Ressourcen-Reservierungsmodul¶

1. Einleitung¶

Das Ressourcenbuchungsmodul ermöglicht die Verwaltung und Buchung von Ressourcen wie Räumen, Geräten oder Dienstleistungen. Verfügbarkeiten, Buchungsregeln und organisatorische Abläufe können dabei zentral gesteuert werden.

Das Modul richtet sich sowohl an Administratoren zur Konfiguration als auch an Endnutzer zur Buchung von Ressourcen.

2. Grundprinzip und Buchungslogik¶

Eine Ressource ist nur dann buchbar, wenn mehrere Komponenten zusammenspielen. Das System kombiniert Verfügbarkeiten, Regeln, Einschränkungen und Berechtigungen zu einer gemeinsamen Buchungslogik.

Zentrale Bestandteile¶

Bestandteil	Funktion
Ressource	Definiert, was gebucht wird
Zeitplan	Definiert die grundsätzliche Verfügbarkeit
Regel	Definiert, wie gebucht werden darf
Sperrzeiten	Blockieren bestimmte Zeiträume
Kalenderblockierungen	Blockieren Zeiträume anhand externer Kalender
Gruppen	Steuern Sichtbarkeit und Zugriff
Produkte	Können zusätzliche Bedingungen oder Zahlungen voraussetzen
Pools	Gruppieren mehrere Ressourcen organisatorisch

Mindestaufbau einer buchbaren Ressource¶

Damit eine Ressource buchbar ist, werden mindestens benötigt:

eine Ressource
ein Zeitplan
eine Regel

Weitere Funktionen wie Pools, Sperrzeiten, Kalenderblockierungen oder Produkte sind optional.

Wie diese Bestandteile eingerichtet und miteinander verknüpft werden, wird im Kapitel Einrichtung des Moduls beschrieben.

Unterschied zwischen Zeitplan und Regel¶

Zeitplan und Regel erfüllen unterschiedliche Aufgaben:

Zeitplan = Verfügbarkeit („Wann?“)¶

Der Zeitplan definiert, wann eine Ressource grundsätzlich verfügbar ist.

Beispiele:

Montag–Freitag, 08:00–18:00
Nur an Wochenenden
Saisonale Verfügbarkeit

Zeiten außerhalb des Zeitplans gelten als nicht verfügbar.

Regel = Buchungslogik („Wie?“)¶

Die Regel definiert, wie verfügbare Zeiten gebucht werden dürfen.

Beispiele:

minimale / maximale Buchungsdauer
Buchungsintervalle (z. B. 30 Minuten oder tageweise)
Vorlaufzeit
maximale Buchung im Voraus

Pools¶

Pools dienen der organisatorischen Gruppierung mehrerer Ressourcen und erleichtern Nutzern die Auswahl zwischen vergleichbaren Ressourcen.

Beispiele:

mehrere Besprechungsräume
mehrere Fahrzeuge
mehrere Sportplätze

Wichtig:

Buchungen erfolgen weiterhin auf Ebene einzelner Ressourcen
Pools besitzen keine eigene Verfügbarkeit oder Buchungslogik
es gelten immer die Einstellungen der jeweiligen Ressource

Buchungslogik¶

Eine Buchung ist nur möglich, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

Die Ressource ist aktiv
Der Nutzer hat Zugriff auf die Ressource
Die angefragten Zeiten liegen innerhalb des Zeitplans
Die angefragten Zeiten entsprechen den Buchungsregeln
Die angefragten Zeiten sind nicht blockiert
Optionale Bedingungen (z. B. Produkte) sind erfüllt

Zusammenhängende Buchungen¶

Eine Buchung kann nur einen zusammenhängenden verfügbaren Zeitraum enthalten.

Zwischen zwei ausgewählten Zeiten dürfen keine weiteren buchbaren Zeiten liegen.

Beispiele:

Möglich:
10:00–11:00 Uhr
13:00–14:00 Uhr
sofern zwischen 11:00 und 13:00 Uhr keine weiteren buchbaren Zeiten existieren
Nicht möglich:
10:00–11:00 Uhr
13:00–14:00 Uhr
wenn zwischen 11:00 und 13:00 Uhr weitere buchbare Zeiten verfügbar wären

Für getrennte buchbare Zeiträume müssen separate Buchungen durchgeführt werden.

Die maximale Buchungsdauer bezieht sich auf den gesamten Zeitraum zwischen dem ersten und letzten gewählten Zeitpunkt.

Auch Zeiten oder Tage, an denen die Ressource laut Zeitplan nicht verfügbar ist, können dabei mitgezählt werden, wenn sie innerhalb des gewählten Gesamtzeitraums liegen.

Sichtbarkeit und Buchbarkeit¶

Sichtbarkeit bedeutet nicht automatisch Buchbarkeit.

Eine Ressource kann sichtbar sein, aber trotzdem nicht buchbar sein, wenn:

keine verfügbaren Zeiten existieren
die Buchungsregeln keine gültige Buchung erlauben
Sperrzeiten aktiv sind
Kalender blockieren
der maximale Buchungszeitraum überschritten wird

Anzeige von Verfügbarkeiten¶

Die Verfügbarkeit wird in zwei Ebenen dargestellt:

Tagesübersicht
Detailansicht eines ausgewählten Tages

Tagesübersicht¶

Tage werden farblich nach ihrer Verfügbarkeit dargestellt:

Farbe	Bedeutung
Grün	Ressource überwiegend verfügbar
Orange	Ressource eingeschränkt verfügbar
Rot	Keine buchbaren Zeiten verfügbar
Weiß	Ressource grundsätzlich nicht verfügbar

Die Schwelle für „eingeschränkt verfügbar“ kann pro Ressource individuell definiert werden. Der Standardwert beträgt 50 % belegter buchbarer Zeiten.

Detailansicht eines ausgewählten Tages¶

Nach Auswahl eines Tages zeigt das System die verfügbaren Buchungszeiträume an.

Je nach Konfiguration der Ressource können dies sein:

einzelne Zeiträume
ganztägige Buchungen
mehrere zusammenhängende buchbare Zeiträume

Standardmäßig werden nur buchbare Zeiten angezeigt.

Nicht verfügbare oder blockierte Zeiten (z. B. bereits gebucht oder durch Sperrzeiten blockiert) können optional eingeblendet werden.

Darstellung der Verfügbarkeit¶

Die Anzeige stellt eine gefilterte Sicht auf die grundsätzlich möglichen Buchungszeiten dar.

