlen, am Termin eine terminverantwortliche Person oder terminverantwortliche Gruppe zu hinterlegen. Diese kann Freigabeanfragen per E-Mail erhalten und Anmeldungen direkt über die E-Mail freigeben oder ablehnen.

Unabhängig davon können ausstehende Anmeldungen auch in der Anmeldeübersicht bearbeitet werden. Dies ist für Terminverantwortliche sowie für Nutzer mit Schreibzugriff auf den Kalender möglich.

Bei der Freigabe oder Ablehnung kann optional ein Kommentar ergänzt werden.

Nach der Freigabe oder Ablehnung¶

Nach der Freigabe wird die Anmeldung bestätigt. Der Nutzer wird über die bestätigte Anmeldung informiert.

Bei einer Ablehnung wird die Anmeldung entfernt. Der Nutzer wird über die Ablehnung informiert und ein zuvor reservierter Platz wird wieder freigegeben.

Kombination mit Warteliste¶

Wenn der Termin ausgebucht ist und eine Warteliste aktiviert wurde, wartet auch eine Wartelisten-Anmeldung zunächst auf Freigabe.

Nach der Freigabe erhält der Nutzer noch keinen festen Platz, sondern wird auf die Warteliste gesetzt.

Ein fester Platz wird erst dann möglich, wenn durch eine Abmeldung ein Platz frei wird und der Nutzer entsprechend nachrücken kann.

Mehrere Personen innerhalb einer Anmeldung¶

Wenn bei einem Termin zusätzliche Anmeldungen erlaubt sind, kann eine Anmeldung mehrere Personen umfassen.

In diesem Fall gilt die manuelle Genehmigung für die gesamte Anmeldung. Alle gemeinsam erfassten Personen erhalten zunächst den Status „Wartet auf Freigabe".

Die Freigabe oder Ablehnung erfolgt für alle Personen dieser Anmeldung gemeinsam. Eine teilweise Freigabe einzelner Personen ist nicht vorgesehen.

Wenn diese Anmeldung auf der Warteliste steht, rücken die gemeinsam angemeldeten Personen erst nach, wenn genügend freie Plätze für alle Personen dieser Anmeldung verfügbar sind.

QR-Code-Ticket bei manueller Genehmigung¶

Wenn zusätzlich zur manuellen Genehmigung die Dokumentation der Anwesenheit und die Folgefunktion „QR-Code-Ticket verschicken" aktiviert sind, wird das QR-Code-Ticket nicht direkt nach der Anmeldung bereitgestellt.

Das QR-Code-Ticket wird erst bereitgestellt bzw. verschickt, nachdem die Anmeldung freigegeben wurde.

Solange die Anmeldung den Status „Wartet auf Freigabe" hat, erhält der Nutzer noch kein QR-Code-Ticket.

Anmeldebeginn¶

Legen Sie fest, ab welchem Datum und zu welcher Uhrzeit Anmeldungen für den Termin möglich sind.

Wenn kein Anmeldebeginn eingetragen wird, sind Anmeldungen ab Veröffentlichung bzw. Erstellung des Termins möglich.

Der Anmeldebeginn wird in den Termindetails angezeigt.

Hinweis: Bei Serienterminen wird der Anmeldebeginn der Folgetermine automatisch anhand des zeitlichen Abstands zum ersten Termin berechnet.

Anmeldeschluss¶

Legen Sie fest, bis zu welchem Datum und zu welcher Uhrzeit Anmeldungen für den Termin möglich sind.

Wenn kein Anmeldeschluss eingetragen wird, sind Anmeldungen bis zum Beginn des Termins möglich.

Ein Anmeldeschluss nach Terminbeginn ermöglicht auch nach Beginn des Termins noch Anmeldungen.

Der Anmeldeschluss wird in den Termindetails angezeigt.

Hinweis: Bei Serienterminen wird der Anmeldeschluss der Folgetermine automatisch anhand des zeitlichen Abstands zum ersten Termin berechnet.

Abmeldeschluss¶

Legen Sie fest, bis zu welchem Datum und zu welcher Uhrzeit Abmeldungen vom Termin möglich sind.

Wenn kein Abmeldeschluss eingetragen wird, sind Abmeldungen bis zum Beginn des Termins möglich.

Der Abmeldeschluss wird App-Nutzern nicht angezeigt.

Hinweis: Bei Serienterminen wird der Abmeldeschluss der Folgetermine automatisch anhand des zeitlichen Abstands zum ersten Termin berechnet.

Warteliste¶

Aktivieren Sie „Warteliste", wenn Interessierte sich auch nach Erreichen der maximalen Teilnehmerzahl vormerken lassen können.

