Termine (Modul)¶

1. Einleitung¶

Das Terminmodul dient der Anzeige, Erstellung und Verwaltung von Terminen innerhalb der App.

Es eignet sich unter anderem für:

Veranstaltungen
Kurse und Schulungen
Vereins- oder Gruppentermine
öffentliche Events
Termine mit Anmeldung, Warteliste oder Anwesenheitsdokumentation
Online-Termine

Das Terminmodul ist eng mit dem CMS-Bereich Kalender verbunden. Kalender bilden die Datenbasis für Termine. Das Terminmodul legt fest, welche dieser Kalender in der App angezeigt und genutzt werden.

2. Zusammenspiel von Kalender und Terminmodul¶

Die Terminverwaltung besteht aus zwei zentralen Bereichen:

Bereich	Funktion
Kalender	Zentrale Verwaltung von Kalendern, Berechtigungen, Kategorien, Orten und Anmeldeformularen
Terminmodul	Anzeige und Nutzung der Termine in der App bzw. im CMS-Modul

Ein Kalender kann existieren, ohne dass seine Termine in einem Terminmodul sichtbar sind. Damit Termine angezeigt werden, muss der jeweilige Kalender im Terminmodul aktiviert sein.

Hinweis: Die Anlage und Verwaltung von Kalendern, Kategorien, Orten und Anmeldeformularen wird im Kapitel Kalender beschrieben.
Dieses Kapitel konzentriert sich auf die Nutzung des Terminmoduls und die Erstellung bzw. Verwaltung einzelner Termine.

3. Grundprinzip¶

Ein Termin gehört immer zu einem Kalender.

Der Kalender steuert unter anderem:

wer Termine sehen darf
wer Termine erstellen, bearbeiten oder löschen darf
welche Kategorien verfügbar sind
welche Farbe zur Darstellung verwendet wird
ob Termine aus externen iCal-Quellen synchronisiert werden

Der einzelne Termin steuert unter anderem:

Titel, Beschreibung und Ort
Start- und Endzeit
Wiederholung
Bilder
Anmeldungen
Warteliste
Teilnehmerliste
Anwesenheits- oder Zahlungsdokumentation
Teilnahme-Rückmeldung

4. Modulbereiche¶

Das Terminmodul ist im CMS in drei Reiter unterteilt:

Reiter	Funktion
Vorschau	Anzeige, Suche, Filterung, Erstellung und Bearbeitung von Terminen
Hilfeseite	Verknüpfung einer optionalen Hilfeseite für App-Nutzer
Einstellungen	Auswahl der Kalender, Anzeigezeitraum, Einbettungscode und iCal-Feed

Hinweis: Die Reiter „Hilfeseite“ und „Einstellungen“ stehen ausschließlich im CMS zur Verfügung.

Die Vorschau entspricht weitgehend der Ansicht des Terminmoduls in der App und dient zur Verwaltung und Kontrolle der dargestellten Termine.

Im CMS können Administratoren unabhängig von Kalenderberechtigungen alle Termine einsehen und verwalten. In der App hängen die verfügbaren Funktionen dagegen von den Berechtigungen des jeweiligen Nutzers ab, beispielsweise von Lese- oder Schreibrechten auf den verwendeten Kalendern.

5. Einstellungen des Terminmoduls¶

UI-Pfad: Modulverwaltung → Terminmodul → Reiter „Einstellungen“

Kalender auswählen¶

Im Bereich Kalender legen Sie fest, welche Kalender im Terminmodul angezeigt und verwendet werden.

Aktivieren Sie die gewünschten Kalender per Checkbox und speichern Sie die Auswahl.

Nur aktivierte Kalender erscheinen im Terminmodul. Ein nicht aktivierter Kalender bleibt im CMS-Bereich Kalender bestehen, wird in diesem Terminmodul aber nicht angezeigt.

In einer App können mehrere Terminmodule vorhanden sein. Für jedes Terminmodul kann separat festgelegt werden, welche Kalender dort verwendet werden.