Nicht sichtbare Zeiten sind nicht zwingend „nicht existent“, sondern können ausgeblendet sein durch:

Zeitpläne
Buchungen
Sperrzeiten
Kalenderblockierungen
Regeln

3. Einrichtung des Moduls¶

Die Einrichtung erfolgt typischerweise in folgender Reihenfolge:

Kategorien erstellen (optional)
Zeitpläne erstellen
Regeln erstellen
Ressourcen erstellen
Pools erstellen (optional)
Sperrzeiten definieren (optional)
Produkte und Zahlungsfunktionen konfigurieren (optional)

Erst wenn Zeitplan und Regel vorhanden sind, kann eine Ressource sinnvoll genutzt werden.

3.1 Kategorien erstellen (optional)¶

UI-Pfade

CMS: Modulverwaltung → Ressourcen-Reservierungsmodul → Reiter „Kategorien“
App: Ressourcen-Reservierungsmodul → Reiter „Kategorien“

Kategorien dienen der Strukturierung und Filterung von Ressourcen und erleichtern Nutzern die Suche innerhalb des Moduls.

Beispiele:

Besprechungsräume
Fahrzeuge
Veranstaltungsräume
Sportanlagen
Geräte

Kategorien haben keinen Einfluss auf die Buchungslogik oder Verfügbarkeit einer Ressource.

Kategorie erstellen¶

Bereich „Kategorien“ öffnen
„+“ auswählen
Namen der Kategorie vergeben
Farbe auswählen
Auswahl über vordefinierte Farben oder Eingabe eines HEX-Farbwerts
Speichern

Bestehende Kategorien verwalten¶

Über das Menü einer bestehenden Kategorie können folgende Aktionen ausgeführt werden:

Kategorie bearbeiten
Kategorie löschen

Bestehende Kategorien können dadurch angepasst oder entfernt werden.

Typische Einsatzbereiche¶

Kategorien können verwendet werden für:

Filterfunktionen in der Übersicht
bessere organisatorische Struktur
schnellere Auffindbarkeit von Ressourcen
thematische Gruppierung ähnlicher Ressourcen

Hinweise¶

Kategorien sind optional
Einer Ressource können maximal 3 Kategorien zugewiesen werden
Kategorien können sowohl Ressourcen als auch Pools zugeordnet werden

3.2 Zeitpläne erstellen (Pflicht)¶

UI-Pfade

CMS: Modulverwaltung → Ressourcen-Reservierungsmodul → Reiter „Zeitpläne“
App: Ressourcen-Reservierungsmodul → Reiter „Zeitpläne“

Zeitpläne definieren die grundsätzliche Verfügbarkeit einer Ressource. Sie legen fest, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten eine Ressource grundsätzlich gebucht werden kann. Zeiten außerhalb des Zeitplans gelten als nicht verfügbar.

Zeitpläne haben keinen Einfluss darauf, wie eine Ressource gebucht werden darf. Die eigentliche Buchungslogik wird über Regeln definiert (siehe Kapitel „Zeitplan vs. Regel“).

Typische Einsatzbereiche¶

Zeitpläne können verwendet werden für:

reguläre Öffnungszeiten
saisonale Verfügbarkeiten
eingeschränkte Nutzungstage
tageweise oder stundenweise Verfügbarkeit

Beispiele:

Montag–Freitag, 08:00–18:00
nur am Wochenende
nur in den Sommermonaten
nur an bestimmten Wochentagen

Zeitplan erstellen¶

Reiter „Zeitpläne“ öffnen
„+“ auswählen
Namen des Zeitplans vergeben
Gültigkeitszeitraum festlegen
Verfügbarkeiten pro Wochentag definieren
Optional einzelne Tage deaktivieren
Speichern

Bestehende Zeitpläne verwalten¶

Über das Menü eines bestehenden Zeitplans können folgende Aktionen ausgeführt werden:

Zeitplan bearbeiten
Zeitplan duplizieren
Zeitplan löschen

Durch das Duplizieren können bestehende Zeitpläne als Vorlage für ähnliche Verfügbarkeiten verwendet werden.

Verfügbarkeiten definieren¶

Für jeden Wochentag können individuelle Zeiträume hinterlegt werden.

Dabei können:

einzelne Zeiträume definiert werden
mehrere Zeiträume pro Tag verwendet werden
Wochentage ohne definierte Zeiten automatisch als nicht verfügbar gelten

Beispiel:

Montag:
08:00–12:00 Uhr
13:00–18:00 Uhr

Gültigkeitszeitraum¶

Zeitpläne können zeitlich begrenzt werden.

Dadurch lassen sich beispielsweise:

saisonale Ressourcen
temporäre Verfügbarkeiten
zeitlich begrenzte Buchungsangebote

abbilden.

Außerhalb des definierten Gültigkeitszeitraums gilt der Zeitplan als inaktiv.

Hinweise¶

Zeitpläne sind für buchbare Ressourcen verpflichtend
Ein Zeitplan kann mehreren Ressourcen zugewiesen werden
Änderungen an einem Zeitplan wirken sich auf alle verknüpften Ressourcen aus
Nicht verfügbare Zeiten werden in der Buchungsansicht standardmäßig ausgeblendet

3.3 Regeln erstellen (Pflicht)¶

UI-Pfade

CMS: Modulverwaltung → Ressourcen-Reservierungsmodul → Reiter „Regeln“
App: Ressourcen-Reservierungsmodul → Reiter „Regeln“

Regeln definieren, wie verfügbare Zeiten gebucht werden dürfen.

Während der Zeitplan festlegt, wann eine Ressource grundsätzlich verfügbar ist, definiert die Regel die eigentliche Buchungslogik.

Dazu gehören beispielsweise:

minimale und maximale Buchungsdauer
Buchungsintervalle
tageweise oder stundenweise Buchung
Vorlaufzeiten
maximale Buchung im Voraus

Regel erstellen¶

Reiter „Regeln“ öffnen
„+“ auswählen
Namen der Regel vergeben
Buchungsdauer festlegen
Minimum und Maximum definieren
Einheit auswählen:
- Minuten
- Stunden
- Tage
Optional bei tageweiser Buchung:
„Uhrzeiten bei tageweiser Buchung anzeigen“
Wenn aktiviert, werden Nutzern die verfügbaren Uhrzeiten des zugrunde liegenden Zeitplans angezeigt
Buchungsbeginn definieren
zur ganzen Stunde
halbstündlich
viertelstündlich
Buchung im Voraus festlegen
definiert, wie viele Tage im Voraus gebucht werden darf
Vorlaufzeit definieren
definiert die Mindestvorlaufzeit für die Bereitstellung der Ressource
Optional eine Regelbeschreibung hinterlegen
wird in der Regelübersicht unter der jeweiligen Regel angezeigt
Speichern

Buchungsdauer¶

Die Buchungsdauer legt fest, wie kurz oder lang eine Buchung sein darf.