Hinweis: Diese Option steht erst zur Verfügung, wenn eine begrenzte Anzahl verfügbarer Plätze hinterlegt wurde.

Die Warteliste arbeitet nach dem Prinzip „First come, first served": Sobald ein Platz frei wird, wird die am längsten wartende Person automatisch benachrichtigt und erhält die Möglichkeit, den frei gewordenen Platz zu übernehmen.

Maximale Reservierungszeit¶

Legen Sie fest, wie viele Minuten ein frei gewordener Platz für die nachrückende Person reserviert bleibt, bevor die Reservierung automatisch verfällt und an die nächste Person in der Warteschlange weitergegeben wird.

Der Standardwert beträgt 60 Minuten.

Bestätigt die nachrückende Person die Reservierung nicht rechtzeitig per E-Mail, wird der Platz automatisch freigegeben und der nächsten Person auf der Warteliste angeboten.

Hinweis: Für Kalender kann zusätzlich eine Nachtruhe für die Warteschlange hinterlegt werden, während der keine Reservierungsfristen ablaufen. Details dazu finden Sie im Kapitel Kalender.

Die eigene Position auf der Warteliste wird der wartenden Person in der App angezeigt.

Beispiel: Ein Yoga-Kurs hat 15 verfügbare Plätze. Sind alle Plätze belegt, können sich weitere Interessierte auf die Warteliste setzen lassen. Meldet sich jemand ab, wird automatisch die am längsten wartende Person benachrichtigt und erhält für die hinterlegte Reservierungszeit die Möglichkeit, den Platz zu übernehmen.

Dokumentation der Anwesenheit¶

Aktivieren Sie diese Option, wenn bei einem Termin dokumentiert werden soll, welche angemeldeten Personen tatsächlich anwesend waren.

Dies eignet sich zum Beispiel für:

Kurse
Schulungen
Veranstaltungen mit Anwesenheitsnachweis
Termine, bei denen eine spätere Auswertung der Teilnahme erforderlich ist

Wenn die Funktion aktiviert ist, können berechtigte Personen in der Anmeldeübersicht die Anwesenheit einzelner Teilnehmender dokumentieren. Zusätzlich stehen die Folgefunktionen „QR-Code-Ticket verschicken" und „Anwesenheitsbestätigung per Mitgliedsausweis erlauben" zur Verfügung.

Die Dokumentation erfolgt pro angemeldeter Person.

Anwesenheit in der Anmeldeübersicht bestätigen¶

Die Anwesenheit wird in der Anmeldeübersicht des Termins dokumentiert.

Öffnen Sie dazu den Termin und klicken Sie auf das Symbol für die Anmeldeübersicht.

In der Anmeldeübersicht wird pro teilnehmender Person der aktuelle Anwesenheitsstatus angezeigt:

Anwesenheit nicht bestätigt
Teilnahme bestätigt

Durch Klick auf den Status kann die Anwesenheit bestätigt oder wieder auf „nicht bestätigt" zurückgesetzt werden.

Anwesenheitsdokumentation exportieren¶

Die dokumentierten Teilnehmer- und Anwesenheitsdaten können über die Anmeldeübersicht exportiert werden.

Klicken Sie dazu in der Anmeldeübersicht auf das Export-Symbol.

Der Export eignet sich zum Beispiel für:

Anwesenheitslisten
Nachweise zu Schulungen oder Kursen
interne Dokumentationen
spätere Auswertungen

QR-Code-Ticket verschicken¶

Wenn die Dokumentation der Anwesenheit aktiviert ist, kann zusätzlich die Option „QR-Code-Ticket verschicken" verwendet werden.

In diesem Fall erhält der angemeldete Nutzer ein QR-Code-Ticket, das beim Termin vorgezeigt werden kann.

Das QR-Code-Ticket kann auf zwei Wegen aufgerufen werden:

über die App in der Terminansicht über „Ticket anzeigen"
über die E-Mail, die der angemeldete Nutzer nach der Anmeldung erhält

Das Ticket enthält einen QR-Code sowie die zugehörigen Anmeldedaten.

Berechtigte Personen können das QR-Code-Ticket über den Scanner in der Anmeldeübersicht scannen. Nach erfolgreichem Scan wird die Anwesenheit automatisch als „Teilnahme bestätigt" dokumentiert.

Dies ist vor allem hilfreich bei:

Einlasskontrollen
Kursen mit Anwesenheitsnachweis
Veranstaltungen mit vielen Teilnehmenden
Terminen, bei denen die Anwesenheit schnell erfasst werden soll

Hinweis: Das QR-Code-Ticket steht nur im Zusammenhang mit der Anwesenheitsdokumentation zur Verfügung.

