Kalender

1. Einleitung

Der CMS-Bereich Kalender dient als zentrale Verwaltung von Kalendern und deren Einstellungen.

Darüber hinaus werden hier Orte und Anmeldeformulare verwaltet, die später bei Terminen verwendet werden können.

Kalender bilden die Grundlage für Termine in der App und definieren unter anderem Berechtigungen, Kategorien sowie optionale externe Kalenderanbindungen.

2. Grundprinzip

Die Terminverwaltung besteht aus zwei zentralen Bereichen:

• Kalender als Datenbasis für Termine
• Terminmodul zur Anzeige und Nutzung der Termine in der App

Ein Kalender kann existieren, ohne dass seine Termine in der App sichtbar sind. Damit Termine für Nutzer angezeigt werden, muss der Kalender in einem Terminmodul verwendet werden.

Innerhalb des CMS-Bereichs Kalender können zusätzlich:

• Orte für Termine verwaltet werden
• Anmeldeformulare für Terminanmeldungen erstellt werden

Hinweis: Weitere Informationen zur Anzeige, Erstellung und Verwaltung von Terminen finden Sie im Kapitel Terminmodul.

3. Kalender

Kalenderübersicht

UI-Pfad: Kalender → Reiter „Kalender“

Unter Kalender → Reiter „Kalender“ werden alle vorhandenen Kalender angezeigt.

Standardmäßig werden nur reguläre Kalender angezeigt.

Über die Option „Gruppenkalender anzeigen“ können zusätzlich Kalender eingeblendet werden, die automatisch im Zusammenhang mit Gruppen erstellt wurden.

Für jeden Kalender werden unter anderem folgende Informationen angezeigt:

• Name
• Kalenderfarbe
• Lesezugriff
• Schreibzugriff
• Zugehörige Gruppe (bei Gruppenkalendern)

Kalender erstellen

UI-Pfad: Kalender → Reiter „Kalender“ → +

Über den „+“-Button können Sie einen neuen Kalender anlegen.

Name

Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für den Kalender.

Beispiele:

• Kurse
• Veranstaltungen
• Schulungen
• Vereinsaktivitäten

Farbe

Die ausgewählte Farbe wird zur Darstellung von Terminen dieses Kalenders verwendet.

Sie können:

• eine der vorgegebenen Farben auswählen
• einen eigenen Hex-Farbwert hinterlegen

Aufbewahrungsdauer

Legen Sie fest, wie viele Tage vergangene Ereignisse im Kalender gespeichert bleiben sollen.

Nach Ablauf dieses Zeitraums werden ältere Termine automatisch entfernt.

Externe Kalender abonnieren (iCal)

Aktivieren Sie die Option „Einen Kalender von einer externen Quelle abonnieren (iCal)“, um Termine aus einem externen Kalender zu übernehmen.

Anschließend kann die URL des iCal-Feeds hinterlegt werden.

Der externe Kalender wird regelmäßig synchronisiert und die Termine werden automatisch übernommen.

Kategorien

Kategorien können später bei der Erstellung von Terminen ausgewählt werden und ermöglichen eine zusätzliche Strukturierung innerhalb eines Kalenders.

Beispiel:

Kalender	Kategorie
Kurse	Yoga
Kurse	Pilates
Kurse	Rückenfit

Kategorien können erst nach dem Anlegen des Kalenders erstellt werden.

Über „Kategorie hinzufügen“ können beliebig viele Kategorien angelegt werden.

Für jede Kategorie kann eine eigene Farbe definiert werden.

Zugriffskontrolle

Für jeden Kalender kann festgelegt werden, wer Termine sehen oder verwalten darf.

Es stehen zwei Varianten zur Verfügung:

• Gruppenbasiert
• Rollenbasiert

Lesezugriff

Benutzer mit Lesezugriff können:

• den Kalender sehen
• Termine anzeigen
• Termindetails öffnen
• sich für Termine mit aktivierter Anmeldefunktion anmelden

Werden keine Einschränkungen definiert, ist der Kalender für alle App-Nutzer sichtbar.