Beispiele:

mindestens 15 Minuten, maximal 60 Minuten
mindestens 1 Tag, maximal 4 Tage

Die maximale Buchungsdauer bezieht sich auf den gesamten gewählten Buchungszeitraum. Auch Zeiten oder Tage ohne Verfügbarkeit können dabei berücksichtigt werden, wenn sie innerhalb des ausgewählten Gesamtzeitraums liegen.

Tageweise Buchung¶

Wird als Einheit „Tage“ verwendet, erfolgt die Buchung tageweise.

Zeitpläne basieren technisch weiterhin auf Uhrzeiten.

Über die Option „Uhrzeiten bei tageweiser Buchung anzeigen“ kann gesteuert werden, ob die Uhrzeiten des zugrunde liegenden Zeitplans für Nutzer sichtbar sind.

Dies betrifft:

Reservierungsbestätigungen
den Bereich „Meine Buchungen“

Das Ausblenden der Uhrzeiten kann sinnvoll sein, wenn:

die konkrete Uhrzeit für Nutzer nicht relevant ist
die Ressource hauptsächlich tageweise genutzt wird
organisatorische Übergabezeiten separat kommuniziert werden sollen

Buchungsbeginn¶

Der Buchungsbeginn definiert, in welchen zeitlichen Schritten Buchungen starten dürfen.

Beispiele:

zur ganzen Stunde
alle 30 Minuten
alle 15 Minuten

Diese Einstellung beeinflusst die auswählbaren Startzeiten in der Buchungsansicht.

Buchung im Voraus¶

Diese Einstellung definiert, wie viele Tage im Voraus eine Ressource gebucht werden darf.

Beispiel:

Wert: 7
Nutzer können maximal 7 Tage im Voraus buchen

Vorlaufzeit¶

Die Vorlaufzeit definiert die Mindestzeit zwischen dem aktuellen Zeitpunkt und dem frühestmöglichen Buchungsbeginn.

Beispiel:

Vorlaufzeit: 120 Minuten
Eine Buchung mit Start in weniger als 120 Minuten ist nicht möglich

Regelbeschreibung¶

Optional kann eine Regelbeschreibung hinterlegt werden.

Die Beschreibung wird in der Übersicht der Regeln unter der jeweiligen Regel angezeigt, wenn die Regel aufgeklappt wird.

Sie dient dazu, Regeln intern besser einordnen oder dokumentieren zu können.

Bestehende Regeln verwalten¶

Über das Menü einer bestehenden Regel können folgende Aktionen ausgeführt werden:

Regel bearbeiten
Regel löschen

Hinweise¶

Regeln sind für buchbare Ressourcen verpflichtend
Eine Regel kann mehreren Ressourcen zugewiesen werden
Änderungen an einer Regel wirken sich auf alle verknüpften Ressourcen aus
Regeln definieren die Buchungslogik, nicht die grundsätzliche Verfügbarkeit

3.4 Ressourcen erstellen¶

UI-Pfade

CMS: Modulverwaltung → Ressourcen-Reservierungsmodul → Reiter „Ressourcen“ → „+“ → Ressource
App: Ressourcen-Reservierungsmodul → Reiter „Ressourcen“ → „+“ → Ressource

Ressourcen bilden die eigentlichen buchbaren Elemente des Moduls.

Beispiele:

Räume
Fahrzeuge
Geräte
Sportanlagen
Veranstaltungsflächen

Jede Ressource kombiniert:

Verfügbarkeit (Zeitplan)
Buchungslogik (Regel)
Sichtbarkeit
Einschränkungen
optionale Zusatzfunktionen

Erst durch die Kombination dieser Einstellungen wird eine Ressource vollständig buchbar.

Ressource erstellen¶

Bereich „Ressourcen“ öffnen
„+“ auswählen
„Ressource“ auswählen
Ressource konfigurieren
Speichern

Grundinformationen¶

Name¶

Der Name definiert die sichtbare Bezeichnung der Ressource innerhalb des Moduls.

Aktiviert¶

Über die Einstellung „Aktiviert“ kann gesteuert werden, ob die Ressource grundsätzlich für Buchungen verfügbar ist.

Deaktivierte Ressourcen:

bleiben administrativ erhalten
sind jedoch nicht mehr buchbar

Kategorien¶

Ressourcen können optional Kategorien zugewiesen werden.

Hinweise:

maximal 3 Kategorien pro Ressource
Kategorien dienen ausschließlich der Strukturierung und Filterung

Beschreibung¶

Die Beschreibung dient zur Darstellung zusätzlicher Informationen für Nutzer.

Sie kann beispielsweise enthalten:

Nutzungshinweise
organisatorische Informationen
Übergaberegelungen
besondere Bedingungen

Die Beschreibung unterstützt Formatierungen.

Link¶

Optional kann ein externer Link hinterlegt werden.

Dieser kann beispielsweise auf:

weiterführende Informationen
externe Buchungsbedingungen
Dokumente
Webseiten

verweisen.

Bild und Darstellung¶

Bild¶

Für Ressourcen kann optional ein Bild hinterlegt werden.

Das Bild dient der visuellen Darstellung innerhalb des Moduls.

Schwelle „Eingeschränkt verfügbar“¶

Definiert, ab welchem Anteil belegter buchbarer Zeiten ein Tag in der Übersicht als „eingeschränkt verfügbar“ dargestellt wird.

Beispiel:

Schwelle: 50 %
Ab 50 % belegter buchbarer Zeiten wird der Tag orange dargestellt

Die Darstellung „Rot“ erfolgt unabhängig davon immer dann, wenn keine buchbaren Zeiten mehr verfügbar sind.

Verfügbarkeit und Buchungslogik¶

Zeitpläne¶

Jeder Ressource muss mindestens ein Zeitplan zugewiesen werden.

Zeitpläne definieren:

wann eine Ressource grundsätzlich verfügbar ist
an welchen Tagen und Uhrzeiten Buchungen möglich sind

Hinweise:

Zeitpläne dürfen sich zeitlich nicht überschneiden
ohne Zeitplan gilt die Ressource als unvollständig konfiguriert

Regel¶

Jeder Ressource muss eine Regel zugewiesen werden.

Die Regel definiert:

Buchungsdauer
Buchungsintervalle
Vorlaufzeiten
Buchung im Voraus
tageweise oder zeitbasierte Buchung

Ohne Regel gilt die Ressource als unvollständig konfiguriert.

Poolzuordnung¶

Eine Ressource kann optional genau einem Pool zugeordnet werden.

Pools dienen der organisatorischen Gruppierung mehrerer Ressourcen.

Hinweise:

die Buchung erfolgt weiterhin auf Ebene der einzelnen Ressource
Pools besitzen keine eigene Buchungslogik
es gelten immer die Einstellungen der Ressource

Gruppenbeschränkung¶

Über Gruppen kann gesteuert werden, welche Nutzer die Ressource sehen und buchen dürfen.