Anwesenheitsbestätigung per Mitgliedsausweis erlauben¶

Alternativ oder ergänzend zum QR-Code-Ticket kann diese Option aktiviert werden.

Ist sie aktiv, kann die Anwesenheit einer Person zusätzlich über den QR-Code ihres digitalen Mitgliedsausweises bestätigt werden, statt über das individuelle Termin-Ticket.

Dies ist besonders praktisch bei regelmäßigen Terminen mit einem festen Teilnehmerkreis, da hierfür kein separates Ticket pro Termin benötigt wird.

QR-Code-Ticket oder Mitgliedsausweis scannen¶

In der Anmeldeübersicht steht bei aktivierter QR-Code-Funktion im oberen rechten Bereich ein Handshake-Symbol zur Verfügung.

Über dieses Symbol wird die Kamera geöffnet, damit QR-Code-Tickets bzw. Mitgliedsausweise gescannt werden können.

Nach erfolgreichem Scan wird die Anwesenheit der jeweiligen Person automatisch als „Teilnahme bestätigt" dokumentiert.

Sind sowohl „QR-Code-Ticket verschicken" als auch „Anwesenheitsbestätigung per Mitgliedsausweis erlauben" aktiviert, kann der Scanner für die jeweils freigeschalteten QR-Code-Arten verwendet werden.

Hinweis: Diese Funktion steht nur in der App zur Verfügung, nicht im CMS.

Sichtbarkeit der Teilnehmerliste¶

Legt fest, welche Nutzer die Teilnehmerliste eines Termins einsehen können.

Zur Auswahl stehen:

Terminverantwortliche
Alle Teilnehmenden
Jeder mit Profil

Standardmäßig ist „Terminverantwortliche" ausgewählt.

Die Auswahl „Terminverantwortliche" umfasst auch Nutzer mit Schreibrechten für den Kalender, zu dem der Termin gehört.

Sichtbarkeit für Terminverantwortliche, Schreibberechtigte und Administratoren¶

Terminverantwortliche, Nutzer mit Schreibrechten für den Kalender sowie CMS-Administratoren können die Anmeldedaten des Termins einsehen.

Dazu gehören:

Name der angemeldeten Person
E-Mail-Adresse
Telefonnummer, sofern hinterlegt
Kommentar zur Anmeldung, sofern angegeben
Information, durch wen die Anmeldung vorgenommen wurde

Sichtbarkeit für Teilnehmende oder Nutzer mit Profil¶

Wenn die Teilnehmerliste für „Alle Teilnehmenden" oder „Jeder mit Profil" sichtbar gemacht wird, werden nicht alle Anmeldedaten angezeigt.

Sichtbar sind:

Name der angemeldeten Person
Kommentar zur Anmeldung, sofern angegeben
die Angabe „Angemeldet von"

Die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer der angemeldeten Person werden in dieser Ansicht nicht angezeigt.

Eine E-Mail-Adresse kann nur bei „Angemeldet von" erscheinen. Voraussetzung ist, dass die Person, die die Anmeldung vorgenommen hat, die Anzeige ihrer E-Mail-Adresse in der App erlaubt hat.

Ist die Anzeige der E-Mail-Adresse nicht erlaubt, erscheint bei „Angemeldet von" eine leere Klammer.

Kontakt per Direktchat¶

Angemeldete Personen können aus der Teilnehmerliste heraus per Direktchat kontaktiert werden, sofern die Chatfunktion verfügbar ist und die angemeldete Person über den Direktchat kontaktierbar ist.

Der eigene Nutzer muss dafür nicht zwingend in der Kontaktliste des Chats sichtbar sein.

Datenschutzhinweis: Eine Änderung der Sichtbarkeit sollte nur vorgenommen werden, wenn die Anzeige der Teilnehmerliste datenschutzrechtlich unkritisch ist und die betroffenen Nutzer entsprechend informiert sind.

Push-Benachrichtigung¶

Aktivieren Sie diese Option, wenn angemeldete Nutzer vor dem Termin per Push-Benachrichtigung erinnert werden sollen.

Nach der Aktivierung geben Sie den Nachrichtentext ein und legen fest, wie viele Stunden vor Terminbeginn die Push-Benachrichtigung versendet werden soll. Der Standardwert sind 2 Stunden vor Terminbeginn.

Ein typischer Anwendungsfall ist eine Terminerinnerung, z. B. zwei Stunden vor Beginn des Termins.

Hinweis: Die Push-Benachrichtigung wird nur an angemeldete Nutzer versendet.

Dokumentation der Zahlung¶

Aktivieren Sie diese Option, wenn bei einem Termin dokumentiert werden soll, ob die Zahlung für eine Anmeldung erfolgt ist.

