Ressourcen-Reservierungsmodul¶

1. Einleitung¶

Das Ressourcenbuchungsmodul ermöglicht die Verwaltung und Buchung von Ressourcen wie Räumen, Geräten oder Dienstleistungen.

Ziel ist es, Verfügbarkeiten transparent darzustellen, Buchungen effizient zu verwalten und organisatorische Abläufe zu strukturieren.

Das Modul richtet sich sowohl an Administratoren (Konfiguration) als auch an Endnutzer (Buchung).

2. Grundprinzip¶

Eine Ressource ist nur dann buchbar, wenn mehrere Komponenten zusammenspielen.

Zentrale Logik¶

Ressourcen definieren, was gebucht wird
Zeitpläne definieren, wann grundsätzlich verfügbar ist
Regeln definieren, wie gebucht werden darf
Sperrzeiten und Kalender blockieren Zeiträume
Gruppen und Rollen steuern, wer Zugriff hat
Produkte definieren, ob eine Zahlung erforderlich ist

Pools¶

Pools sind eine organisatorische Gruppierung von Ressourcen
Buchungen erfolgen weiterhin auf Ebene einzelner Ressourcen
Nutzer können innerhalb eines Pools zwischen Ressourcen wechseln

3. Voraussetzungen & Zugriff¶

Die verfügbaren Funktionen hängen vom Status des Nutzers ab.

Nutzer ohne Profil¶

Verfügbar:

Übersicht der Ressourcen und Pools (sofern öffentlich sichtbar)

Nicht möglich:

Buchungen durchführen
Favoriten nutzen
Eigene Buchungen einsehen
Ansprechpartner kontaktieren

Nutzer mit Profil¶

Verfügbar:

Ressourcen buchen
Eigene Buchungen einsehen („Meine Buchungen“)
Favoritenfunktion nutzen

Einschränkung:

Ansprechpartner sind erst nach erfolgter Buchung sichtbar und kontaktierbar

Administratoren¶

Zusätzlich verfügbar:

Ressourcen verwalten
Buchungshistorie einsehen
Belegungsplan nutzen
Zeitpläne verwalten
Regeln verwalten
Kategorien verwalten

CMS-Bereiche (nur für Administratoren)¶

Einstellungen¶

Auswahl von Kalendern aus dem Terminmodul
Diese Kalender können bei Ressourcen zur Blockierung verwendet werden

Hilfeseite¶

Verknüpfung einer Hilfeseite
Wird in der App über ein „i“-Symbol aufgerufen

4. UI-Pfad¶

Modulbereiche¶

Übersicht (Startseite)
Meine Buchungen (nur mit Profil sichtbar)

Zusätzliche Bereiche für Administratoren:

Ressourcen
Belegungsplan
Buchungshistorie
Zeitpläne
Regeln
Kategorien

Hinweis: Die Bereiche "Einstellungen" und "Hilfeseite" sind ausschließlich im CMS verfügbar.

5. Verwaltung und Einrichtung¶

Die Einrichtung des Moduls erfolgt in mehreren Schritten.
Bestimmte Elemente müssen vor der Erstellung von Ressourcen angelegt werden.

Kategorien erstellen (optional)¶

Kategorien dienen der Strukturierung und Filterung von Ressourcen.

„Kategorien“ öffnen
„+“ klicken
Namen der Kategorie vergeben
Speichern

Hinweis: - Kategorien sind optional - Pro Ressource können bis zu 3 Kategorien zugewiesen werden

Zeitpläne erstellen (Pflicht)¶

Zeitpläne definieren, wann eine Ressource grundsätzlich verfügbar ist.

„Zeitpläne“ öffnen
„+“ klicken
Name vergeben
Gültigkeitszeitraum festlegen
Verfügbarkeiten pro Wochentag definieren
Optional: einzelne Tage als nicht verfügbar markieren
Speichern

Regeln erstellen (Pflicht)¶

Regeln definieren, wie eine Ressource gebucht werden darf.

„Regeln“ öffnen
„+“ klicken
Name vergeben
Buchungsdauer festlegen (Minimum / Maximum)
Buchungsintervalle definieren (z. B. stündlich)
Buchung im Voraus festlegen
Vorlaufzeit definieren
Optional: Regelbeschreibung hinterlegen
Speichern

Ressource erstellen¶

„+“ klicken
„Ressource erstellen“ auswählen

Grundinformationen:

Name
Kategorien (optional, max. 3)
Beschreibung
Link
Bild

Buchungslogik (Pflicht):

Zeitplan auswählen
Regel auswählen

Optionale Einstellungen:

Poolzuordnung
Gruppenbeschränkung
Kalenderblockierung
Sperrzeiten
Ansprechpartner
Produkte
Speichern

Wichtig:

Ohne Zeitplan und Regel kann eine Ressource nicht erstellt bzw. genutzt werden

Pool erstellen¶

„+“ klicken
„Pool erstellen“ auswählen

Felder:

Name
Kategorien
Beschreibung
Link
Bild

Weitere Schritte:

Ressourcen werden über die jeweilige Ressource dem Pool zugeordnet
Zuständigkeiten definieren
Speichern

Sperrzeiten anlegen¶

Wiederkehrend¶

„Wiederkehrende Sperre hinzufügen“
Titel oder Grund angeben
Wiederholungsmuster definieren

RRULE erstellen:

Manuell (z. B. FREQ=WEEKLY)
Oder über Tool:
Beschreibung in natürlicher Sprache eingeben
Beispiel: „Jeden ersten Donnerstag im Monat“
System erzeugt automatisch die passende RRULE
Start- und Endzeit definieren
Gültigkeitszeitraum festlegen

Einmalig¶

„Einmalige Sperre hinzufügen“
Titel oder Grund angeben
Start- und Endzeit definieren

Hinweis zur Zahlungsfunktion¶

Die Nutzung von kostenpflichtigen Ressourcen setzt voraus, dass die Zahlungsfunktion aktiviert ist.