Wird die Sichtbarkeit auf Gruppen eingeschränkt, ist die Ressource nur für Nutzer sichtbar, die mindestens einer dieser Gruppen angehören.

Kalenderbasierte Blockierung¶

Ressourcen können automatisch durch Kalenderereignisse blockiert werden.

Dazu wird ein Kalender aus dem Terminmodul ausgewählt. Ereignisse innerhalb dieses Kalenders blockieren automatisch passende Buchungszeiten.

Optional kann aktiviert werden:

„Ereignistitel als Sperrgrund anzeigen“

Dadurch wird Nutzern der Titel des blockierenden Kalendereintrags angezeigt.

Kalender müssen zuvor in den CMS-Einstellungen des Moduls freigegeben werden.

Sperrzeiten¶

Zusätzlich zu Kalenderblockierungen können manuelle Sperrzeiten definiert werden.

Sperrzeiten werden standardmäßig ausgeblendet, können in der Buchungsansicht jedoch optional eingeblendet werden. Die betroffenen Zeiten bleiben dabei weiterhin nicht buchbar.

Es wird unterschieden zwischen:

wiederkehrenden Sperren
einmaligen Sperren

Wiederkehrende Sperren¶

Wiederkehrende Sperren verwenden RRULEs zur Definition regelmäßiger Blockierungen.

Beispiele:

jeden Montag
jeden ersten Donnerstag im Monat
täglich
jährlich

Konfigurierbar:

Titel oder Grund
Wiederholungsmuster (RRULE)
Startzeit und Endzeit
Gültigkeitszeitraum

Die RRULE kann:

manuell eingegeben
oder über natürliche Sprache generiert werden

Beispiel:

„Jeden ersten Donnerstag im Monat“

Zur Erstellung komplexerer RRULEs kann beispielsweise folgender Generator verwendet werden:
RRULE Generator von TextMagic

Einmalige Sperren¶

Einmalige Sperren blockieren einzelne Zeiträume.

Konfigurierbar:

Titel oder Grund
Startzeitpunkt
Endzeitpunkt

Benachrichtigungen und Zuständigkeit¶

Ansprechpartner¶

Optional kann eine verantwortliche Person hinterlegt werden.

Diese Person:

erhält E-Mails bei Buchungen und Stornierungen
wird Nutzern nach erfolgreicher Buchung als Ansprechpartner angezeigt

Nutzer können die hinterlegte Person anschließend direkt kontaktieren, beispielsweise:

per E-Mail
über den Direktchat der App

Es empfiehlt sich daher, für buchbare Ressourcen eine verantwortliche Person zu hinterlegen.

Gruppen oder Rollen¶

Zusätzlich können Gruppen oder Rollen für Benachrichtigungen definiert werden.

Mitglieder bzw. Personen erhalten Benachrichtigungen bei:

Buchungen
Stornierungen

Gruppen und Rollen schließen sich gegenseitig aus.

Zusätzlich erhalten verantwortliche Personen, Gruppen oder Rollen Zugriff auf ressourcenbezogene Verwaltungsbereiche.

Datenschutz / Datensichtbarkeit¶

Im Bereich Datensichtbarkeit wird festgelegt, welche Buchungsinformationen für andere Nutzer sichtbar sind.

Hierfür stehen folgende Einstellungen zur Verfügung:

Name und Kontaktdaten werden allen App-Nutzern unterhalb jeder Buchung angezeigt¶

Legt fest, ob personenbezogene Informationen der buchenden Person für andere Nutzer sichtbar sind.

Der Belegungsplan dieser Ressource ist für alle Nutzer mit Profil sichtbar¶

Ist diese Option aktiviert, können Nutzer mit Profil den Belegungsplan der Ressource über den Button „Belegungsplan“ einsehen.

Die Darstellung innerhalb des Belegungsplans richtet sich zusätzlich nach der Einstellung zur Anzeige von Namen und Kontaktdaten:

Aktiviert: Gebuchte Zeiträume und der buchende Nutzer werden angezeigt. Buchungskommentare bleiben ausgeblendet.
Deaktiviert: Gebuchte Zeiträume werden angezeigt, der buchende Nutzer bleibt anonym.

Da dabei personenbezogene Daten sichtbar werden können, sollte die Nutzung dieser Funktionen transparent kommuniziert werden.

Freigabe durch Ressourcenverantwortliche¶

Optional kann eine manuelle Freigabe für Buchungen aktiviert werden.

Ist diese Funktion aktiv, müssen Buchungen zunächst manuell durch die verantwortlichen Personen, Gruppen oder Rollen freigegeben werden.

Diese Funktion kann nicht mit Zahlungsprodukten kombiniert werden.

Zahlungsprodukte¶

Ressourcen können mit Produkten verknüpft werden.

Nutzer müssen eines der zugewiesenen Produkte besitzen, um die Ressource buchen zu können.

Zusätzlich wird pro gebuchtem Zeitraum eine Einheit des Produkts verbraucht.

Die Zahlungsfunktion ist nicht Bestandteil des Standardpakets und muss separat aktiviert werden.

Bestehende Ressourcen verwalten¶

Über das Menü einer bestehenden Ressource können folgende Aktionen ausgeführt werden:

Ressource bearbeiten
Belegungsplan öffnen
Buchungen anzeigen
Ressource duplizieren
Ressource löschen

3.5 Pools erstellen¶

UI-Pfade

CMS: Modulverwaltung → Ressourcen-Reservierungsmodul → Reiter „Ressourcen“ → „+“ → Pool
App: Ressourcen-Reservierungsmodul → Reiter „Ressourcen“ → „+“ → Pool

Pools dienen der organisatorischen Gruppierung mehrerer Ressourcen.

Sie ermöglichen es, mehrere ähnliche oder gleichwertige Ressourcen gemeinsam anzubieten, ohne dass Nutzer jede Ressource einzeln durchsuchen müssen.

Beispiele:

mehrere Besprechungsräume
mehrere Fahrzeuge
mehrere Sportplätze

Pools besitzen keine eigene Verfügbarkeit oder Buchungslogik.

Pool erstellen¶

Bereich „Ressourcen“ öffnen
„+“ auswählen
„Pool“ auswählen
Pool konfigurieren
Speichern

Grundinformationen¶

Aktiviert¶

Über die Einstellung „Aktiviert“ kann gesteuert werden, ob der Pool sichtbar und nutzbar ist.

Deaktivierte Pools:

bleiben administrativ erhalten
werden Nutzern jedoch nicht mehr angezeigt

Name¶

Der Name definiert die sichtbare Bezeichnung des Pools.

Kategorien¶

Pools können optional Kategorien zugewiesen werden.