Die Funktion eignet sich vor allem für Termine, bei denen die Zahlung nicht automatisch über die App abgewickelt wird, sondern separat geprüft oder manuell erfasst werden muss.

Beispiele:

Zahlung per Überweisung
Zahlung vor Ort
interne Zahlungsprüfung
manuelle Kontrolle offener Zahlungen

Wenn die Funktion aktiviert ist, kann der Zahlungsstatus in der Anmeldeübersicht dokumentiert werden.

Die Dokumentation erfolgt pro Anmeldung bzw. pro angemeldeter Person.

Hinweis: Die Funktion dient nur der Dokumentation des Zahlungsstatus. Sie löst selbst keine Zahlung aus und ersetzt keine angebundene Bezahlfunktion.

Zahlung in der Anmeldeübersicht bestätigen¶

Die Zahlung wird in der Anmeldeübersicht des Termins dokumentiert.

Öffnen Sie dazu den Termin und klicken Sie auf das Symbol für die Anmeldeübersicht.

In der Anmeldeübersicht wird pro teilnehmender Person der aktuelle Zahlungsstatus angezeigt:

€ Zahlung nicht bestätigt
€ Zahlung bestätigt

Durch Klick auf den Status kann die Zahlung bestätigt oder wieder auf „nicht bestätigt" zurückgesetzt werden.

Anmeldeformular¶

Wenn bereits Anmeldeformulare angelegt wurden, kann für den Termin ein Anmeldeformular ausgewählt werden.

Über ein Anmeldeformular können bei der Anmeldung zusätzliche Informationen abgefragt werden. Diese ergänzen die Standardfelder der Anmeldung.

Zu den Standardfeldern gehören:

Vorname
Nachname
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Kommentar

Die Angaben aus dem Anmeldeformular werden zusammen mit der Anmeldung gespeichert und können in der Anmeldeübersicht eingesehen werden.

Anmeldeformulare werden im Bereich Kalender → Anmeldeformulare angelegt und verwaltet.

Weitere Informationen finden Sie im Hilfekapitel Anmeldeformulare.

Zahlungspflichtiger Termin¶

Über die Bezahlfunktion kann die Anmeldung zu einem Termin von einem kostenpflichtigen Produkt aus dem Produktkatalog abhängig gemacht werden, beispielsweise bei kostenpflichtigen Kursen oder Veranstaltungen mit Eintrittspreis.

Wählen Sie dazu unter „Zahlungspflichtiger Termin" ein oder mehrere zuvor im Produktkatalog angelegte Produkte aus.

Sobald ein Produkt hinterlegt ist, wird eine Anmeldung erst nach erfolgreicher Zahlung endgültig bestätigt. Bis dahin erhält die Anmeldung zunächst den Status „Reserviert".

Wichtig: Ein zahlungspflichtiger Termin lässt sich nicht mit öffentlichen Anmeldungen kombinieren, da für den Bezahlvorgang ein App-Profil mit Wallet erforderlich ist.

Ausführliche Informationen zur Einrichtung des Produktkatalogs, zu Produkttypen und zur Anbindung von Stripe finden Sie im Kapitel Bezahlfunktion.

Beispiel: Ein kostenpflichtiger Workshop kostet 20 €. Im Produktkatalog wird ein Einzelticket-Produkt zu 20 € angelegt und diesem Termin zugeordnet. Eine Anmeldung wird erst dann endgültig bestätigt, wenn die Zahlung über das Wallet der Nutzerin oder des Nutzers abgeschlossen wurde.

Gruppenanmeldung¶

Über die Gruppenanmeldung können Sie eine gesamte Gruppe automatisch für einen Termin anmelden, ohne dass die einzelnen Mitglieder aktiv werden müssen.

Hinweis: Diese Option ist nur bei der Neuanlage eines Termins verfügbar und kann nachträglich nicht mehr ergänzt oder geändert werden.

Sobald eine Gruppe für die Gruppenanmeldung ausgewählt wurde, gilt:

Automatische Anmeldung: Alle aktuellen Mitglieder der Gruppe werden automatisch mit dem Status „Bestätigt" für den Termin angemeldet.
Abmeldung erforderlich: Mitglieder, die nicht teilnehmen können, müssen sich aktiv über die reguläre Abmeldefunktion abmelden.

Diese Funktion eignet sich besonders für regelmäßige Termine oder feste Gruppen, bei denen die meisten Mitglieder standardmäßig teilnehmen, z. B. Trainingsgruppen oder feste Kursteilnehmer.

Hinweis: Bei Serienterminen lässt sich die Gruppenanmeldung nicht mit der Funktion „QR-Code-Ticket verschicken" kombinieren.

