Aufgabenverwaltung (Modul)¶

1. Einleitung¶

Das Modul Aufgabenverwaltung ermöglicht es, Aufgaben gemeinsam im Team zu organisieren, zu bearbeiten und zu verfolgen.

Aufgaben werden dabei in Aufgabenpools gruppiert. Ein Aufgabenpool bündelt alle Aufgaben, die zu einem gemeinsamen Vorhaben gehören.

Das Modul eignet sich beispielsweise für:

die Organisation einer Veranstaltung
die Koordination von Schichten und Diensten
Projektarbeit im Vorstand oder in Arbeitsgruppen
die Aufgabenverteilung innerhalb einer Abteilung

Aufgabenpools können entweder im eigenständigen Aufgabenverwaltungs-Modul oder direkt innerhalb eines Gruppenraums angelegt werden. Die eigentliche Nutzung – Aufgabenpools anlegen, Aufgaben erstellen, bearbeiten und erledigen – erfolgt vollständig durch die Nutzer direkt in der App. CMS-Administratoren legen lediglich den organisatorischen Rahmen fest.

2. Grundprinzip¶

Das Modul besteht im Wesentlichen aus folgenden Bestandteilen:

Bestandteil	Funktion
Aufgabenpool	Gruppiert zusammengehörende Aufgaben, z. B. für eine Veranstaltung
Aufgabe	Einzelne zu erledigende Tätigkeit innerhalb eines Aufgabenpools
Team	Nutzer, die Aufgaben in einem Pool anlegen und bearbeiten dürfen
Status	Bearbeitungsstand einer Aufgabe
Priorität	Dringlichkeit einer Aufgabe
Checkliste	Unterteilt eine Aufgabe in einzelne Teilschritte
Kommentar	Ermöglicht den Austausch zu einer Aufgabe
Erinnerung	Informiert zugewiesene Nutzer rechtzeitig vor einem Termin
Archiv	Blendet erledigte Aufgaben oder Pools aus, ohne sie zu löschen

Jede Aufgabe gehört zu genau einem Aufgabenpool.

Zwei Arten von Aufgabenpools¶

Modul-Pools: werden direkt im Modul Aufgabenverwaltung angelegt und sind für die gesamte App bzw. die berechtigten Gruppen sichtbar.
Gruppenraum-Pools: gehören zu einem Gruppenraum und sind ausschließlich für dessen Mitglieder sichtbar. Jedes Gruppenmitglied ist hier automatisch Teil des Teams.

Beide Arten von Pools werden in der Aufgabenverwaltung gleich dargestellt und bedient.

3. Einrichtung im CMS¶

3.1 Eigenständiges Aufgabenverwaltungs-Modul aktivieren lassen¶

Das eigenständige Modul Aufgabenverwaltung muss von uns für Ihre App aktiviert werden und kann nicht selbstständig über die Modulverwaltung angelegt werden.

Sollte das Modul in Ihrer App noch nicht verfügbar sein, können Sie uns bei Interesse gerne kontaktieren, indem Sie eine Anfrage an support@appack.de senden.

Sobald das Modul aktiviert ist, kann es wie jedes andere Modul im CMS an der gewünschten Stelle in der App eingebunden werden.

Hinweis: Die Aufgabenverwaltung innerhalb eines Gruppenraums kann unabhängig davon genutzt werden. Dafür muss das eigenständige Aufgabenverwaltungs-Modul weder aktiviert noch im App-Projekt eingebunden sein.

3.2 Admin-Gruppen¶

UI-Pfad:
CMS → Modulverwaltung → Aufgabenverwaltung-Modul → Einstellungen

Über die Admin-Gruppen legen Sie fest, welche Gruppen zusätzlich zu Administratoren Aufgabenpools innerhalb des Moduls anlegen und löschen dürfen.

Werden eine oder mehrere Gruppen ausgewählt, dürfen deren Mitglieder ebenfalls Aufgabenpools verwalten.
Wird keine Gruppe ausgewählt, dürfen ausschließlich Administratoren neue Aufgabenpools anlegen oder löschen.

Diese Einstellung betrifft ausschließlich Modul-Pools. Für Gruppenraum-Pools gilt stattdessen die Gruppenleitung des jeweiligen Gruppenraums als Administration, siehe Berechtigungen.

3.3 Aufgabenpools in Gruppenräumen¶

Damit ein Gruppenraum Aufgabenpools nutzen kann, muss die entsprechende Funktion für den Gruppenraum aktiviert sein. Die Einrichtung erfolgt dabei nicht über die Einstellungen des eigenständigen Aufgabenverwaltung-Moduls, sondern über die Gruppenraum-Einstellungen.