Die Rolle App-Administrator besitzt grundsätzlich Leserechte.

Schreibzugriff

Benutzer mit Schreibzugriff können:

• Termine erstellen
• Termine bearbeiten
• Termine löschen
• Teilnehmerlisten einsehen

Die Rolle App-Administrator besitzt grundsätzlich Schreibrechte.

Hinweis: Sobald bei Lese- oder Schreibzugriff mindestens eine Gruppe oder Rolle ausgewählt wurde, wird die Auswahlart (gruppenbasiert bzw. rollenbasiert) automatisch gesperrt.
Die Auswahl kann erst wieder geändert werden, wenn sämtliche gesetzten Berechtigungen entfernt wurden.

Warteschlange

Für Kalender können Ruhezeiten definiert werden.

Diese kommen bei Terminen des Kalenders zum Einsatz, die eine Anmeldefunktion mit begrenzter Teilnehmerzahl und aktivierter Warteliste verwenden.

Zeiträume innerhalb der Ruhezeit werden bei der Berechnung der Reservierungszeit eines Nachrückers nicht berücksichtigt.

Dadurch wird verhindert, dass Nachrücker beispielsweise nachts oder außerhalb üblicher Reaktionszeiten benachteiligt werden.

Hinweis: Die Konfiguration von Teilnehmerbegrenzungen, Wartelisten und Reservierungszeiten erfolgt bei den jeweiligen Terminen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Terminmodul.

Kalender verwalten

UI-Pfad: Kalender → Reiter „Kalender“ → Drei-Punkte-Menü

Über das Drei-Punkte-Menü eines Kalenders stehen weitere Funktionen zur Verfügung.

Kalender bearbeiten

Öffnet die Einstellungen des Kalenders zur Bearbeitung.

ICS-Datei herunterladen

Exportiert den Kalender als ICS-Datei.

iCal-Feed kopieren

Kopiert die iCal-URL des Kalenders in die Zwischenablage.

Der Feed kann anschließend in externe Kalenderprogramme eingebunden werden, beispielsweise:

• Outlook
• Apple Kalender
• Google Kalender

Dadurch werden Termine automatisch synchronisiert.

Tipp: Viele Projekte stellen den iCal-Feed zusätzlich innerhalb der App bereit. Nutzer können den Kalender dadurch selbst in ihr persönliches Kalendersystem abonnieren.

Kalender-ID kopieren

Kopiert die eindeutige Kalender-ID.

Diese wird für bestimmte Integrationen oder Erweiterungen benötigt.

Teilnehmer exportieren

Exportiert Teilnehmerdaten eines ausgewählten Zeitraums als Excel-Datei.

Beim Export können Sie festlegen:

• Startdatum des Auswertungszeitraums
• Enddatum des Auswertungszeitraums
• ob für jeden Termin ein eigenes Arbeitsblatt erstellt werden soll

Die exportierte Datei enthält unter anderem Informationen zu:

• Terminname
• Datum und Uhrzeit
• Vor- und Nachname der Teilnehmer
• E-Mail-Adresse
• Anmeldedatum
• Anmeldestatus
• Rollen des Nutzers
• weitere anmeldungsrelevante Daten

Der Export eignet sich beispielsweise für:

• Anwesenheitslisten
• Teilnehmerdokumentationen
• Nachweise gegenüber Verbänden oder Fördermittelgebern
• Auswertungen von Kursen, Schulungen oder Veranstaltungen
• Archivierungs- und Dokumentationszwecke

ICS importieren

Importiert Termine aus einer vorhandenen ICS-Datei.

Excel importieren

Importiert Termine aus einer Excel-Datei.

Die Excel-Datei für den Import können Sie über u.s. Link herunterladen:

Excelvorlage

Hinweis: Der Import funktioniert nur mit der unveränderten Excelvorlage. Alle Spalten müssen erhalten bleiben, auch wenn einzelne Felder leer bleiben.