Zeitraum festlegen¶

Im Bereich Zeitraum legen Sie fest, welcher Zeitraum standardmäßig im Terminmodul angezeigt wird. Standardmäßig sind die nächsten 2 Monate ausgewählt.

Über die Pfeile im unteren Bereich der Übersicht können Nutzer den angezeigten Zeitraum wechseln und zu früheren oder zukünftigen Zeiträumen navigieren.

Verfügbare Optionen:

Dieser Tag: Nur der aktuelle Tag
Nächster Tag: Der aktuelle und der nächste Tag
Diese Woche: Die aktuelle Woche
Nächste Woche: Die aktuelle und die nächste Woche
Dieser Monat: Der aktuelle Monat
Nächster Monat: Der aktuelle und der nächste Monat
Nächste 2 Monate: Der aktuelle und die nächsten 2 Monate (Standard)
Nächste 3 Monate: Der aktuelle und die nächsten 3 Monate
Nächste 6 Monate: Der aktuelle und die nächsten 6 Monate
Dieses Quartal: Das aktuelle Quartal
Nächstes Quartal: Das aktuelle und das nächste Quartal
Dieses Jahr: Das aktuelle Jahr
Nächstes Jahr: Das aktuelle und das nächste Jahr

Die Auswahl beeinflusst, welche Termine beim Öffnen des Moduls geladen und angezeigt werden.

Einbettungscode¶

Über den Einbettungscode kann das Terminmodul auf einer externen Website eingebunden werden.

Gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf „Einbettungscode erstellen/aktualisieren“.
Kopieren Sie den angezeigten iFrame-Code.
Fügen Sie den Code an der gewünschten Stelle Ihrer Website ein.

Die Höhe und Breite können bei Bedarf im style-Parameter des iFrames angepasst werden.

Hinweis: Der Einbettungscode funktioniert nur zeitlich begrenzt. Nach Ablauf muss ein neuer Token erzeugt werden.
Außerdem können nur Kalender ohne Einschränkung des Lesezugriffs auf externen Websites eingebunden werden.

Optionen für die Einbettung¶

Für die externe Einbettung können zusätzlich festgelegt werden:

Option	Funktion
Filter-Text	Schränkt die angezeigten Termine auf passende Inhalte ein
Anzeigestil	Auswahl zwischen Terminliste und Kalenderansicht
Kalender	Einschränkung auf bestimmte Kalender innerhalb der Einbettung

iCal-Feed¶

Über „iCal-Feed kopieren“ kann ein Feed für Kalender kopiert und in externe Kalenderprogramme eingebunden werden.

Beispiele:

Outlook
Apple Kalender
Google Kalender

Dadurch können Termine des ausgewählten Kalenders auch in externen Kalenderanwendungen angezeigt und synchronisiert werden.

6. Hilfeseite¶

UI-Pfad: Modulverwaltung → Terminmodul → Reiter „Hilfeseite“

Im Reiter Hilfeseite kann eine zuvor im CMS-Bereich Seiten angelegte Seite verknüpft werden.

Diese Seite kann App-Nutzern im Terminmodul als Hilfe oder Zusatzinformation bereitgestellt werden.

Typische Inhalte:

Erläuterung der Funktionsweise des Terminmoduls
Hinweise zur Anmeldung und Abmeldung von Terminen
Kontaktinformationen für Rückfragen
Hinweise zu Wartelisten, Tickets oder Anwesenheitsnachweisen

7. Vorschau des Terminmoduls¶

UI-Pfad: Modulverwaltung → Terminmodul → Reiter „Vorschau“

Die Vorschau dient zur Anzeige und Verwaltung der Termine und entspricht weitgehend der Ansicht des Terminmoduls in der App.

Über die Vorschau können Termine angezeigt, gesucht, gefiltert, erstellt, bearbeitet und verwaltet werden.

8. Termin erstellen¶

UI-Pfad: Terminmodul → Reiter „Vorschau“ → +

Über den „+“-Button erstellen Sie einen neuen Termin.