Hinweise:

maximal 3 Kategorien
Kategorien dienen ausschließlich der Strukturierung und Filterung

Beschreibung¶

Die Beschreibung dient zur Darstellung zusätzlicher Informationen für Nutzer.

Sie kann beispielsweise enthalten:

organisatorische Hinweise
Informationen zur Nutzung
Hinweise zu enthaltenen Ressourcen

Die Beschreibung unterstützt Formatierungen.

Link¶

Optional kann ein externer Link hinterlegt werden.

Dieser kann beispielsweise auf:

weiterführende Informationen
externe Dokumente
Webseiten

verweisen.

Bild und Darstellung¶

Bild¶

Für Pools kann optional ein Bild hinterlegt werden.

Das Bild dient der visuellen Darstellung innerhalb des Moduls.

Ressourcen einem Pool zuordnen¶

Ressourcen werden nicht direkt innerhalb des Pools erstellt.

Die Zuordnung erfolgt innerhalb der jeweiligen Ressource über die Einstellung „Poolzuordnung“.

Hinweise:

eine Ressource kann maximal einem Pool zugeordnet werden
Pools können beliebig viele Ressourcen enthalten

Bestehende Pools verwalten¶

Über das Menü eines bestehenden Pools können folgende Aktionen ausgeführt werden:

Pool bearbeiten
Buchungen anzeigen
Pool duplizieren
Pool löschen

3.6 CMS-Einstellungen und Modulkonfiguration¶

Bestimmte Einstellungen des Ressourcen-Reservierungsmoduls werden zentral über das CMS verwaltet.

Diese Bereiche stehen ausschließlich CMS-Administratoren zur Verfügung.

Einstellungen¶

UI-Pfad

CMS: Modulverwaltung → Ressourcen-Reservierungsmodul → Reiter „Einstellungen“

Über die Moduleinstellungen können Kalender aus dem Terminmodul für die Verwendung im Ressourcen-Reservierungsmodul freigegeben werden.

Nur freigegebene Kalender stehen später innerhalb von Ressourcen für kalenderbasierte Blockierungen zur Verfügung.

Hilfeseite¶

UI-Pfad

CMS: Modulverwaltung → Ressourcen-Reservierungsmodul → Reiter „Hilfeseite“

Optional kann eine Hilfeseite mit dem Modul verknüpft werden.

Diese wird Nutzern innerhalb der App über das Informationssymbol („i“) angezeigt und kann beispielsweise enthalten:

Nutzungshinweise
organisatorische Informationen
Buchungsregeln
Kontaktinformationen

4. Verwaltungsbereiche und Berechtigungen¶

Das Ressourcen-Reservierungsmodul stellt verschiedene Verwaltungsbereiche zur Verfügung, um Buchungen, Auslastungen und Verantwortlichkeiten zentral verwalten zu können.

Die sichtbaren Bereiche hängen von den jeweiligen Berechtigungen und Verantwortlichkeiten eines Nutzers ab.

Zugriff auf Verwaltungsbereiche¶

Die Bereiche:

Belegungsplan
Buchungshistorie

sind sichtbar für:

App-Administratoren
Ressourcenmanager
Personen mit mindestens einer Ressourcenverantwortung

Eine Ressourcenverantwortung besteht, wenn eine Person:

als Ansprechpartner hinterlegt ist
einer verantwortlichen Gruppe angehört
oder einer verantwortlichen Rolle angehört

Personen mit Ressourcenverantwortung sehen ausschließlich Einträge der Ressourcen, für die sie verantwortlich sind.

Administratoren und Ressourcenmanager sehen dagegen alle Ressourcen.

4.1 Belegungsplan¶

Der Belegungsplan dient der zentralen Verwaltung und Übersicht von Ressourcenbelegungen.

Er ermöglicht die Darstellung von:

Buchungen
Verfügbarkeiten
Sperrzeiten
Poolzuordnungen

je nach gewähltem Zeitraum und Berechtigung.

Ansichten¶

Der Belegungsplan unterstützt unterschiedliche Darstellungen:

Tagesansicht
Wochenansicht

Dadurch können sowohl kurzfristige als auch längerfristige Belegungen übersichtlich geprüft werden.

Über die Datumsnavigation können Zeiträume direkt ausgewählt oder gewechselt werden.

Dabei kann zwischen verschiedenen Tagen oder Wochen navigiert werden.

Anzeige von Sperrzeiten¶

Sperrzeiten können optional ein- oder ausgeblendet werden.

Dadurch lässt sich unterscheiden zwischen:

regulären Buchungen
blockierten Zeiträumen durch Sperren oder Kalenderblockierungen

Darstellung von Pools¶

Pools werden innerhalb des Belegungsplans gruppiert dargestellt.

Die einzelnen Ressourcen eines Pools bleiben dabei separat sichtbar und verwaltbar.

Buchungen verwalten¶

Innerhalb des Belegungsplans können Buchungen direkt verwaltet werden.

Folgende Aktionen sind möglich:

Buchung freigeben
Buchung stornieren
Buchungsdetails einsehen
Kontakt zur buchenden Person aufnehmen

Sichtbarkeit im Belegungsplan¶

Die angezeigten Ressourcen hängen von den jeweiligen Berechtigungen ab.

Verantwortliche Personen sehen nur ihre eigenen Ressourcen
Ressourcenmanager und Administratoren sehen alle Ressourcen

4.2 Buchungshistorie¶

Die Buchungshistorie dient der Übersicht und Verwaltung bestehender sowie vergangener Buchungen.

Sie ermöglicht:

die Nachverfolgung von Buchungen
die Kontrolle von Buchungszeiträumen
die Verwaltung offener Freigaben
die Einsicht in Buchungsdetails
den Export von Buchungsdaten

Filter und Zeitraumsauswahl¶

Die Buchungshistorie kann nach Zeitraum und Ressourcen gefiltert werden.

Dadurch können gezielt:

einzelne Ressourcen
bestimmte Zeiträume
relevante Buchungen

angezeigt werden.

Sichtbare Informationen¶

In der Buchungshistorie werden folgende Informationen angezeigt:

Ressource
buchende Person
Buchungszeitraum
Buchungsdatum
Buchungsstatus
Hinweis der buchenden Person (falls angegeben)

Buchungen verwalten¶

Innerhalb der Buchungshistorie können sichtbare Buchungen direkt verwaltet werden.

Folgende Aktionen sind möglich:

Buchung freigeben
Buchung stornieren
Buchungsdetails einsehen

Buchungen mit aktivierter manueller Freigabe werden entsprechend gekennzeichnet.

Excel-Export¶

Die Buchungshistorie kann als Excel-Datei exportiert werden.

