Chatmodul¶

1. Einleitung¶

Das Chatmodul ermöglicht die Kommunikation zwischen App-Nutzern innerhalb der App und über die Browser-Version des Chats.

Je nach Konfiguration können Nutzer:

bestehenden Chatkanälen beitreten
in fest zugewiesenen Kanälen kommunizieren
direkte Unterhaltungen mit einzelnen Personen beginnen
eigene Konversationen mit mehreren Personen erstellen
Nachrichten, Bilder, Dateien und Sprachnachrichten versenden
Umfragen erstellen und beantworten
Nachrichten suchen, beantworten, weiterleiten oder melden

App-Administratoren legen im CMS die grundlegenden Einstellungen des Chatmoduls fest. Dazu gehören unter anderem die Aufbewahrungsdauer von Nachrichten und Dateien, die verfügbaren Kommunikationsformen, Datenschutzoptionen sowie die Einrichtung und Zugriffssteuerung der Chatkanäle.

Zusätzliche Verwaltungs- und Moderationsfunktionen stehen direkt in der App beziehungsweise in der Browser-Version des Chats zur Verfügung.

2. Grundprinzip¶

Das Chatmodul unterscheidet zwischen globalen Einstellungen, Chatkanälen und individuell gestarteten Unterhaltungen.

Bestandteil	Funktion
Globale Einstellungen	Legen fest, welche Funktionen im gesamten Chatmodul verfügbar sind
Chatkanäle	Strukturieren die Kommunikation nach Themen, Zuständigkeiten oder Nutzergruppen
Direkte Unterhaltungen	Ermöglichen die Kommunikation zwischen zwei Personen
Konversationen mit mehreren Nutzern	Ermöglichen selbst erstellte Unterhaltungen mit mehreren eingeladenen Personen
Kanaladministratoren	Verwalten und moderieren einzelne Chatkanäle
Kontaktverzeichnis	Dient dazu, andere Nutzer für direkte Unterhaltungen oder Einladungen zu finden
Privatsphäre-Einstellungen	Steuern unter anderem die Sichtbarkeit eines Nutzers im Kontaktverzeichnis und die Verwendung eines Pseudonyms

Welche Funktionen ein Nutzer sieht, hängt von mehreren Ebenen ab:

den allgemeinen Einstellungen des Chatmoduls
den Einstellungen des jeweiligen Chatkanals
den Rollen, Gruppen und Abteilungen des Nutzerprofils
den Administrationsrechten innerhalb des Kanals
den persönlichen Privatsphäre- und Benachrichtigungseinstellungen des Nutzers

Hinweis: Wird eine Funktion in der App nicht angezeigt, ist sie häufig nicht freigeschaltet oder der Nutzer besitzt nicht die erforderliche Berechtigung. Das Ausblenden einer nicht verfügbaren Funktion ist in der Regel beabsichtigt.

3. Voraussetzungen und Zuständigkeiten¶

3.1 App-Nutzerprofil¶

Für die Nutzung des Chats ist ein App-Nutzerprofil erforderlich. Das Profil stellt die Identität des Nutzers im Chat bereit und ist unter anderem für folgende Funktionen notwendig:

Anzeige des Namens oder Pseudonyms
Zuordnung zu Rollen, Gruppen und Abteilungen
Aufnahme in Chatkanäle
Nutzung des Kontaktverzeichnisses
direkte Unterhaltungen und Einladungen
Vergabe von Kanaladministrationsrechten

3.2 Zuständigkeiten¶

CMS-Administratoren¶

CMS-Administratoren konfigurieren das Chatmodul und legen Chatkanäle an. Sie steuern insbesondere:

globale Chat-Einstellungen
Chatregeln und Hilfeseite
Aufbewahrungsfristen
direkte und mehrteilige Kommunikation
Pseudonyme und Kontaktverzeichnis
Kanalnamen, Bilder und Hintergrundgestaltung
Sichtbarkeit und feste Teilnehmer
Kanaladministratoren

Kanaladministratoren¶

Kanaladministratoren verwalten einen oder mehrere konkrete Chatkanäle. Je nach Kanal und Berechtigung können sie unter anderem:

Nachrichten anderer Teilnehmer löschen
Nachrichten anpinnen
Teilnehmer hinzufügen oder entfernen
Kanalinformationen bearbeiten
Nachrichtenverläufe verwalten
Umfragen erstellen
den Kanal moderieren

Reguläre Teilnehmer¶

Reguläre Teilnehmer können die freigegebenen Chatfunktionen nutzen. Welche Funktionen verfügbar sind, hängt von den globalen und kanalspezifischen Einstellungen ab.