Termine können im CMS oder direkt in der App erstellt werden. In der App ist dies nur möglich, wenn der Nutzer Schreibrechte für den jeweiligen Kalender besitzt.

Kalender¶

Wählen Sie den Kalender aus, dem der Termin zugeordnet werden soll.

Der Kalender bestimmt unter anderem Sichtbarkeit, Schreibrechte, Kategorien und farbliche Darstellung.

Titel¶

Geben Sie einen aussagekräftigen Titel ein.

Beispiele:

Sommerfest
Elternabend
Yoga-Kurs
Vorstandssitzung

Kategorien¶

Falls für den ausgewählten Kalender Kategorien angelegt wurden, können Sie dem Termin eine oder mehrere Kategorien zuweisen.

Kategorien helfen bei der Strukturierung und visuellen Einordnung von Terminen.

Untertitel¶

Der Untertitel ist optional und kann ergänzende Informationen enthalten.

Beschreibung¶

In der Beschreibung können weitere Informationen zum Termin gepflegt werden.

Der Editor unterstützt Formatierungen, Listen, Links, Tabellen, Bilder und weitere Inhaltselemente.

Ort¶

Wählen Sie einen vorhandenen Ort aus oder legen Sie über den „+“-Button direkt einen neuen Ort an.

Orte können zentral im CMS-Bereich Kalender → Orte verwaltet werden.

Details (Link)¶

Hier kann ein weiterführender Link hinterlegt werden.

Wichtig: Verwenden Sie immer die vollständige URL, z. B. https://www.appack.app/.
Eine Eingabe wie www.appack.app reicht nicht aus.

Terminverantwortliche¶

Für jeden Termin kann eine terminverantwortliche Person und/oder eine terminverantwortliche Gruppe hinterlegt werden.

Terminverantwortliche Person¶

Bei der Erstellung eines Termins wird der Ersteller standardmäßig als terminverantwortliche Person hinterlegt.

Bei Erstellung über die App: Der Ersteller wird automatisch als terminverantwortliche Person eingetragen.
Bei Erstellung über das CMS: Der Ersteller wird ebenfalls automatisch eingetragen, sofern der CMS-Admin-Account mit einem App-Nutzerprofil verknüpft ist.

Soll eine andere Person verantwortlich sein, geben Sie deren Namen oder einen Teil davon ein. Über die Auto-Complete-Funktion werden passende Profile vorgeschlagen.

Hinweis zur Auswahl anderer Personen in der App: In der App können andere App-Nutzer nur dann als terminverantwortliche Person gesucht und ausgewählt werden, wenn der bearbeitende Nutzer App-Administrator ist.

Hintergrund ist, dass hierfür Zugriff auf App-Nutzerprofile erforderlich ist. Dieser Zugriff ist aus Datenschutzgründen eingeschränkt.

Terminverantwortliche Gruppe¶

Zusätzlich oder alternativ kann eine terminverantwortliche Gruppe hinterlegt werden.

Alle Mitglieder der hinterlegten Gruppe erhalten die Rechte eines Terminverantwortlichen.

Rechte und Benachrichtigungen von Terminverantwortlichen¶

Terminverantwortliche Personen und Mitglieder terminverantwortlicher Gruppen können:

den Termin bearbeiten
den Termin löschen
Anmeldungen einsehen
Teilnehmerdaten einsehen
je nach Einstellung über neue An- und Abmeldungen informiert werden

Diese Rechte bestehen auch dann, wenn kein Schreibzugriff auf den zugehörigen Kalender vorhanden ist.

Hinweis: Nutzer mit Schreibzugriff auf den Kalender können ebenfalls Termine bearbeiten, löschen sowie Anmeldungen und Teilnehmerdaten einsehen.

Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass Terminverantwortliche gezielt für einen einzelnen Termin festgelegt werden können und – sofern aktiviert – E-Mail-Benachrichtigungen über An- und Abmeldungen erhalten.