Der Export:

berücksichtigt den ausgewählten Zeitraum
wird per E-Mail bereitgestellt

Dadurch können Buchungsdaten beispielsweise archiviert oder weiterverarbeitet werden.

Sichtbarkeit in der Buchungshistorie¶

Die sichtbaren Einträge hängen von den jeweiligen Berechtigungen und Verantwortlichkeiten ab.

Verantwortliche Personen sehen nur Buchungen ihrer eigenen Ressourcen
Ressourcenmanager und Administratoren sehen alle Buchungen

4.3 Verwaltungszugriffe und Verantwortlichkeiten¶

Die verfügbaren Verwaltungsbereiche und sichtbaren Inhalte hängen von den jeweiligen Berechtigungen und Verantwortlichkeiten eines Nutzers ab.

CMS-Administratoren¶

CMS-Administratoren können das Ressourcen-Reservierungsmodul über die Vorschau mit den Verwaltungsrechten eines App-Administrators nutzen.

Darüber hinaus besitzen sie Zugriff auf die CMS-spezifischen Bereiche:

Einstellungen
Hilfeseite

Dort können:

Kalender für kalenderbasierte Blockierungen freigegeben
bestehende Hilfeseiten mit dem Modul verknüpft

werden.

Die Bereiche Einstellungen und Hilfeseite stehen ausschließlich CMS-Administratoren zur Verfügung.

App-Administratoren und Ressourcenmanager¶

App-Administratoren und Ressourcenmanager besitzen vollständigen Zugriff auf die Verwaltungsbereiche des Ressourcen-Reservierungsmoduls innerhalb der App.

Sie können:

Ressourcen und Pools verwalten
Buchungen freigeben oder stornieren
Belegungsplan und Buchungshistorie einsehen
Zeitpläne, Regeln und Kategorien verwalten
Ressourcen und Pools erstellen, bearbeiten und löschen

Zusätzlich stehen ihnen alle regulären Buchungsfunktionen für Nutzer zur Verfügung.

Kein Zugriff besteht auf die CMS-spezifischen Bereiche:

Einstellungen
Hilfeseite

sofern kein zusätzlicher CMS-Administratorzugriff vorhanden ist.

Ressourcenverantwortliche¶

Nutzer erhalten automatisch erweiterten Zugriff, wenn sie für mindestens eine Ressource verantwortlich sind.

Eine Ressourcenverantwortung besteht, wenn:

die Person als Ansprechpartner hinterlegt ist
die Person einer verantwortlichen Gruppe angehört
oder die Person einer verantwortlichen Rolle angehört

Erweiterte Verwaltungsbereiche¶

Ressourcenverantwortliche erhalten Zugriff auf:

Belegungsplan
Buchungshistorie

Dabei werden ausschließlich Ressourcen angezeigt, für die eine Verantwortlichkeit besteht.

Gruppen und Rollen¶

Gruppen und Rollen können verwendet werden, um:

Benachrichtigungen zu steuern
Freigaben zu ermöglichen
Verantwortlichkeiten mehreren Personen gleichzeitig zuzuweisen

Gruppen und Rollen schließen sich gegenseitig aus.

Wird eine Gruppe ausgewählt, wird eine vorhandene Rollenauswahl automatisch entfernt.

Eingeschränkte Sichtbarkeit¶

Die Sichtbarkeit von Ressourcen und Buchungen richtet sich nach den jeweiligen Berechtigungen und Verantwortlichkeiten.

Dadurch wird sichergestellt, dass Nutzer nur auf die für sie relevanten Ressourcen und Buchungen zugreifen können.

5. Buchung aus Nutzersicht¶

Das Ressourcen-Reservierungsmodul ermöglicht Nutzern die Buchung verfügbarer Ressourcen direkt innerhalb der App.

Je nach Konfiguration einer Ressource können:

einzelne Zeiten
tageweise Buchungen
längere zusammenhängende Zeiträume

gebucht werden.

5.1 Voraussetzungen für Buchungen¶

Damit eine Ressource gebucht werden kann, müssen:

verfügbare Zeiten vorhanden sein
die Buchungsregeln die gewünschte Buchung erlauben
die Ressource für den Nutzer sichtbar sein

Zusätzliche Einschränkungen können sich beispielsweise ergeben durch:

Gruppenbeschränkungen
Produkte
Freigaben
Sperrzeiten
Kalenderblockierungen

Nutzer ohne Profil¶

Nutzer ohne Profil können:

Ressourcen und Pools ansehen
Verfügbarkeiten prüfen

Nicht möglich sind:

Buchungen
Zugriff auf „Meine Buchungen“
Favoriten
Kontaktaufnahme mit Ansprechpartnern
Belegungspläne einsehen, sofern diese für Nutzer mit Profil freigegeben wurden

Nutzer mit Profil¶

Nutzer mit Profil können:

Ressourcen buchen
„Meine Buchungen“ verwenden
Favoriten nutzen
Ansprechpartner nach erfolgreicher Buchung kontaktieren

5.2 Tagesübersicht und Verfügbarkeiten¶

Die Verfügbarkeit von Ressourcen wird farblich dargestellt.

Je nach Auslastung oder Verfügbarkeit werden Tage unterschiedlich gekennzeichnet.

Die genaue Darstellung richtet sich nach:

verfügbaren Zeiten
bestehenden Buchungen
Sperrzeiten
Kalenderblockierungen
den Einstellungen der Ressource

5.3 Auswahl von Buchungszeiten¶

Nach Auswahl eines Tages zeigt das System die verfügbaren Buchungszeiträume an.

Je nach Ressourcentyp können dies sein:

einzelne Zeiträume
einzelne Tage
zusammenhängende Zeiträume

Es können nur zusammenhängende buchbare Zeiträume ausgewählt werden.

Nicht verfügbare Zeiten¶

Standardmäßig werden nur buchbare Zeiten angezeigt.

Nicht verfügbare Zeiten können optional eingeblendet werden. Diese bleiben weiterhin nicht buchbar.

5.4 Belegungsplan aus Nutzersicht¶

Wenn für eine Ressource die Option „Belegungsplan für alle Nutzer sichtbar“ aktiviert ist, erscheint für Nutzer mit Profil beim Aufklappen der Ressource in der Ressourcenübersicht ein Button „Belegungsplan“.

Der Belegungsplan wird im Read-only-Modus geöffnet. Nutzer können dort bestehende Belegungen einsehen, aber keine Buchungen bearbeiten, freigeben oder stornieren.

Die angezeigten Informationen richten sich nach den Datenschutzeinstellungen der Ressource.

Die Funktion steht ausschließlich Nutzern mit Profil zur Verfügung. Nutzer ohne Profil können den Belegungsplan nicht öffnen.

