Kalender

Der CMS-Bereich "Kalender" unterteilt sich in drei Unterbereiche (Tabs):

• Kalender: zentrale Verwaltung der Kalender, die in Terminmodulen verwendet werden können.

• Orte: zentrale Verwaltung der Orte, die Terminen zugeordnet werden können.

• Anmeldeformulare: zentrale Verwaltung von Anmeldeformularen, die als Erweiterung der standardmäßigen Anmeldemaske, Terminen zugeordnet werden können.

Zur besseren Unterscheidung zwischen Kalendern, die über einen Gruppenraum erstellt wurden, und allen anderen Kalendern, werden Gruppenraum-Kalender standardmäßig ausgeblendet. Sie können jedoch über die Schaltfläche „Gruppenkalender anzeigen“ eingeblendet werden.

Kalender

Erstellen von Kalendern

Das zeigen wir u.a. im Video

• Erstellung eines Kalenders

• Verknüpfung des Kalenders im Terminmodul

Klicken Sie auf den "+"-Button, um einen neuen Kalender anzulegen.

Verschiedene Einstellungen für den neuen Kalender können Sie nun vornehmen:

Name

Vergeben Sie einen passenden Namen für Ihren neuen Kalender. Beispiel: Kurse

Farbe

Termine im Kalender werden in der ausgewählten Kalenderfarbe angezeigt. Sie können eine vorgegebene Farbe wählen oder einen eigenen Hex-Wert angeben.

Einen Kalender von einer externen Quelle abonnieren (iCal)

Setzen Sie das Häkchen, wenn Sie einen externen Kalender via iCal hinzufügen möchten. Geben Sie die iCal-Adresse ein. Der iCalendar wird extern verwaltet und in der App automatisch synchronisiert.

Kategorien

Kategorien ermöglichen eine weitere Differenzierung von Terminen im Kalender, z. B. "Yoga" im Kalender "Kurse". Sie können erst nach der Erstellung des Kalenders angelegt werden.

Zugriffskontrolle

Legen Sie fest, ob der Lese- und Schreibzugriff in der App gruppen- oder rollenbasiert erfolgt.

Hinweis: Sobald ein Häkchen bei Lese- oder Schreibzugriff gesetzt wird, ist die Auswahl deaktiviert und wird erst wieder verfügbar, wenn alle Häkchen entfernt wurden.

Lesezugriff - Beschränkungen

Wählen Sie die Gruppen oder Rollen aus, die Leserechte für den Kalender haben, also den Kalender und seine Termine einsehen können. Werden keine Gruppen oder Rollen ausgewählt, gibt es keine Beschränkungen, und jeder App-Nutzer kann den Kalender sehen.

Schreibzugriff

Wählen Sie die Gruppen oder Rollen aus, die Schreibrechte für den Kalender erhalten sollen. Die Rolle "App-Administrator" hat stets Schreibzugriff, auch ohne Auswahl. Schreibzugriff ermöglicht:

• Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Terminen im Kalender

• Einsehen von Anmeldungen zu Terminen dieses Kalenders

Verwaltung und Bearbeitung von Kalendern

Klicken Sie auf die drei Punkte neben einem Kalender, um Bearbeitungsoptionen aufzurufen.

Bearbeiten

Passen Sie den Kalender an, z. B. durch das Hinzufügen von Kategorien, was bei der Erstellung noch nicht möglich war.

ICS-Datei herunterladen

Laden Sie die ICS-Datei des Kalenders herunter, um ihn in anderen Anwendungen zu verwenden oder zu bearbeiten. ICS (iCalendar) ist ein standardisiertes Dateiformat für Kalenderdaten und Termine.

iCal-Feed kopieren

Kopieren Sie den iCal-Feed-Link des Kalenders, um ihn in externen Kalenderanwendungen einzubinden. Der Feed ermöglicht eine automatische Synchronisierung, sodass Änderungen im Kalender in der App auch in der externen Anwendung sichtbar sind.

Kalender-ID kopieren

Die Kalender-ID wird in speziellen Anwendungsfällen benötigt, z. B. wenn der Kalender in einem Belegungsplan verwendet werden soll, der von den Terminen im Terminmodul abhängt. Mit dieser Funktion können Sie die eindeutige ID des Kalenders einfach kopieren und für solche Integrationen verwenden.

Löschen

Wenn ein Kalender nicht mehr benötigt wird, können Sie ihn über diese Option dauerhaft entfernen.

Teilnehmer exportieren

Exportieren Sie die Teilnehmerliste des Kalenders als Excel-Datei. Wählen Sie dabei den gewünschten Zeitraum aus, für den die Liste erstellt werden soll. Zusätzlich können Sie festlegen, ob für jeden Termin ein eigenes Arbeitsblatt in der Excel-Datei erstellt wird.

ICS importieren

Importieren Sie eine ICS-Datei, um Termine aus einem anderen Kalender in die App zu übertragen. Die Termine aus der Datei werden dem ausgewählten Kalender hinzugefügt und können dort genutzt oder angepasst werden.