Beispiel: Eine feste Trainingsgruppe trifft sich wöchentlich. Statt dass sich jedes Mitglied einzeln anmelden muss, wird die Gruppe als Gruppenanmeldung hinterlegt: Alle Mitglieder sind automatisch angemeldet, und nur wer an einem Termin verhindert ist, meldet sich aktiv ab.

9. Teilnahme-Rückmeldung¶

Die Teilnahme-Rückmeldung bietet eine Alternative zur klassischen Anmeldefunktion und kann auch mit dieser kombiniert werden.

Aktivieren Sie dazu die Option „Teilnahme-Rückmeldung".

Ist die Funktion aktiviert, können App-Nutzer über drei Symbole reagieren:

👍 Zusagen
❓ Unsichere Teilnahme angeben
👎 Absagen

Hinweis: Ist zusätzlich die klassische Anmeldefunktion aktiviert, wird die Teilnahme-Rückmeldung nur so lange angeboten, bis der Nutzer sich verbindlich über die Anmeldefunktion angemeldet hat. Eine positive Rückmeldung kann bei aktivierter Anmeldefunktion direkt in eine Anmeldung übergehen.

Gruppeneinladung¶

Zusätzlich zur Teilnahme-Rückmeldung kann eine Gruppeneinladung hinterlegt werden.

In diesem Fall werden alle aktuellen Mitglieder der ausgewählten Gruppe automatisch zum Termin eingeladen und aufgefordert, eine Rückmeldung abzugeben. Die Mitglieder werden dabei nicht automatisch angemeldet, sondern lediglich zur Rückmeldung eingeladen.

Hinweis: Die Gruppeneinladung ist eine eigenständige Funktion und unterscheidet sich von der Gruppenanmeldung: Bei der Gruppeneinladung müssen die Mitglieder aktiv eine Rückmeldung abgeben, bei der Gruppenanmeldung sind sie bereits automatisch angemeldet.

Hinweis: Eine Gruppeneinladung kann nur bei der Neuanlage eines Termins festgelegt und später nicht mehr geändert werden.

Sichtbarkeit der Feedbackliste¶

Legt fest, welche Nutzer die Liste der abgegebenen Rückmeldungen einsehen können.

Zur Auswahl stehen:

Terminverantwortlicher
Alle mit Rückmeldung
Alle Nutzer mit Profil

Übersicht für Terminverantwortliche¶

In der Anmeldeübersicht sehen Terminverantwortliche und Nutzer mit Schreibzugriff auf den Kalender:

eine Auflistung der Zusagen, Absagen und unsicheren Rückmeldungen
bei einer Gruppeneinladung zusätzlich eine Übersicht der Personen, die noch keine Rückmeldung abgegeben haben

Die Liste kann durchsucht, gefiltert und als Excel-Datei exportiert werden.

Hinweise für App-Nutzer¶

Termine, bei denen eine Rückmeldung erforderlich ist, werden für die betroffenen Nutzer entsprechend gekennzeichnet.

Beispiel: Für eine Vorstandssitzung wird die Teilnahme-Rückmeldung mit Gruppeneinladung an die Gruppe „Vorstand" aktiviert. Alle Mitglieder erhalten eine Aufforderung zur Rückmeldung und können mit „Zusagen", „Absagen" oder „Teilnahme unsicher" reagieren. In der Anmeldeübersicht sieht die einladende Person auf einen Blick, wer noch nicht reagiert hat.

10. Termine verwalten¶

Termine können in der Vorschau des Terminmoduls geöffnet und je nach Berechtigung bearbeitet, dupliziert, gelöscht oder über die Anmeldeübersicht verwaltet werden.

Im CMS können Administratoren Termine grundsätzlich verwalten. In der App stehen Verwaltungsfunktionen nur zur Verfügung, wenn der Nutzer die entsprechenden Rechte besitzt, z. B. Schreibrechte auf den Kalender oder Rechte als terminverantwortliche Person.

Termin bearbeiten¶

Öffnen Sie den gewünschten Termin und klicken Sie auf das Stift-Symbol.

Dadurch wird die Bearbeitungsansicht geöffnet. Dort können die bestehenden Angaben angepasst werden.

Hinweis: Die Wiederholung eines Termins kann nur bei der Neuanlage festgelegt werden. Bei bestehenden Terminen kann die Wiederholungsregel nicht nachträglich geändert werden.

Prüfen Sie bei Terminen mit Anmeldung vor Änderungen, ob bereits Teilnehmende betroffen sind.

Termin duplizieren¶

Öffnen Sie den gewünschten Termin und klicken Sie auf das Duplizieren-Symbol.