4. Berechtigungen¶

Über Team-Mitgliedschaft, Sichtbarkeit und Administration wird gesteuert, wer einen Aufgabenpool sehen, bearbeiten oder verwalten darf.

4.1 Sichtbarkeit¶

Bei Modul-Pools kann pro Pool eine Sichtbarkeit auf bestimmte Gruppen eingeschränkt werden:

Werden eine oder mehrere Gruppen ausgewählt, sehen nur deren Mitglieder den Pool.
Wird keine Gruppe ausgewählt, ist der Pool für alle Nutzer sichtbar.

Team-Mitglieder und Administratoren sehen einen Pool immer, unabhängig von dieser Einschränkung.

Gruppenraum-Pools sind ausschließlich für Mitglieder des jeweiligen Gruppenraums sichtbar.

4.2 Team und Schreibzugriff¶

Nur Mitglieder des Teams eines Aufgabenpools dürfen darin Aufgaben anlegen, bearbeiten, Checklisten führen und kommentieren.

Bei Modul-Pools kann jeder Nutzer mit Lesezugriff dem Team über den Button „Beitreten“ selbst beitreten und es über „Team verlassen“ wieder verlassen.
Bei Gruppenraum-Pools ist automatisch jedes Mitglied der Gruppe auch Team-Mitglied des Pools. Ein separates Beitreten oder Verlassen ist hier nicht möglich.

Verlässt ein Nutzer das Team, werden seine Zuweisungen zu Aufgaben und Checklisten-Einträgen dieses Pools automatisch entfernt.

Administratoren dürfen unabhängig von einer Team-Mitgliedschaft immer Aufgaben in jedem Pool anlegen und bearbeiten.

4.3 Aufgabenpool-Administration¶

Wer einen Aufgabenpool bearbeiten, archivieren oder löschen darf, hängt von seiner Art ab:

Pool-Art	Administrationsberechtigung
Modul-Pool	Administratoren sowie Mitglieder der unter Admin-Gruppen konfigurierten Gruppen
Gruppenraum-Pool	Administratoren sowie die Gruppenleitung des jeweiligen Gruppenraums

5.1 Übersicht¶

Die Übersicht ist der Startbildschirm des Moduls und zeigt unter anderem:

eine persönliche Begrüßung
eine Statistik der eigenen zugewiesenen Aufgaben (offen, überfällig, erledigt)
zuletzt besuchte Aufgabenpools
einen Hinweis auf neue, noch nicht angesehene Aufgabenpools
Schnellzugriffe auf „Alle Aufgabenpools“ und „Meine Aufgaben“

5.2 Aufgabenpools¶

Unter „Aufgabenpools“ sehen Nutzer alle Pools, auf die sie Lesezugriff haben.

Die Liste kann durchsucht und über Schnellfilter eingeschränkt werden, unter anderem nach:

Alle
Mir zugewiesen
Überfällig
In Bearbeitung
Blockiert
Erledigt
Abgebrochen

Für jeden Pool werden zusätzlich eine Kurzstatistik und die dringendsten offenen Aufgaben als Vorschau angezeigt.

5.3 Meine Aufgaben¶

Unter „Meine Aufgaben“ sehen Nutzer alle ihnen zugewiesenen Aufgaben, poolübergreifend und sortiert nach Fälligkeit.

5.4 Aufgabenpool-Detailansicht¶

In der Detailansicht eines Aufgabenpools werden alle Aufgaben des Pools angezeigt.

Die Liste kann durchsucht und nach Status, Priorität sowie „Mir zugewiesen“ gefiltert werden. Standardmäßig werden offene und in Bearbeitung befindliche Aufgaben angezeigt.

6. Aufgabenpool erstellen und verwalten¶

6.1 Neuen Aufgabenpool erstellen¶

Um einen neuen Aufgabenpool anzulegen, klicken Sie auf den Plus-Button innerhalb der Aufgabenpools-Übersicht.

Der Button wird nur angezeigt, wenn der Nutzer zur Anlage von Aufgabenpools berechtigt ist, siehe Berechtigungen.

Titel: Bezeichnung des Aufgabenpools. Erforderlich.

Beschreibung: Optionale nähere Erläuterung, wofür der Aufgabenpool angelegt wurde.

Sichtbar für Gruppen: Legt fest, welche Gruppen den Pool sehen dürfen. Bleibt das Feld leer, ist der Pool für alle sichtbar.

Vorschaubild: Kann erst nach dem Anlegen des Pools über die Bearbeitung ergänzt werden.