4. Aufbau des Chatmoduls im CMS¶

Das Chatmodul ist im CMS in vier Reiter unterteilt:

Reiter	Funktion
Vorschau	Zeigt die Chatoberfläche und ermöglicht die Bedienung des Chats im CMS
Hilfeseite	Verknüpft eine Hilfeseite, die Nutzer direkt im Chat aufrufen können
Chat Kanäle	Dient zum Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Chatkanälen
Einstellungen	Enthält die allgemeinen Vorgaben für das gesamte Chatmodul

UI-Pfad:

CMS → Modulverwaltung → Chatmodul

5. Einstellungen¶

Im Reiter „Einstellungen“ legen Sie die grundlegenden Vorgaben für das gesamte Chatmodul fest.

UI-Pfad:

CMS → Modulverwaltung → Chatmodul → Reiter „Einstellungen“

Chat-Einstellungen

Speichern Sie Änderungen über den Button „Speichern“ am unteren Ende der Seite.

5.1 Allgemein¶

Chatregeln (Seite)¶

Über „Chatregeln (Seite)“ verknüpfen Sie eine Seite mit den geltenden Regeln für die Nutzung des Chats.

Ist eine Regelseite hinterlegt, wird sie Nutzern beim erstmaligen Öffnen des Chats angezeigt. Die Regeln müssen akzeptiert werden, bevor der Chat weiter genutzt werden kann.

Über das Stiftsymbol können Sie die verknüpfte Seite bearbeiten. Mit dem Mülleimer-Symbol entfernen Sie die Verknüpfung.

Empfehlung: Beschreiben Sie in den Chatregeln mindestens:

zulässige und unzulässige Inhalte
Umgangston und Verhaltensregeln
Umgang mit personenbezogenen Daten
Moderation und mögliche Sanktionen
Meldewege bei problematischen Inhalten
Zuständigkeiten der Organisation

Version¶

Die Versionsnummer wird intern vom Chatmodul verwendet.

Ändern Sie diesen Wert nur, wenn dies mit appack abgestimmt wurde. Die Versionsnummer ist keine frei zu pflegende Inhaltsangabe und sollte nicht zur Kennzeichnung redaktioneller Änderungen verwendet werden.

App-Farben verwenden¶

Ist „App-Farben verwenden“ aktiviert, übernimmt das Chatmodul die allgemeinen Farbeinstellungen des App-Projekts.

Dadurch fügt sich die Chatoberfläche optisch in das übrige Erscheinungsbild der App ein.

5.2 Datenaufbewahrung¶

Über die Einstellungen zur Datenaufbewahrung legen Sie fest, wie lange Nachrichten und Dateien im Chat gespeichert werden.

Die Aufbewahrungszeiträume helfen dabei, den verfügbaren Speicherplatz der App zu steuern. Besonders Bilder, Dokumente, Videos, Sprachnachrichten und andere Dateianhänge können deutlich mehr Speicherplatz beanspruchen als reine Textnachrichten.

Anzahl der Tage, die Nachrichten gespeichert werden¶

Legen Sie fest, wie viele Tage Nachrichten im Chat gespeichert werden.

Der zulässige Zeitraum liegt zwischen 1 und 1095 Tagen. Nachrichten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, werden automatisch gelöscht.

Beispiel:

Bei einem Wert von 365 bleiben Nachrichten 365 Tage erhalten.

Achtung: Änderungen gelten unmittelbar nach dem Speichern. Wird die Aufbewahrungsdauer verkürzt, können ältere Nachrichten direkt gelöscht werden.

Beispiel:

bisherige Aufbewahrung: 365 Tage
neue Aufbewahrung: 90 Tage

Nach dem Speichern werden Nachrichten gelöscht, die älter als 90 Tage sind.

Anzahl der Tage, die Dateien gespeichert werden¶

Für Dateien kann eine eigene und gegebenenfalls kürzere Aufbewahrungsdauer festgelegt werden.

Der zulässige Zeitraum liegt zwischen 0 und 1095 Tagen. Dabei gelten folgende Regeln:

Die Aufbewahrungsdauer für Dateien darf nicht länger sein als die Aufbewahrungsdauer für Nachrichten.
Der Wert 0 bedeutet, dass Dateien gemeinsam mit der zugehörigen Nachricht gelöscht werden.
Bei einer kürzeren Dateiaufbewahrung kann eine Nachricht weiterhin sichtbar sein, obwohl die angehängte Datei bereits gelöscht wurde.

Beispiel:

Nachrichten: 365 Tage
Dateien: 30 Tage

In diesem Fall bleiben Textnachrichten 365 Tage erhalten. Die zugehörigen Dateien werden bereits nach 30 Tagen gelöscht.

Achtung: Auch Änderungen an der Datei-Aufbewahrung gelten unmittelbar nach dem Speichern. Wird der Zeitraum verkürzt, können ältere Dateien direkt gelöscht werden.

5.3 Kommunikation¶

Direkte Kommunikation erlauben¶

Aktivieren Sie diese Option, wenn Nutzer private Unterhaltungen mit einzelnen Personen beginnen dürfen.

Ist die Funktion aktiviert, erscheint in der Kanalübersicht über das Plus-Symbol der Menüpunkt „Unterhaltung starten“. Nutzer können dort eine Person aus dem Kontaktverzeichnis auswählen und eine Einladung senden.