Datenschutzhinweis: Terminverantwortliche, Mitglieder einer terminverantwortlichen Gruppe sowie Nutzer mit Schreibzugriff auf den Kalender können Anmeldungen und Kontaktdaten des Termins einsehen. Prüfen Sie daher sorgfältig, welche Personen oder Gruppen entsprechende Rechte erhalten.

Terminverantwortliche über neue Anmeldung informieren¶

Ist diese Option aktiviert, werden terminverantwortliche Personen bzw. Gruppen per E-Mail über neue An- und Abmeldungen informiert.

Die Option ist standardmäßig aktiviert.

Entfernen Sie das Häkchen, wenn keine Benachrichtigungen versendet werden sollen.

Zeitraum und Wiederholung¶

Start und Ende¶

Legen Sie Startdatum, Startzeit, Enddatum und Endzeit fest.

Ganztagstermin¶

Aktivieren Sie „Ganztagstermin“, wenn für den Termin keine konkrete Uhrzeit relevant ist.

Wiederholen alle¶

Standardmäßig ist ein Termin einmalig.

Wenn ein Termin regelmäßig stattfinden soll, kann über „Wiederholen alle“ festgelegt werden, in welchem Intervall der Termin wiederholt wird.

Mögliche Wiederholungen:

Tage: Der Termin wird in einem festgelegten Tagesabstand wiederholt, z. B. alle 2 Tage.
Wochen: Der Termin wird in einem festgelegten Wochenabstand wiederholt. Zusätzlich kann festgelegt werden, an welchen Wochentagen die Wiederholung stattfinden soll. Wenn das ursprüngliche Datum nicht zu den ausgewählten Wochentagen passt, startet die Serie am nächstgelegenen ausgewählten Wochentag.
Monate: Der Termin wird monatlich am gleichen Tag des Monats wiederholt, z. B. jeden 11. eines Monats.
Jahre: Der Termin wird jährlich am gleichen Datum wiederholt.
Benutzerdefiniert: Für komplexere Wiederholungen kann eine individuelle Wiederholungsregel hinterlegt werden.

Unabhängig vom gewählten Intervall kann festgelegt werden, ob die Serie:

an einem bestimmten Datum endet
nach einer bestimmten Anzahl von Wiederholungen endet

Tipp: Wenn die vorhandenen Wiederholungsoptionen nicht ausreichen, können benutzerdefinierte Wiederholungsregeln extern erstellt und anschließend in das entsprechende Feld übernommen werden.

Ein möglicher Generator ist der RRULE Generator von Textmagic:
https://freetools.textmagic.com/rrule-generator

Hinweis: Bei größeren Serienterminen mit vielen Einzelterminen ist es nicht empfehlenswert, die Serie über mehrere Jahre anzulegen, da dies das Ladeverhalten des Terminmoduls beeinträchtigen kann. Planen Sie solche Serien ggf. in kürzeren Zeiträumen.

Bilder¶

Vorstellungsbild¶

Das Vorstellungsbild wird in der Terminübersicht angezeigt.

Empfehlung:

quadratisches Format
geringe Dateigröße
klare Darstellung auch auf kleinen Bildschirmen

Beschreibungsbild(er)¶

Beschreibungsbilder werden in den Termindetails angezeigt.

Falls Sie Beschreibungsbilder verwenden, setzen Sie diese gezielt ein und achten Sie auf möglichst geringe Dateigrößen, um die Ladezeiten des Termins gering zu halten.

Anmeldungen¶

Aktivieren Sie „Anmeldungen zulassen“, wenn Nutzer sich für den Termin anmelden können sollen.

Nach Aktivierung stehen zusätzliche Einstellungen zur Verfügung.

Anzahl verfügbarer Plätze¶

Legt fest, wie viele Plätze für den Termin verfügbar sind.

Wenn keine Begrenzung erforderlich ist, lassen Sie das Feld leer.

Zusätzliche Anmeldungen¶

Legt fest, wie viele weitere Personen innerhalb einer Anmeldung zusätzlich erfasst werden können.

Der Standardwert ist 0. In diesem Fall wird pro Anmeldung nur eine Person erfasst.