Löschen

Entfernt den Kalender dauerhaft.

Besonderheiten bei iCal-Kalendern

Für Kalender, die über eine externe iCal-Quelle eingebunden wurden, stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Kalender bearbeiten
• ICS-Datei herunterladen
• iCal-Feed kopieren
• Kalender-ID kopieren
• Löschen
• Kalender synchronisieren

Kalender synchronisieren

Startet die Synchronisierung des externen Kalenders manuell.

Dies kann hilfreich sein, wenn:

• Änderungen noch nicht übernommen wurden
• die automatische Synchronisierung unterbrochen war
• neue Termine sofort verfügbar sein sollen

4. Orte

Grundprinzip

Orte können Terminen zugeordnet werden, damit App-Nutzer sehen können, wo eine Veranstaltung stattfindet.

Zusätzlich können Nutzer direkt die Karten- oder Navigationsfunktion ihres Geräts öffnen.

Orte können:

• zentral im CMS verwaltet werden
• direkt während der Terminerstellung angelegt werden

Eine vorherige Anlage im CMS ist daher nicht zwingend erforderlich.

Ort anlegen

UI-Pfad: Kalender → Reiter „Orte“ → +

Über den „+“-Button können neue Orte angelegt werden.

Empfohlene Vorgehensweise

Geben Sie zunächst einen Teil des Ortsnamens oder der Adresse in das Feld „Name“ ein.

Das System schlägt automatisch passende Orte vor.

Nach Auswahl eines Vorschlags werden zusätzliche Informationen automatisch übernommen, insbesondere:

• Adresse
• Koordinaten (Breiten- und Längengrad)

Dadurch kann später die Karten- und Navigationsfunktion in der App zuverlässig genutzt werden.

Empfehlung: Nutzen Sie möglichst die automatische Ortssuche anstatt Orte vollständig manuell anzulegen. Dadurch werden die benötigten Koordinaten automatisch hinterlegt.

Externe UID

Die Externe UID wird hauptsächlich für Import- und Synchronisierungsfunktionen verwendet. Nähere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt "Externe UID bei Orten" unter "Erweiterte Funktionen".

Ort bearbeiten oder löschen

Vorhandene Orte können jederzeit bearbeitet oder gelöscht werden.

5. Anmeldeformulare

Grundprinzip

Anmeldeformulare erweitern die Standardanmeldung eines Termins um zusätzliche Felder.

Standardmäßig werden bereits folgende Informationen abgefragt:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Kommentar

Mit Anmeldeformularen können weitere Informationen abgefragt werden.

Anmeldeformular erstellen

UI-Pfad: Kalender → Reiter „Anmeldeformulare“ → +

Über den „+“-Button erstellen Sie ein neues Formular.

Für jedes Formular können folgende Inhalte definiert werden:

• Name
• Überschrift
• Fußzeile
• Individuelle Formularfelder

Formularfelder

Über „Feld hinzufügen“ können zusätzliche Eingabefelder erstellt werden.

Folgende Feldtypen stehen zur Verfügung:

Feldtyp	Beschreibung
Aufzählung	Auswahl aus vorgegebenen Werten
Datum	Datumsauswahl
Dezimalzahl	Zahlen mit Nachkommastellen
Einzeiliger Text	Kurze Texteingabe
Ganzzahl	Ganze Zahlen
Ja / Nein	Checkbox
Mehrzeiliger Text	Längere Texteingabe

Für jedes Feld kann festgelegt werden:

• Bezeichnung
• Feldtyp
• Pflichtfeld ja/nein
• Reihenfolge

Anmeldeformulare können anschließend einzelnen Terminen zugeordnet werden.

Besonderheit bei Aufzählungen

Der Feldtyp „Aufzählung“ benötigt zusätzlich eine technische Konfiguration.

Vor der ersten Verwendung eines Aufzählungsfeldes ist daher eine einmalige Einrichtung durch Appack erforderlich.