Dadurch wird eine Kopie des bestehenden Termins erstellt. Die übernommenen Termindaten können vor dem Speichern angepasst werden.

Hinweis: Beim Duplizieren wird ein neuer Termin erstellt. Bestehende Anmeldungen, Rückmeldungen sowie Anwesenheits- oder Zahlungsdokumentationen des ursprünglichen Termins werden nicht übernommen.

Termin löschen¶

Öffnen Sie den gewünschten Termin und nutzen Sie die Löschfunktion.

Wichtig: Das Löschen eines Termins entfernt den Termin dauerhaft. Prüfen Sie vor dem Löschen insbesondere, ob bereits Anmeldungen, Rückmeldungen oder dokumentierte Anwesenheiten vorhanden sind.

Bei Terminen mit Anmeldung sollten angemeldete Personen bei Bedarf vorab informiert werden.

Anmeldeübersicht öffnen¶

Wenn für einen Termin Anmeldungen, Teilnahme-Rückmeldungen, Anwesenheitsdokumentation oder Zahlungsdokumentation genutzt werden, steht am Termin die Anmeldeübersicht zur Verfügung.

Öffnen Sie den Termin und klicken Sie auf das Symbol für die Anmeldeübersicht.

In der Anmeldeübersicht werden die relevanten Anmeldungen, Rückmeldungen und Zusatzinformationen des Termins verwaltet. Welche Funktionen sichtbar sind, hängt von der Konfiguration des Termins und den Berechtigungen des Nutzers ab.

Datenschutzhinweis: In der Anmeldeübersicht können personenbezogene Daten sichtbar sein, z. B. Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Kommentare zur Anmeldung. Die Anmeldeübersicht sollte daher nur von berechtigten Personen genutzt werden.

11. Verwaltungsbereiche und Berechtigungen¶

Die vorangegangenen Kapitel beschreiben viele einzelne Berechtigungsregeln direkt an der jeweiligen Funktion. Dieses Kapitel führt sie zusammen.

Rolle	Termine ansehen	Termin erstellen/bearbeiten/löschen	Anmeldungen & Teilnehmerdaten einsehen	Anmeldungen freigeben/ablehnen	CMS-Konfiguration
CMS-Administrator	alle Termine aller Kalender	alle Termine aller Kalender	alle Termine aller Kalender	ja	ja
App-Administrator	grundsätzlich alle Termine	grundsätzlich alle Termine	grundsätzlich alle Termine	ja	nein / nur mit zusätzlichem CMS-Zugang
Nutzer mit Schreibzugriff auf den Kalender	ja	ja, für alle Termine dieses Kalenders	ja, für alle Termine dieses Kalenders	ja	nein
Terminverantwortliche Person/Gruppe	ja	nur für den eigenen Termin	nur für den eigenen Termin	ja, nur für den eigenen Termin	nein
Nutzer mit Lesezugriff auf den Kalender	ja	nein	abhängig von „Sichtbarkeit der Teilnehmerliste" bzw. „Sichtbarkeit der Feedbackliste"	nein	nein
Nutzer ohne App-Profil	nur bei öffentlichen bzw. eingebetteten Terminen	nein	nein	nein	nein

Einordnung der wichtigsten Zusammenhänge:

Kalenderrecht vs. Terminverantwortliche: Ein Schreibrecht auf den Kalender berechtigt zur Verwaltung aller Termine dieses Kalenders. Terminverantwortliche Personen und Gruppen sind dagegen gezielt für einen einzelnen Termin festgelegt – auch ohne Schreibrecht auf den Kalender. Beide Wege können unabhängig voneinander oder in Kombination genutzt werden.
CMS vs. App: Im CMS gelten die Kalenderrechte nicht einschränkend – Administratoren können dort unabhängig von Lese- oder Schreibrechten alle Termine einsehen und bearbeiten. In der App gelten die Kalenderrechte des jeweiligen Nutzerprofils.
Konfigurationsrechte: Die Einstellungen des Terminmoduls selbst sowie die Kalenderverwaltung stehen ausschließlich im CMS zur Verfügung und erfordern die entsprechende CMS-Berechtigung.
Sichtbarkeit von Anmelde- und Rückmeldedaten: Wer keine der oben genannten administrativen Rollen hat, sieht Anmeldedaten anderer Personen nur, wenn dies über „Sichtbarkeit der Teilnehmerliste" bzw. „Sichtbarkeit der Feedbackliste" ausdrücklich erlaubt wurde.

12. Nutzung aus App-Nutzersicht¶

Dieses Kapitel beschreibt den Ablauf aus der Perspektive der App-Nutzenden – unabhängig davon, wie der Termin im CMS konfiguriert wurde.