Auch bei einer einzelnen Anmeldung können die Anmeldedaten angepasst werden. Die Anmeldung muss daher nicht zwingend für den Nutzer erfolgen, der die Anmeldung in der App vornimmt.

Mindestteilnehmerzahl¶

Legen Sie optional fest, wie viele Teilnehmende mindestens erforderlich sind, damit der Termin wie geplant stattfinden kann.

Wenn eine Mindestteilnehmerzahl hinterlegt ist, wird diese Information für App-Nutzer in der Terminübersicht angezeigt.

Öffentliche Anmeldungen¶

Aktivieren Sie diese Option, wenn Anmeldungen auch ohne App-Profil möglich sein sollen.

Dies ist vor allem relevant, wenn das Terminmodul über einen Einbettungscode auf einer externen Website eingebunden wird.

Hinweis: Nutzer ohne App-Profil müssen einen Captcha-Code eingeben, um automatisierte Spam-Anmeldungen zu verhindern.

Zusätzlich muss die Anmeldung per E-Mail bestätigt werden. Bis zur Bestätigung wird der Platz zunächst reserviert und die Anmeldung erscheint in der Anmeldeübersicht mit dem Status „Reserviert“.

Nach der Bestätigung wird der Terminverantwortliche per E-Mail über die Anmeldung informiert.

Manuelle Genehmigung erforderlich¶

Aktivieren Sie diese Option, wenn neue Anmeldungen nicht automatisch bestätigt werden sollen.

Bei aktivierter manueller Genehmigung wird eine Anmeldung zunächst mit dem Status „Wartet auf Freigabe“ erfasst. Die Anmeldung muss anschließend freigegeben oder abgelehnt werden.

Dies kann sinnvoll sein, wenn vor der Teilnahme eine Prüfung erforderlich ist, z. B. bei:

Kursen oder Workshops mit begrenztem Teilnehmerkreis
Veranstaltungen mit bestimmten Voraussetzungen
Exklusive Veranstaltungen, bei denen der Veranstalter die Teilnehmerliste kontrollieren möchte

Solange eine Anmeldung auf Freigabe wartet, erhält der Nutzer noch keine endgültige Anmeldebestätigung. In der Terminliste wird die Anmeldung für den Nutzer entsprechend als „Wartet auf Freigabe“ angezeigt.

Hinweis: Auch wenn eine Anmeldung noch nicht freigegeben wurde, wird der Platz zunächst reserviert. Dadurch wird verhindert, dass mehr Anmeldungen eingehen, als Plätze verfügbar sind.

Freigabe oder Ablehnung¶

Ausstehende Anmeldungen können auf zwei Wegen bearbeitet werden:

über einen Freigabe- oder Ablehnungslink in der E-Mail
über die Anmeldeübersicht des Termins

Es wird empfohlen, am Termin eine terminverantwortliche Person oder terminverantwortliche Gruppe zu hinterlegen. Diese kann Freigabeanfragen per E-Mail erhalten und Anmeldungen direkt über die E-Mail freigeben oder ablehnen.

Unabhängig davon können ausstehende Anmeldungen auch in der Anmeldeübersicht bearbeitet werden. Dies ist für Terminverantwortliche sowie für Nutzer mit Schreibzugriff auf den Kalender möglich.

Bei der Freigabe oder Ablehnung kann optional ein Kommentar ergänzt werden.

Nach der Freigabe¶

Nach der Freigabe wird die Anmeldung bestätigt.

Der Nutzer wird über die bestätigte Anmeldung informiert.

Bei Ablehnung¶

Bei einer Ablehnung wird die Anmeldung entfernt.

Der Nutzer wird über die Ablehnung informiert. Ein zuvor reservierter Platz wird wieder freigegeben.

Kombination mit Warteliste¶

Wenn der Termin ausgebucht ist und eine Warteliste aktiviert wurde, wartet auch eine Wartelisten-Anmeldung zunächst auf Freigabe.