5.5 Buchung durchführen¶

Buchung einer Ressource¶

Ressource auswählen
„Buchen“ öffnen
Datum auswählen
Verfügbare Zeiten auswählen
Optional Hinweis hinzufügen
Buchung bestätigen

Hinweise zur Buchung¶

Je nach Ressource können zusätzliche Bedingungen gelten, beispielsweise:

maximale Buchungsdauer
Vorlaufzeiten
manuelle Freigaben
erforderliche Produkte

5.6 Buchung über Pools¶

Pools ermöglichen die gemeinsame Darstellung mehrerer ähnlicher Ressourcen.

Innerhalb eines Pools können Nutzer:

zwischen Ressourcen wechseln
Verfügbarkeiten vergleichen
verfügbare Zeiten einzelner Ressourcen prüfen

5.7 Meine Buchungen¶

Der Bereich „Meine Buchungen“ zeigt alle eigenen Buchungen eines Nutzers.

Dort werden unter anderem angezeigt:

gebuchte Ressourcen
Buchungszeiträume
Buchungsstatus
Hinweise
Ansprechpartner
Zahlungsinformationen

Stornierungen¶

Buchungen können über „Meine Buchungen“ storniert werden.

5.8 Zahlungen und Freigaben¶

Zahlungsprodukte¶

Für bestimmte Ressourcen kann ein Produkt erforderlich sein.

In diesem Fall:

muss der Nutzer das entsprechende Produkt besitzen
wird abhängig vom gebuchten Zeitraum eine entsprechende Anzahl an Einheiten verbraucht

Manuelle Freigaben¶

Bei Ressourcen mit Freigabepflicht wird die Buchung zunächst als Anfrage gespeichert.

Die endgültige Bestätigung erfolgt erst nach manueller Freigabe durch die verantwortlichen Personen, Gruppen oder Rollen.

5.9 Ansprechpartner und Kontakt¶

Nach erfolgreicher Buchung können Nutzer den hinterlegten Ansprechpartner der Ressource einsehen.

Es stehen dabei folgende Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung:

E-Mail
Direktchat innerhalb der App

Abhängig von den Datenschutzeinstellungen können außerdem Informationen zur buchenden Person für andere Nutzer sichtbar sein.

6. Fehlerfälle und typische Ursachen¶

Dieses Kapitel unterstützt bei der Fehlersuche, wenn Ressourcen nicht sichtbar sind, keine Buchung möglich ist oder Buchungen nicht wie erwartet angezeigt werden.

Ressource ist nicht sichtbar¶

Mögliche Ursachen:

Die Ressource ist deaktiviert
Die Sichtbarkeit ist auf Gruppen eingeschränkt
Der Nutzer gehört keiner berechtigten Gruppe an
Die Ressource ist nur über einen Pool erreichbar oder nicht wie erwartet verknüpft

Prüfen:

Ist die Ressource aktiviert?
Gibt es eine Gruppenbeschränkung?
Gehört der Nutzer zu mindestens einer berechtigten Gruppe?
Ist die Ressource einem Pool zugeordnet?

Ressource ist sichtbar, aber nicht buchbar¶

Mögliche Ursachen:

Es ist kein Zeitplan zugewiesen
Es ist keine Regel zugewiesen
Der Zeitplan ist nicht gültig
Die Buchungsregeln erlauben die gewünschte Buchung nicht
Die Ressource ist durch Sperrzeiten oder Kalenderereignisse blockiert
Eine erforderliche Produktbedingung ist nicht erfüllt
Eine manuelle Freigabe ist erforderlich

Prüfen:

Ist ein gültiger Zeitplan hinterlegt?
Ist eine Regel hinterlegt?
Liegt die gewünschte Buchung innerhalb des Zeitplans?
Entspricht die Buchung der Regel?
Gibt es Sperrzeiten oder Kalenderblockierungen?
Sind erforderliche Produkte vorhanden?

Keine buchbaren Zeiten sichtbar¶

Mögliche Ursachen:

Der Zeitplan enthält für den ausgewählten Zeitraum keine Verfügbarkeiten
Der Zeitplan ist abgelaufen oder noch nicht gültig
Bereits vorhandene Buchungen belegen alle verfügbaren Zeiten
Sperrzeiten blockieren den Zeitraum
Kalenderereignisse blockieren den Zeitraum
Die maximale Buchung im Voraus erlaubt den ausgewählten Zeitraum nicht
Die Vorlaufzeit verhindert kurzfristige Buchungen

Prüfen:

Gültigkeitszeitraum des Zeitplans
Verfügbarkeiten pro Wochentag
bestehende Buchungen
Sperrzeiten
Kalenderblockierungen
Vorlaufzeit
maximale Buchung im Voraus

Gewünschter Zeitraum kann nicht ausgewählt werden¶

Mögliche Ursachen:

Der Zeitraum liegt außerhalb des Zeitplans
Der Zeitraum überschreitet die maximale Buchungsdauer
Die Buchung unterschreitet die minimale Buchungsdauer
Der Buchungsbeginn entspricht nicht den definierten Startzeit-Schritten
Zwischen zwei gewünschten Zeiten liegen weitere buchbare Zeiten
Die Buchung wäre dadurch kein zusammenhängender buchbarer Zeitraum

Prüfen:

minimale und maximale Buchungsdauer der Regel
Buchungsbeginn / Startzeit-Schritte
zusammenhängende Buchbarkeit des gewünschten Zeitraums
nicht verfügbare Zeiten zwischen ausgewählten Zeiten

Maximale Buchungsdauer wird überschritten¶

Mögliche Ursache:

Die maximale Buchungsdauer bezieht sich auf den gesamten Zeitraum zwischen erstem und letztem gewählten Zeitpunkt.

Auch Zeiten oder Tage ohne Verfügbarkeit können dabei mitgezählt werden, wenn sie innerhalb dieses Gesamtzeitraums liegen.

Beispiel:

Maximale Buchungsdauer: 4 Tage
Gewählter erster Tag: 01.05.
Weitere auswählbare Tage liegen nach nicht verfügbaren Zwischentagen
Der Gesamtzeitraum zwischen erstem und letztem gewählten Tag überschreitet 4 Tage

Auswirkung:

Die Buchung kann nicht wie gewünscht durchgeführt werden
Es muss ein kürzerer Zeitraum gewählt oder eine separate Buchung erstellt werden

Nicht verfügbare Zeiten werden nicht angezeigt¶

Das ist in vielen Fällen erwartetes Verhalten.

Standardmäßig werden nur buchbare Zeiten angezeigt.

Nicht verfügbare Zeiten können optional eingeblendet werden.

Dazu zählen unter anderem:

bereits gebuchte Zeiten
Sperrzeiten
kalenderblockierte Zeiten
Zeiten außerhalb des Zeitplans

Eingeblendete nicht verfügbare Zeiten bleiben weiterhin nicht buchbar.