6.2 Team beitreten und verlassen¶

Nutzer mit Lesezugriff auf einen Modul-Pool können diesem über den Button „Beitreten“ beitreten, um Schreibrechte zu erhalten, und es über „Team verlassen“ wieder verlassen.

Bei Gruppenraum-Pools ist dies nicht möglich, da die Team-Mitgliedschaft automatisch der Gruppenmitgliedschaft entspricht.

6.3 Aufgabenpool bearbeiten¶

Über das Drei-Punkte-Menü eines Pools kann dieser bearbeitet werden. Dabei können Titel, Beschreibung, Sichtbarkeit und Vorschaubild angepasst werden.

Die Bearbeitung steht nur berechtigten Nutzern zur Verfügung, siehe Aufgabenpool-Administration.

6.4 Aufgabenpool archivieren und wiederherstellen¶

Ein Aufgabenpool kann archiviert werden, wenn er nicht mehr aktiv benötigt wird, beispielsweise nach Abschluss einer Veranstaltung.

Beim Archivieren werden der Pool und alle darin enthaltenen Aufgaben aus den aktiven Ansichten ausgeblendet. Es gehen dabei keine Daten verloren.
Ein archivierter Pool zählt nicht mehr gegen ein etwaiges Kontingent an Aufgabenpools und kann über den Bereich „Archivierte Aufgabenpools“ wieder eingesehen und über „Wiederherstellen“ reaktiviert werden.
Beim Wiederherstellen bleiben die enthaltenen Aufgaben zunächst archiviert. Sie können bei Bedarf einzeln wiederhergestellt werden.

6.5 Aufgabenpool löschen¶

Über das Drei-Punkte-Menü eines Pools kann dieser endgültig gelöscht werden.

Achtung: Beim Löschen eines Aufgabenpools werden auch alle darin enthaltenen Aufgaben unwiderruflich gelöscht. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden. Soll der Pool lediglich vorübergehend ausgeblendet werden, verwenden Sie stattdessen die Archivierung.

7. Aufgaben erstellen und bearbeiten¶

7.1 Neue Aufgabe erstellen¶

Um eine neue Aufgabe anzulegen, klicken Sie auf den Plus-Button in der Aufgabenpool-Detailansicht.

Titel: Bezeichnung der Aufgabe. Erforderlich.

Beschreibung: Optionale nähere Beschreibung der Aufgabe.

Status: Bearbeitungsstand der Aufgabe, siehe Status und Priorität.

Priorität: Dringlichkeit der Aufgabe, siehe Status und Priorität.

Beginndatum / Fälligkeitsdatum: Optionaler Zeitraum, in dem die Aufgabe erledigt werden soll.

Erinnerung: Legt fest, ob und wann zugewiesene Nutzer per Push-Nachricht erinnert werden sollen. Zur Auswahl stehen unter anderem „Zum Startdatum“, „Zum Fälligkeitsdatum“, ein fester Vorlauf vor der Fälligkeit (5 Minuten, 1 Stunde, 1 Tag) sowie ein frei wählbares Datum.

Link: Optionaler weiterführender Link, z. B. zu einem Dokument oder einer externen Ressource.

Ort: Optionale Zuordnung eines Veranstaltungsorts.

Benötigte Anzahl an Teilnehmern: Optionale Mindestanzahl an Nutzern, die dieser Aufgabe zugewiesen sein sollen, z. B. für Schichten mit mehreren Freiwilligen.

Zugewiesen an: Nutzer, die dieser Aufgabe zugewiesen werden. Zuweisbar sind ausschließlich Mitglieder des Teams des Aufgabenpools.

7.2 Status und Priorität¶

Folgende Status stehen zur Verfügung: Offen, In Bearbeitung, Blockiert, Erledigt, Abgebrochen.

Folgende Prioritäten stehen zur Verfügung: Kritisch, Hoch, Mittel, Niedrig.

Status und Priorität können direkt aus der Aufgabenkarte heraus geändert werden, ohne die Aufgabe vollständig zu öffnen.

7.3 Checklisten¶

Innerhalb einer Aufgabe können ein oder mehrere Checklisten angelegt werden, um sie in einzelne Teilschritte zu unterteilen.

Checklisten-Einträge können hinzugefügt, umbenannt, abgehakt und gelöscht werden.
Einzelne Checklisten-Einträge können zusätzlich Team-Mitgliedern zugewiesen werden.

7.4 Kommentare¶

Team-Mitglieder können Aufgaben kommentieren, um sich zum Bearbeitungsstand oder zu Details auszutauschen.

Eigene Kommentare können jederzeit wieder gelöscht werden.