Termine finden¶

App-Nutzer sehen im Terminmodul die Termine der dort aktivierten Kalender innerhalb des eingestellten Zeitraums. Über die Navigation am unteren Rand können sie in frühere oder zukünftige Zeiträume wechseln. Termine lassen sich zusätzlich nach Kategorie filtern und durchsuchen.

Anmeldung mit App-Profil¶

Ist die Anmeldefunktion aktiviert, steht am Termin der Button „Anmelden" zur Verfügung.

Sind zusätzliche Anmeldungen erlaubt, kann die anmeldende Person weitere Teilnehmende ergänzen, unter anderem über die Auswahl eines verknüpften Familienmitglieds. Details zur Verknüpfung von Familienprofilen finden Sie im Kapitel Familienmitgliedschaft.

Anmeldung ohne App-Profil (öffentliche Anmeldung)¶

Bei Terminen mit aktivierter Option „Öffentliche Anmeldungen" – etwa bei einer Einbettung auf einer externen Website – können sich auch Personen ohne App-Profil anmelden.

Der Ablauf:

Eingabe der Anmeldedaten sowie eines Captcha-Codes. Über den Link „Neues Captcha anfordern" kann bei Bedarf ein neuer Code angefordert werden.
Nach dem Absenden erhält die Anmeldung zunächst den Status „Reserviert".
Die Anmeldung muss per E-Mail bestätigt werden.
Nach der Bestätigung wird die terminverantwortliche Person per E-Mail über die Anmeldung informiert.

Wenn der Termin ausgebucht ist¶

Ist die maximale Teilnehmerzahl erreicht, wird der Termin als „Ausgebucht" angezeigt.

Ist zusätzlich eine Warteliste aktiviert, steht statt der Anmeldung der Button „Auf Warteliste setzen" zur Verfügung. Die eigene Position wird als „Warteliste, Position X" angezeigt.

Wird ein Platz frei, wird die am längsten wartende Person benachrichtigt und erhält für die hinterlegte maximale Reservierungszeit die Möglichkeit, den Platz zu übernehmen. Reagiert sie nicht rechtzeitig, rückt automatisch die nächste Person nach.

Wenn eine manuelle Genehmigung erforderlich ist¶

Ist am Termin „Manuelle Genehmigung erforderlich" aktiviert, erhält die Anmeldung zunächst den Status „Wartet auf Freigabe". Der Platz ist in dieser Zeit bereits reserviert, aber die Anmeldung noch nicht endgültig bestätigt. Die anmeldende Person wird benachrichtigt, sobald eine Entscheidung getroffen wurde.

Ticket ansehen¶

Wurde am Termin die Option „QR-Code-Ticket verschicken" aktiviert, steht nach einer bestätigten Anmeldung der Button „Ticket anzeigen" zur Verfügung. Das Ticket enthält den QR-Code sowie die Anmeldedaten und kann alternativ auch aus der Bestätigungs-E-Mail aufgerufen werden.

Einer Onlinekonferenz beitreten¶

Ist am Termin eine Onlinekonferenz aktiviert, steht in den Termindetails der Button „Konferenz beitreten" zur Verfügung.

Anmeldung stornieren¶

Über den Button „Anmeldung stornieren" bzw. „Registrierung stornieren" kann eine bestehende Anmeldung wieder zurückgezogen werden. Nach einer Sicherheitsabfrage kann optional ein Grund für die Stornierung angegeben werden.

Hinweis: Ist ein Abmeldeschluss hinterlegt, ist eine Stornierung nur bis zu diesem Zeitpunkt möglich. Ohne Abmeldeschluss kann bis zum Beginn des Termins storniert werden.

Teilnahme-Rückmeldung geben¶

Ist die Teilnahme-Rückmeldung aktiviert, können App-Nutzer statt einer klassischen Anmeldung mit „Zusagen", „Absagen" oder „Teilnahme unsicher" reagieren.

Ist der Termin zusätzlich mit einer Gruppeneinladung verknüpft, werden Mitglieder der eingeladenen Gruppe aufgefordert, eine Rückmeldung abzugeben. Termine mit ausstehender Rückmeldung werden entsprechend gekennzeichnet.

Hinweis: Ist neben der Teilnahme-Rückmeldung auch die klassische Anmeldefunktion aktiviert, führt eine positive Rückmeldung direkt in den Anmeldeprozess über, sobald noch keine Anmeldung zu diesem Termin vorliegt.

13. Fehlerfälle und typische Ursachen¶

Dieses Kapitel fasst die häufigsten Rückfragen zum Terminmodul zusammen.