Kalenderblockierung funktioniert nicht¶

Mögliche Ursachen:

Der Kalender wurde nicht in den CMS-Einstellungen freigegeben
Der Kalender wurde der Ressource nicht zugewiesen
Im Kalender existiert kein blockierender Eintrag im gewünschten Zeitraum
Der Kalendereintrag liegt außerhalb der relevanten Buchungszeit

Prüfen:

Ist der Kalender in den CMS-Einstellungen freigegeben?
Ist der Kalender an der Ressource ausgewählt?
Gibt es passende Kalendereinträge im gewünschten Zeitraum?
Stimmen Datum und Uhrzeit des Kalendereintrags?

Sperrzeit blockiert nicht wie erwartet¶

Mögliche Ursachen:

Die Sperrzeit liegt außerhalb des gewünschten Zeitraums
Start- oder Endzeit sind falsch gesetzt
Der Gültigkeitszeitraum der Sperre ist nicht aktiv
Bei wiederkehrenden Sperren ist die RRULE nicht korrekt
Die Sperre wurde an der falschen Ressource angelegt

Prüfen:

Start- und Endzeit der Sperre
Gültigkeitszeitraum
Wiederholungsmuster / RRULE
betroffene Ressource

Buchung kann nicht abgeschlossen werden¶

Mögliche Ursachen:

Erforderliches Produkt fehlt
Die Zahlungsfunktion ist nicht aktiviert
Eine manuelle Freigabe ist erforderlich
Die Buchung entspricht nicht mehr den aktuellen Regeln
Der Zeitraum wurde zwischenzeitlich anderweitig gebucht oder blockiert

Prüfen:

Ist ein Produkt erforderlich?
Ist die Zahlungsfunktion aktiviert?
Ist eine Freigabe erforderlich?
Ist der Zeitraum weiterhin verfügbar?
Wurden Zeitplan, Regel oder Sperrzeiten geändert?

Buchung wartet auf Freigabe¶

Mögliche Ursache:

Für die Ressource ist eine manuelle Freigabe aktiviert.

Auswirkung:

Die Buchung wird zunächst als Anfrage gespeichert
Die Buchung muss durch verantwortliche Personen, Gruppen oder Rollen freigegeben werden
Erst nach Freigabe gilt die Buchung als bestätigt

Prüfen:

Ist die Freigabefunktion an der Ressource aktiviert?
Sind verantwortliche Personen, Gruppen oder Rollen hinterlegt?
Haben die Verantwortlichen Zugriff auf Belegungsplan oder Buchungshistorie?

Zahlung oder Produkt wird nicht korrekt angewendet¶

Mögliche Ursachen:

Die Zahlungsfunktion ist nicht aktiviert
Der Ressource wurde kein Produkt zugeordnet
Der Nutzer besitzt das erforderliche Produkt nicht
Das Produkt hat nicht genügend verfügbare Einheiten
Die Funktion wird mit manueller Freigabe kombiniert, was nicht zulässig ist

Prüfen:

Ist die Zahlungsfunktion für das Projekt aktiviert?
Ist ein Produkt an der Ressource hinterlegt?
Besitzt der Nutzer das erforderliche Produkt?
Sind ausreichend Einheiten vorhanden?
Ist gleichzeitig eine manuelle Freigabe aktiviert?

Ansprechpartner ist nicht sichtbar¶

Mögliche Ursachen:

Es wurde kein Ansprechpartner hinterlegt
Die Buchung wurde noch nicht erfolgreich durchgeführt
Der Nutzer hat kein Profil
Die Kontaktfunktion steht erst nach erfolgreicher Buchung zur Verfügung

Prüfen:

Ist ein Ansprechpartner an der Ressource hinterlegt?
Ist die Buchung abgeschlossen?
Hat der Nutzer ein Profil?

Reiter "Belegungsplan" oder Reiter "Buchungshistorie" ist nicht sichtbar¶

Mögliche Ursachen:

Der Nutzer ist kein App-Administrator
Der Nutzer ist kein Ressourcenmanager
Der Nutzer besitzt keine Ressourcenverantwortung
Die Person ist nicht als Ansprechpartner hinterlegt
Die Person gehört keiner verantwortlichen Gruppe oder Rolle an

Prüfen:

Hat der Nutzer die Rolle App-Administrator oder Ressourcenmanager?
Ist der Nutzer für mindestens eine Ressource verantwortlich?
Ist der Nutzer als Ansprechpartner, über eine Gruppe oder über eine Rolle hinterlegt?

Button „Belegungsplan“ ist nicht sichtbar¶

Mögliche Ursachen:

Die Option „Der Belegungsplan dieser Ressource ist für alle Nutzer mit Profil sichtbar“ ist an der Ressource nicht aktiviert
Der Nutzer besitzt kein Profil
Die Ressource ist für den Nutzer nicht sichtbar

Prüfen:

Ist die Option an der Ressource aktiviert?
Verfügt der Nutzer über ein Profil?
Ist die Ressource für den Nutzer sichtbar?

Belegungsplan oder Buchungshistorie zeigt nicht alle Ressourcen¶

Das ist erwartetes Verhalten, wenn der Nutzer nur für bestimmte Ressourcen verantwortlich ist.

Personen mit Ressourcenverantwortung sehen ausschließlich Einträge der Ressourcen, für die sie verantwortlich sind.

App-Administratoren und Ressourcenmanager sehen alle Ressourcen.

Buchende Person ist für andere Nutzer sichtbar¶

Mögliche Ursache:

Die Datenschutzeinstellung zur Anzeige von Name und Kontaktdaten der buchenden Person ist aktiviert.

Dies kann relevant werden, wenn nicht verfügbare Zeiten eingeblendet werden.

Prüfen:

Ist die entsprechende Datenschutzeinstellung an der Ressource aktiviert?
Werden nicht verfügbare Zeiten eingeblendet?
Wurde die Sichtbarkeit personenbezogener Daten transparent kommuniziert?

Checkliste bei Buchungsproblemen¶

Bei Buchungsproblemen sollte geprüft werden:

Ist die Ressource aktiviert?
Ist die Ressource für den Nutzer sichtbar?
Hat der Nutzer ein Profil?
Ist ein gültiger Zeitplan hinterlegt?
Ist eine Regel hinterlegt?
Liegt der gewünschte Zeitraum innerhalb des Zeitplans?
Entspricht der gewünschte Zeitraum den Buchungsregeln?
Gibt es bestehende Buchungen?
Gibt es Sperrzeiten?
Gibt es Kalenderblockierungen?
Ist ein Produkt erforderlich?
Ist eine manuelle Freigabe erforderlich?
Sind Verantwortliche hinterlegt?