Nach dieser Ersteinrichtung können Aufzählungen von Administratoren selbst erstellt, erweitert und gepflegt werden.

Eine Anleitung hierzu finden Sie im Abschnitt „Aufzählungen selbst pflegen“ unter „Erweiterte Funktionen“.

Anmeldeformular bearbeiten oder löschen

Vorhandene Formulare können jederzeit bearbeitet oder gelöscht werden.

6. Erweiterte Funktionen

Externe UID bei Orten

Die Externe UID dient zur eindeutigen Identifikation eines Ortes.

Sie wird insbesondere bei Importen und Synchronisierungen verwendet, damit das System erkennen kann, ob ein Ort bereits existiert.

Bei manuell angelegten Orten bleibt dieses Feld in der Regel leer und muss normalerweise nicht gepflegt werden.

Besondere Bedeutung erhält die Externe UID bei iCal-Importen. Dort wird sie verwendet, um importierte Orte wiederzuerkennen und Duplikate zu vermeiden.

Orte bei iCal-Importen

Werden Termine über einen iCal-Feed importiert, versucht das System vorhandene Orte anhand der externen UID wiederzuerkennen.

Funktionsweise bei iCal-Importen

Befindet sich in den iCal-Daten ein Eintrag wie:

LOCATION:Sporthalle Musterstadt

wird der Text hinter 'LOCATION:' als externe UID verwendet.

Beim ersten Import:

• wird ein neuer Ort angelegt
• der Ortsname wird zunächst identisch zur externen UID gesetzt

Bei späteren Synchronisierungen:

• wird derselbe Ort wiederverwendet
• es wird kein weiterer Ort angelegt
• sofern sich der Text hinter 'LOCATION:' nicht geändert hat

Nachträgliche Bearbeitung

Orte, die durch einen iCal-Import angelegt wurden, können nachträglich bearbeitet werden.

Dabei können beispielsweise folgende Informationen angepasst oder ergänzt werden:

• Name
• Adresse
• Breiten- und Längengrad

Wichtig: Die Externe UID sollte bei iCal-importierten Orten nicht verändert werden.

Die Externe UID wird zur Wiedererkennung des Ortes bei zukünftigen Synchronisierungen verwendet. Wird sie geändert oder entfernt, kann es dazu kommen, dass beim nächsten Import ein neuer Ort angelegt wird.

Solange die Externe UID unverändert bleibt, bleiben auch manuell vorgenommene Anpassungen an Name, Adresse oder Koordinaten erhalten.

Weitere Informationen zur Ermittlung von Adressen und Geo-Koordinaten finden Sie im Abschnitt Ort anlegen.

Duplikate vermeiden

Wenn Sie Einfluss auf die erzeugten iCal-Daten haben, empfiehlt es sich, den Wert hinter 'LOCATION:' dauerhaft konsistent zu halten.

Dadurch erkennt das System bereits vorhandene Orte und legt keine unnötigen Duplikate an.

Aufzählungen selbst pflegen

Schritt 1

Legen Sie im Anmeldeformular ein Feld vom Typ „Aufzählung“ an.

Notieren oder kopieren Sie den exakten Feldnamen.

Schritt 2

Öffnen Sie die Datei:

UI-Pfad: CMS → Seiten → application-hooks.js

Schritt 3

Ergänzen oder bearbeiten Sie die Werte innerhalb der Funktion.

Beispiel:

"Geschlecht":["weiblich", "männlich", "divers"],
"Abteilung":["Handball", "Volleyball", "Basketball"],

Der Feldname muss exakt mit dem Namen im Formular übereinstimmen.

Wichtige Hinweise

• Aufzählungen unterstützen aktuell nur eine Einzelauswahl.
• Mehrfachauswahlen sind derzeit nicht möglich.
• Der Feldname muss exakt übereinstimmen.
• Die technische Grundkonfiguration sollte durch Appack eingerichtet werden.