Ein Termin oder Kalender wird nicht angezeigt¶

Mögliche Ursachen:

Der zugehörige Kalender ist im Terminmodul unter Einstellungen → Kalender nicht aktiviert.
Der Nutzer besitzt kein Leserecht auf den betreffenden Kalender.
Der eingestellte Anzeigezeitraum deckt den Termin nicht ab.

Es ist keine Anmeldung möglich¶

Mögliche Ursachen:

Der Anmeldeschluss ist bereits erreicht.
Der Anmeldebeginn liegt noch in der Zukunft.
Der Termin ist ausgebucht und es steht keine Warteliste zur Verfügung.

Die Warteliste-Option fehlt beim Bearbeiten eines Termins¶

Die Warteliste steht erst zur Verfügung, wenn zuvor eine begrenzte Anzahl verfügbarer Plätze hinterlegt wurde. Ohne Platzbegrenzung ist eine Warteliste nicht sinnvoll und daher nicht wählbar.

Öffentliche Anmeldungen lassen sich nicht aktivieren, oder ein Zahlungsprodukt fehlt in der Auswahl¶

Öffentliche Anmeldungen und ein zahlungspflichtiger Termin schließen sich gegenseitig aus, da eine Zahlung ein App-Profil mit Wallet voraussetzt.

Zusätzlich ist für öffentliche Anmeldungen zwingend eine terminverantwortliche Person erforderlich. Eine terminverantwortliche Gruppe reicht dafür nicht aus.

Die Gruppenanmeldung oder Gruppeneinladung lässt sich nachträglich nicht mehr ändern¶

Beide Funktionen können nur bei der Neuanlage eines Termins festgelegt werden. Bei einem bereits bestehenden Termin ist keine nachträgliche Ergänzung oder Änderung mehr möglich.

Das QR-Code-Ticket wird nicht verschickt¶

Mögliche Ursachen:

Die Dokumentation der Anwesenheit ist nicht aktiviert. Das QR-Code-Ticket setzt diese Option voraus.
Am Termin ist zusätzlich eine manuelle Genehmigung aktiviert und die betreffende Anmeldung wartet noch auf Freigabe. Das Ticket wird erst nach der Freigabe bereitgestellt bzw. verschickt.
Der Termin ist ein Serientermin mit aktivierter Gruppenanmeldung. Diese Kombination mit dem QR-Code-Ticket wird nicht unterstützt.

Das Handshake-Symbol zum Scannen wird nicht angezeigt¶

Mögliche Ursachen:

Die Dokumentation der Anwesenheit ist nicht aktiviert.
Es ist weder „QR-Code-Ticket verschicken" noch „Anwesenheitsbestätigung per Mitgliedsausweis erlauben" aktiviert.

Bei „Angemeldet von" erscheint eine leere Klammer¶

Dies ist in der Regel kein Fehler. Die E-Mail-Adresse bei „Angemeldet von" wird nur angezeigt, wenn die Person, die die Anmeldung vorgenommen hat, die Anzeige ihrer E-Mail-Adresse in der App erlaubt hat.

Ist die Anzeige nicht erlaubt, kann an dieser Stelle eine leere Klammer erscheinen.

Eine Person kann in der App nicht als Terminverantwortliche gesucht werden¶

In der App können andere App-Nutzer nur dann als terminverantwortliche Person gesucht und ausgewählt werden, wenn der bearbeitende Nutzer App-Administrator ist. Der Zugriff auf App-Nutzerprofile ist aus Datenschutzgründen eingeschränkt.

Der Badge-/„Neu"-Hinweis wird nicht oder nicht mehr angezeigt¶

Die Hervorhebung erscheint nur beim ersten Aufruf des Terminmoduls nach der Erstellung des Termins. Wurde das Modul danach bereits erneut aufgerufen, verschwindet der Hinweis. Prüfen Sie zusätzlich, ob „Als neu markieren" am Termin aktiviert ist.

Der Einbettungscode zeigt keine oder falsche Termine an¶

Mögliche Ursachen:

Der Einbettungscode ist älter als ein Jahr. Erneuern Sie den Token über „Einbettungscode erstellen/aktualisieren".
Die Optionen Filter-Text, Anzeigestil und Kalender für die Einbettung werden nicht dauerhaft gespeichert. Sie müssen vor jedem erneuten Kopieren des Codes erneut gesetzt werden.
Es wurde versucht, einen Kalender mit eingeschränktem Lesezugriff einzubetten. Dies ist nicht möglich.

Ein Feld im Anmeldeformular lässt sich nicht mehr ändern¶

Der Feldtyp eines Anmeldeformulars wird gesperrt, sobald das Formular bereits in mindestens einem Termin verwendet wird. Weitere Details finden Sie im Kapitel Kalender.