Die Zahlungsfunktion ist nicht Bestandteil des Standardpakets
Sie muss separat gebucht und freigeschaltet werden

Ohne aktivierte Zahlungsfunktion können keine kostenpflichtigen Buchungen durchgeführt werden

6. Einstellungen & Optionen¶

Ressource¶

Aktiv / inaktiv (für Buchungen sichtbar)
Kategorien
Beschreibung (formatierbar)
Link
Bild

Buchungslogik¶

Zeitplan (Pflicht)
Regel (Pflicht)

Sichtbarkeit¶

Einschränkung auf Gruppen

Kalender¶

Auswahl eines Kalenders zur Blockierung
Option: Titel als Sperrgrund anzeigen

Sperrzeiten¶

Wiederkehrend (RRULE)
Einmalig

Zuständigkeit¶

Ansprechpartner (Person)
Gruppen oder Rollen

Hinweis: Gruppen und Rollen schließen sich gegenseitig aus.

Datenschutz¶

Anzeige von Name und Kontaktdaten bei Buchungen

Buchungsfreigabe¶

Manuelle Freigabe erforderlich
Nicht kombinierbar mit Zahlungsprodukten

Produkte¶

Voraussetzung für Buchung
Verbrauch pro Slot

Moduleinstellungen¶

Steuerung verfügbarer Kalender
Globale Rahmenbedingungen für Buchungen

Vorschau¶

Anzeige der aktuellen Konfiguration aus Nutzersicht
Testen des Buchungsprozesses möglich

Hilfeseite¶

Einbindung einer Dokumentation
Unterstützung für Nutzer

7. Verhalten / Logik im System¶

Anzeige¶

Ressourcen werden nur angezeigt, wenn sie aktiv und sichtbar sind
Verfügbarkeiten basieren auf Zeitplan + Regel

Blockierungen¶

Slots werden blockiert durch:

Sperrzeiten
Kalenderereignisse

Buchung¶

Mehrere Zeitslots können gleichzeitig gebucht werden
Optional Kommentar möglich

Zahlung¶

Falls erforderlich:
Weiterleitung zu „Meine Buchungen“
Abschluss über Zahlungsprozess

Pools¶

Anzeige mehrerer Ressourcen
Wechsel zwischen Ressourcen möglich

8. Buchung durchführen¶

Eine Buchung erfolgt durch App-Nutzer und kann entweder über eine einzelne Ressource oder über einen Pool gestartet werden.

Buchung einer Ressource¶

Ressource auswählen
„Buchen“ klicken
Datum auswählen
Verfügbare Zeitslots auswählen
Optional Kommentar hinzufügen
Buchung bestätigen

Buchung über einen Pool¶

Pool auswählen
Gewünschte Ressource innerhalb des Pools auswählen
„Buchen“ klicken
Datum auswählen
Verfügbare Zeitslots auswählen
Optional Kommentar hinzufügen
Buchung bestätigen

Hinweis: Innerhalb eines Pools kann jederzeit zwischen verfügbaren Ressourcen gewechselt werden.

Zahlung (falls erforderlich)¶

Nach der Buchung erfolgt eine Weiterleitung zu „Meine Buchungen“
Der Zahlungsprozess wird dort abgeschlossen

8. Berechtigungen¶

Sichtbarkeit¶

Ressourcen können auf bestimmte Gruppen eingeschränkt werden

Buchung¶

Nur sichtbar = buchbar

Kontakt¶

Ansprechpartner nur erreichbar, wenn konkrete Person hinterlegt ist

9. Typische Anwendungsfälle¶

Raum buchen¶

Zeit auswählen
Slot buchen
Optional bezahlen

Gerät reservieren¶

Mehrere Zeitslots kombinieren
Nutzung planen

Termine blockieren¶

Wiederkehrende Sperren definieren
Kalender integrieren

Kostenpflichtige Buchung¶

Produkt zuweisen
Zahlung erforderlich

10. Fehlerfälle & Auswirkungen¶

Ressource nicht buchbar¶

Kein Zeitplan
Keine Regel
Ressource deaktiviert
Zeitraum blockiert

Keine verfügbaren Zeiten¶

Zeitplan und Sperren überschneiden sich
Kalender blockiert Slots

Ressource nicht sichtbar¶

Gruppenbeschränkung aktiv

Kontakt nicht möglich¶

Keine Person als Ansprechpartner definiert

Buchung nicht abschließbar¶

Produkt erforderlich, aber nicht vorhanden

11. Support-relevante Kernaussagen¶

Checkliste bei Problemen¶

Ist die Ressource aktiv?
Ist der Zeitplan noch gültig?
Gibt es Sperrzeiten?
Blockiert ein Kalender den Zeitraum?
Hat der Nutzer Zugriff?
Ist ein Produkt erforderlich?
Ist ein Ansprechpartner hinterlegt?

Kurzlogik¶

Eine Buchung funktioniert nur, wenn:

Ressource aktiv
+ Zeitplan gültig
+ Regel erlaubt Slot
+ keine Sperre
+ keine Kalenderblockierung
+ Nutzer hat Profil und Zugriff
+ ggf. Produkt vorhanden

= Buchung möglich