Nach der Freigabe erhält der Nutzer noch keinen festen Platz, sondern wird auf die Warteliste gesetzt.

Ein fester Platz wird erst dann möglich, wenn durch eine Abmeldung ein Platz frei wird und der Nutzer entsprechend nachrücken kann.

Mehrere Personen innerhalb einer Anmeldung¶

Wenn bei einem Termin zusätzliche Anmeldungen erlaubt sind, kann eine Anmeldung mehrere Personen umfassen.

In diesem Fall gilt die manuelle Genehmigung für die gesamte Anmeldung. Alle gemeinsam erfassten Personen erhalten zunächst den Status „Wartet auf Freigabe“.

Die Freigabe oder Ablehnung erfolgt für alle Personen dieser Anmeldung gemeinsam. Eine teilweise Freigabe einzelner Personen ist nicht vorgesehen.

Wenn diese Anmeldung auf der Warteliste steht, rücken die gemeinsam angemeldeten Personen erst nach, wenn genügend freie Plätze für alle Personen dieser Anmeldung verfügbar sind.

QR-Code-Ticket bei manueller Genehmigung¶

Wenn zusätzlich zur manuellen Genehmigung die Dokumentation der Anwesenheit und die Folgefunktion „QR-Code-Ticket verschicken“ aktiviert sind, wird das QR-Code-Ticket nicht direkt nach der Anmeldung verschickt.

Das QR-Code-Ticket wird erst verschickt, nachdem die Anmeldung freigegeben wurde.

Solange die Anmeldung den Status „Wartet auf Freigabe“ hat, erhält der Nutzer noch kein QR-Code-Ticket.

Anmeldebeginn¶

Legen Sie fest, ab welchem Datum und zu welcher Uhrzeit Anmeldungen für den Termin möglich sind.

Wenn kein Anmeldebeginn eingetragen wird, sind Anmeldungen ab Veröffentlichung bzw. Erstellung des Termins möglich.

Der Anmeldebeginn wird in den Termindetails angezeigt.

Hinweis: Bei Serienterminen wird der Anmeldebeginn der Folgetermine automatisch anhand des zeitlichen Abstands zum ersten Termin berechnet.

Anmeldeschluss¶

Legen Sie fest, bis zu welchem Datum und zu welcher Uhrzeit Anmeldungen für den Termin möglich sind.

Wenn kein Anmeldeschluss eingetragen wird, sind Anmeldungen bis zum Beginn des Termins möglich.

Ein Anmeldeschluss nach Terminbeginn ermöglicht auch nach Beginn des Termins noch Anmeldungen.

Der Anmeldeschluss wird in den Termindetails angezeigt.

Hinweis: Bei Serienterminen wird der Anmeldeschluss der Folgetermine automatisch anhand des zeitlichen Abstands zum ersten Termin berechnet.

Abmeldeschluss¶

Legen Sie fest, bis zu welchem Datum und zu welcher Uhrzeit Abmeldungen vom Termin möglich sind.

Wenn kein Abmeldeschluss eingetragen wird, sind Abmeldungen bis zum Beginn des Termins möglich.

Der Abmeldeschluss wird App-Nutzern nicht angezeigt.

Hinweis: Bei Serienterminen wird der Abmeldeschluss der Folgetermine automatisch anhand des zeitlichen Abstands zum ersten Termin berechnet.

Dokumentation der Anwesenheit¶

Aktivieren Sie diese Option, wenn bei einem Termin dokumentiert werden soll, welche angemeldeten Personen tatsächlich anwesend waren.

Dies eignet sich zum Beispiel für:

Kurse
Schulungen
Veranstaltungen mit Anwesenheitsnachweis
Termine, bei denen eine spätere Auswertung der Teilnahme erforderlich ist

Wenn die Funktion aktiviert ist, können berechtigte Personen in der Anmeldeübersicht die Anwesenheit einzelner Teilnehmender dokumentieren.

Die Dokumentation erfolgt pro angemeldeter Person.