7.5 Aufgabe duplizieren¶

Über das Drei-Punkte-Menü einer Aufgabe kann diese dupliziert werden, um schnell eine ähnliche Aufgabe im selben Pool anzulegen.

7.6 Aufgabe archivieren und wiederherstellen¶

Ist eine Aufgabe abgeschlossen oder nicht mehr relevant, kann sie archiviert werden, statt sie zu löschen.

Archivierte Aufgaben werden aus der aktiven Aufgabenliste ausgeblendet und fließen nicht mehr in die Statistik des Aufgabenpools ein.
Kommentare, Checklisten und der Änderungsverlauf bleiben dabei vollständig erhalten.
Über den Filter „Archiviert“ können archivierte Aufgaben eines Pools eingesehen und über „Wiederherstellen“ wieder aktiviert werden.

7.7 Aufgabe löschen¶

Über das Drei-Punkte-Menü einer Aufgabe kann diese endgültig gelöscht werden.

Achtung: Eine gelöschte Aufgabe kann nicht wiederhergestellt werden. Soll die Aufgabe lediglich nicht mehr in der aktiven Liste erscheinen, verwenden Sie stattdessen die Archivierung.

8. Statistiken und Änderungsverlauf¶

8.1 Statistik eines Aufgabenpools¶

Für jeden Aufgabenpool wird eine Statistik nach Status angezeigt, unter anderem:

Anzahl offener, in Bearbeitung befindlicher, blockierter, erledigter und abgebrochener Aufgaben
Anzahl der dem aktuellen Nutzer zugewiesenen Aufgaben
Anzahl überfälliger Aufgaben
Anzahl der Team-Mitglieder

Archivierte Aufgaben fließen nicht in diese Statistik ein.

8.2 Änderungsverlauf¶

Zu jeder Aufgabe wird ein Änderungsverlauf protokolliert, der unter anderem folgende Ereignisse umfasst:

Anlage, Aktualisierung, Archivierung und Löschung der Aufgabe
hinzugefügte oder gelöschte Kommentare
angelegte, geänderte oder gelöschte Checklisten und Checklisten-Einträge

Zusätzlich steht pro Aufgabenpool ein aggregierter Änderungsverlauf zur Verfügung, der die Ereignisse aller enthaltenen Aufgaben sowie Ereignisse des Pools selbst (z. B. Archivierung) gebündelt anzeigt.

9. Benachrichtigungen¶

Team-Mitglieder werden per Push-Nachricht informiert, wenn:

ihnen eine Aufgabe neu zugewiesen wird
ihnen ein Checklisten-Eintrag neu zugewiesen wird
eine Aufgabe kommentiert wird, der sie zugewiesen sind
eine gesetzte Erinnerung fällig wird

Ob Push-Nachrichten tatsächlich zugestellt werden, hängt zusätzlich davon ab, ob Push-Nachrichten für die App auf dem jeweiligen Gerät erlaubt sind.

10. Typischer Einrichtungsablauf¶

Für die erstmalige Einrichtung des Moduls empfiehlt sich folgende Reihenfolge:

Modul „Aufgabenverwaltung“ bei Appack aktivieren lassen und im CMS an der gewünschten Stelle einbinden.
Optional Admin-Gruppen festlegen, die zusätzlich zu Administratoren Aufgabenpools verwalten dürfen.
In der App einen ersten Aufgabenpool anlegen.
Sichtbarkeit des Pools festlegen und bei Bedarf ein Vorschaubild ergänzen.
Team-Mitglieder beitreten lassen beziehungsweise einladen, den Pool zu nutzen.
Erste Aufgaben anlegen und Status, Priorität sowie Zuweisungen festlegen.
Bei Bedarf Checklisten ergänzen und Erinnerungen setzen.
Darstellung und Berechtigungen in der App prüfen.

11. Kurzfassung¶

Modul bei Appack aktivieren lassen und optional Admin-Gruppen festlegen.
Aufgabenpools entweder direkt im Modul oder über einen Gruppenraum nutzen.
Sichtbarkeit eines Modul-Pools über Gruppen einschränken, Team-Mitgliedschaft steuert den Schreibzugriff.
Aufgaben mit Titel, Status, Priorität, Terminen, Zuweisung, Checklisten und Kommentaren anlegen und pflegen.
Erinnerungen sorgen für rechtzeitige Push-Benachrichtigungen zugewiesener Nutzer.
Erledigte Aufgaben und abgeschlossene Aufgabenpools archivieren, statt sie zu löschen.
Löschen entfernt Aufgaben beziehungsweise Aufgabenpools unwiderruflich.