Excel importieren

Zusätzlich zum Import von Terminen über iCalendar und .ics-Dateien können Sie Termine auch via Excel importieren. Die Excel-Datei für den Import können Sie über u.s. Link herunterladen:

Excelvorlage

Für einen iCal-Feed stehen folgende Verwaltungsoptionen ebenfalls zur Auswahl:

• Kalender bearbeiten

• ICS-Datei herunterladen

• iCal-Feed kopieren

• Kalender-ID kopieren

• Löschen

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit den Kalender zu synchronisieren. Dies kann sinnvoll sein, falls die automatische Synchronisierung unterbrochen wurde und man diese nun wieder starten möchte.

Orte

Angelegte Orte können Terminen zugeordnet werden, sodass App-Nutzer sehen, wo diese stattfinden. Außerdem können sie direkt die Navigation zum jeweiligen Ort starten.

Hinzufügen von Orten

1. Klicken Sie auf den "+"-Button, um einen neuen Ort anzulegen.

2. Geben Sie bei "Name" die Adresse des Ortes ein. Während der Eingabe werden Ihnen über ein Dropdown passende Adressvorschläge angezeigt. Wählen Sie die passende Adresse aus.

3. Die Felder Straße, Postleitzahl, Stadt, Breitengrad und Längengrad werden automatisch befüllt.

4. Passen Sie ggf. den Namen des Ortes an, falls der vorgegebene Name noch nicht passend sein sollte.

Bearbeiten und Löschen von Orten

• Bearbeiten: Über das Stift-Symbol können Sie einen bestehenden Ort bearbeiten. Es öffnet sich eine Bearbeitungsmaske, in der Sie Änderungen vornehmen können.

• Löschen: Über das Mülleimer-Symbol können Sie einen angelegten Ort dauerhaft entfernen.

Anmeldeformulare

Für Terminanmeldungen werden standardmäßig die folgenden Felder abgefragt:

• Vorname (Pflicht)

• Nachname (Pflicht)

• E-Mail-Adresse (Pflicht)

• Telefonnummer (optional)

• Kommentar (optional)

Wenn zusätzliche Informationen erforderlich oder optional abgefragt werden sollen, können Sie Anmeldeformulare erstellen. Diese Formulare lassen sich bei der Terminerstellung dem jeweiligen Termin zuordnen. Neben den Standardfeldern werden dann auch die hinzugefügten Felder abgefragt.

Anlegen eines neuen Anmeldeformulars

• Klicken Sie auf den "+"-Button, um ein neues Formular anzulegen.

• Geben Sie dem Formular einen aussagekräftigen Namen.

• Optional: Fügen Sie eine Überschrift (über den Feldern) oder eine Fußzeile (unter den Feldern) hinzu.

• Klicken Sie auf den "+ Feld hinzufügen"-Button, um ein neues Feld hinzuzufügen.

Hinzufügen und Konfigurieren von Feldern:

1. Name: Vergeben Sie einen Namen für das Feld. Dieser wird je nach Feldtyp an einer passenden Stelle angezeigt:

• Über dem Eingabefeld (z. B. bei "Datum")

• Neben der Checkbox (z. B. bei "Ja/Nein")

• Als Platzhalter im Eingabefeld (andere Feldtypen)

2. Typ: Wählen Sie den gewünschten Feldtyp:

• Aufzählung: Dropdown mit vorgegebenen Optionen (z. B. Anreiseart: Auto, Bus/Bahn, Mitfahrgelegenheit). (Hinweis: Dieser Feldtyp kann nur durch A eingerichtet werden.)

• Datum: Abfrage eines Datums (z. B. Geburtsdatum).

• Dezimalzahl: Eingabe von Zahlen mit Dezimalstellen (z. B. Preis in Euro).

• Einzeiliger Text: Kurzer Text (z. B. Name).

• Ganzzahl: Ganze Zahlen (z. B. Anzahl benötigter Schlafplätze).

• Ja / Nein: Checkbox (z. B. "Sind Sie Vegetarier?").

• Mehrzeiliger Text: Längerer Text (z. B. Motivation für die Anmeldung).

3. Erforderlich: Legen Sie fest, ob die Angabe ein Pflichtfeld oder optional ist. 4. Reihenfolge: Ändern Sie bei Bedarf die Reihenfolge der Felder über die Pfeile. 5. Löschen: Felder können bei Bedarf gelöscht werden.

Sobald das Anmeldeformular fertig konfiguriert ist, klicken Sie auf "Speichern".

Bearbeiten und Löschen von Anmeldeformularen

• Bearbeiten: Über das Stift-Symbol können Sie ein bestehendes Anmeldeformular bearbeiten. Es öffnet sich eine Bearbeitungsmaske, in der Sie Änderungen vornehmen können.

• Löschen: Über das Mülleimer-Symbol können Sie ein angelegtes Anmeldeformular dauerhaft entfernen.