Anwesenheit in der Anmeldeübersicht bestätigen¶

Die Anwesenheit wird in der Anmeldeübersicht des Termins dokumentiert.

Öffnen Sie dazu den Termin und klicken Sie auf das Symbol für die Anmeldeübersicht.

In der Anmeldeübersicht wird pro teilnehmender Person der aktuelle Anwesenheitsstatus angezeigt:

Anwesenheit nicht bestätigt
Teilnahme bestätigt

Durch Klick auf den Status kann die Anwesenheit bestätigt oder wieder auf „nicht bestätigt“ zurückgesetzt werden.

Anwesenheitsdokumentation exportieren¶

Die dokumentierten Teilnehmer- und Anwesenheitsdaten können über die Anmeldeübersicht exportiert werden.

Klicken Sie dazu in der Anmeldeübersicht auf das Export-Symbol.

Der Export eignet sich zum Beispiel für:

Anwesenheitslisten
Nachweise zu Schulungen oder Kursen
interne Dokumentationen
spätere Auswertungen

QR-Code-Ticket verschicken¶

Wenn die Dokumentation der Anwesenheit aktiviert ist, kann zusätzlich die Option „QR-Code-Ticket verschicken“ verwendet werden.

In diesem Fall erhält der angemeldete Nutzer ein QR-Code-Ticket, das beim Termin vorgezeigt werden kann.

Das QR-Code-Ticket kann auf zwei Wegen aufgerufen werden:

über die App in der Terminansicht über „Ticket anzeigen“
über die E-Mail, die der angemeldete Nutzer nach der Anmeldung erhält

Das Ticket enthält einen QR-Code sowie die zugehörigen Anmeldedaten.

Berechtigte Personen können das QR-Code-Ticket scannen, um die Anwesenheit zu dokumentieren.

Dies ist vor allem hilfreich bei:

Einlasskontrollen
Kursen mit Anwesenheitsnachweis
Veranstaltungen mit vielen Teilnehmenden
Terminen, bei denen die Anwesenheit schnell erfasst werden soll

Hinweis: Das QR-Code-Ticket steht nur im Zusammenhang mit der Anwesenheitsdokumentation zur Verfügung.

QR-Code-Ticket scannen¶

In der Anmeldeübersicht steht bei aktivierter QR-Code-Funktion im oberen rechten Bereich ein Handshake-Symbol zur Verfügung.

Über dieses Symbol wird die Kamera geöffnet, damit QR-Code-Tickets gescannt werden können.

Nach erfolgreichem Scan wird die Anwesenheit der jeweiligen Person automatisch als „Teilnahme bestätigt“ dokumentiert.

Sichtbarkeit der Teilnehmerliste¶

Legt fest, welche Nutzer die Teilnehmerliste eines Termins einsehen können.

Zur Auswahl stehen:

Terminverantwortliche
Alle Teilnehmenden
Jeder mit Profil

Standardmäßig ist „Terminverantwortliche“ ausgewählt.

Die Auswahl „Terminverantwortliche“ umfasst auch Nutzer mit Schreibrechten für den Kalender, zu dem der Termin gehört.

Sichtbarkeit für Terminverantwortliche, Schreibberechtigte und Administratoren¶

Terminverantwortliche und Nutzer mit Schreibrechten für den Kalender können die Anmeldedaten des Termins einsehen.

Dazu gehören:

Name der angemeldeten Person
E-Mail-Adresse
Telefonnummer, sofern hinterlegt
Kommentar zur Anmeldung, sofern angegeben
Information, durch wen die Anmeldung vorgenommen wurde

Sichtbarkeit für Teilnehmende oder Nutzer mit Profil¶

Wenn die Teilnehmerliste für „Alle Teilnehmenden“ oder „Jeder mit Profil“ sichtbar gemacht wird, werden nicht alle Anmeldedaten angezeigt.

Sichtbar sind:

Name der angemeldeten Person
Kommentar zur Anmeldung, sofern angegeben
die Angabe „Angemeldet von“

Die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer der angemeldeten Person werden in dieser Ansicht nicht angezeigt.

Eine E-Mail-Adresse kann nur bei „Angemeldet von“ erscheinen. Voraussetzung ist, dass die Person, die die Anmeldung vorgenommen hat, die Anzeige ihrer E-Mail-Adresse in der App erlaubt hat.

Ist die Anzeige der E-Mail-Adresse nicht erlaubt, erscheint bei „Angemeldet von“ eine leere Klammer.

Kontakt per Direktchat¶

Angemeldete Personen können aus der Teilnehmerliste heraus per Direktchat kontaktiert werden, sofern beide Voraussetzungen erfüllt sind:

Der eigene Nutzer ist in der Kontaktliste des Chats sichtbar.
Die angemeldete Person ist ebenfalls in der Kontaktliste des Chats sichtbar.

Ist eine dieser Voraussetzungen nicht erfüllt, steht die Direktchat-Funktion für diese Person nicht zur Verfügung.

Datenschutzhinweis: Eine Änderung der Sichtbarkeit sollte nur vorgenommen werden, wenn die Anzeige der Teilnehmerliste datenschutzrechtlich unkritisch ist und die betroffenen Nutzer entsprechend informiert sind.

Push-Benachrichtigung¶

Aktivieren Sie diese Option, wenn angemeldete Nutzer vor dem Termin per Push-Benachrichtigung erinnert werden sollen.

Nach der Aktivierung geben Sie den Nachrichtentext ein und legen fest, wie viele Stunden vor Terminbeginn die Push-Benachrichtigung versendet werden soll.

Ein typischer Anwendungsfall ist eine Terminerinnerung, z. B. zwei Stunden vor Beginn des Termins.

Hinweis: Die Push-Benachrichtigung wird nur an angemeldete Nutzer versendet.

Dokumentation der Zahlung¶

Aktivieren Sie diese Option, wenn bei einem Termin dokumentiert werden soll, ob die Zahlung für eine Anmeldung erfolgt ist.

Die Funktion eignet sich vor allem für Termine, bei denen die Zahlung nicht automatisch über die App abgewickelt wird, sondern separat geprüft oder manuell erfasst werden muss.

Beispiele:

Zahlung per Überweisung
Zahlung vor Ort
interne Zahlungsprüfung
manuelle Kontrolle offener Zahlungen

Wenn die Funktion aktiviert ist, kann der Zahlungsstatus in der Anmeldeübersicht dokumentiert werden.

Die Dokumentation erfolgt pro Anmeldung bzw. pro angemeldeter Person.

Hinweis: Die Funktion dient nur der Dokumentation des Zahlungsstatus. Sie löst selbst keine Zahlung aus und ersetzt keine angebundene Bezahlfunktion.

Zahlung in der Anmeldeübersicht bestätigen¶

Die Zahlung wird in der Anmeldeübersicht des Termins dokumentiert.

Öffnen Sie dazu den Termin und klicken Sie auf das Symbol für die Anmeldeübersicht.

In der Anmeldeübersicht wird pro teilnehmender Person der aktuelle Zahlungsstatus angezeigt:

€ Zahlung nicht bestätigt
€ Zahlung bestätigt

Durch Klick auf den Status kann die Zahlung bestätigt oder wieder auf „nicht bestätigt“ zurückgesetzt werden.

Anmeldeformular¶

Wenn bereits Anmeldeformulare angelegt wurden, kann für den Termin ein Anmeldeformular ausgewählt werden.

Über ein Anmeldeformular können bei der Anmeldung zusätzliche Informationen abgefragt werden. Diese ergänzen die Standardfelder der Anmeldung.

Zu den Standardfeldern gehören:

Vorname
Nachname
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Kommentar

Die Angaben aus dem Anmeldeformular werden zusammen mit der Anmeldung gespeichert und können in der Anmeldeübersicht eingesehen werden.

Anmeldeformulare werden im Bereich Kalender → Anmeldeformulare angelegt und verwaltet.

Weitere Informationen finden Sie im Hilfekapitel Anmeldeformulare.