Solange die eingeladene Person noch nicht zugestimmt hat, wird die Unterhaltung unter „Einladungen“ angezeigt.

Ist die Funktion deaktiviert, können Nutzer keine neuen direkten Unterhaltungen beginnen. Die im CMS bereitgestellten Chatkanäle bleiben davon unberührt.

Konversationen mit mehreren Nutzern erlauben¶

Aktivieren Sie diese Option, wenn Nutzer selbst Unterhaltungen mit mehreren Teilnehmern erstellen dürfen.

Die Funktion baut auf der direkten Kommunikation auf und kann nur aktiviert werden, wenn „Direkte Kommunikation erlauben“ ebenfalls aktiv ist.

In der App wählen Nutzer beim Start einer neuen Unterhaltung mehrere Personen aus. Anschließend können sie der Unterhaltung einen Namen, eine Beschreibung und ein Bild geben.

Wird die direkte Kommunikation deaktiviert, wird auch die Erstellung von Konversationen mit mehreren Nutzern deaktiviert.

Umfragen für Nicht-Admins erlauben¶

Mit dieser Einstellung legen Sie fest, ob auch reguläre Teilnehmer Umfragen erstellen dürfen.

Ist die Option deaktiviert, steht die Erstellung von Umfragen nur berechtigten Administratoren zur Verfügung.

Ist die Option aktiviert, können auch reguläre Teilnehmer über das Anhänge-Menü eine Umfrage anlegen.

Eine Umfrage kann je nach gewählter Konfiguration unter anderem enthalten:

Titel und Beschreibung
mehrere Antwortmöglichkeiten oder Terminvorschläge
Einzel- oder Mehrfachauswahl
Begrenzung der Teilnehmerzahl pro Option
anonyme Abstimmung
Enddatum

Hinweis: Eine anonym erstellte Umfrage kann nachträglich nicht in eine namentliche Umfrage umgewandelt werden.

GIFs erlauben¶

Aktivieren Sie diese Option, wenn Nutzer GIFs im Chat versenden dürfen.

Die GIFs werden über einen externen Dienst bereitgestellt und direkt im Chat gesucht und ausgewählt.

Hinweis zum Datenschutz: GIFs werden aus externen Quellen geladen. Prüfen Sie vor der Aktivierung, ob dies mit den Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben Ihrer Organisation vereinbar ist.

5.4 Datenschutz¶

Pseudonyme erlauben¶

Aktivieren Sie diese Einstellung, wenn Nutzer im Chat statt ihres vollständigen Namens ein selbst gewähltes Pseudonym verwenden dürfen.

Ist die Funktion freigeschaltet, erscheint in den persönlichen Privatsphäre-Einstellungen des Chats die Option „Spitzname anzeigen“. Nutzer können dort ein Pseudonym hinterlegen.

Nutzer ohne Pseudonym werden weiterhin mit ihrem regulären Profilnamen angezeigt.

Achtung: Die Einstellung kann nur deaktiviert werden, solange noch kein Nutzer ein Pseudonym angelegt hat. Sobald ein Pseudonym verwendet wird, ist die Deaktivierung gesperrt.

Nachrichten anonymisieren, wenn ein Profil gelöscht wird¶

Aktivieren Sie diese Option, wenn Nachrichten eines gelöschten Profils im Gesprächsverlauf erhalten bleiben, aber nicht mehr der gelöschten Person zugeordnet werden sollen.

Der Gesprächsverlauf bleibt dadurch nachvollziehbar. Der bisherige Personenbezug wird entfernt beziehungsweise anonymisiert.

Sichtbarkeit aller Nutzer im Kontaktverzeichnis erzwingen¶

Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass alle Nutzer im Kontaktverzeichnis angezeigt werden.

Ist die Option deaktiviert, können Nutzer – sofern die direkte Kommunikation aktiviert ist – in ihren Privatsphäre-Einstellungen selbst festlegen:

ob sie im Kontaktverzeichnis sichtbar sein möchten
ob sie nur für Personen aus gemeinsamen Gruppen sichtbar sein möchten

Ist die Option aktiviert, wird die individuelle Entscheidung zur Sichtbarkeit überschrieben. Die entsprechende Einstellung ist für Nutzer gesperrt.

Achtung: Durch die Aktivierung werden alle Nutzer im Kontaktverzeichnis sichtbar. Prüfen Sie vorab, ob dies zum Nutzungskonzept und zu den Datenschutzvorgaben Ihrer Organisation passt.

5.5 Chat am Desktop nutzen¶

Der Chat kann zusätzlich zur App über einen Browser am Desktop-PC verwendet werden.

Den dafür vorgesehenen Link finden Sie im unteren Bereich des Reiters „Einstellungen“ unter „Chat auch am Desktop nutzen?“.

Beim Aufruf des Links können Nutzer ihre E-Mail-Adresse eingeben und sich einen persönlichen Anmeldelink zusenden lassen. Über diesen Link wird der Chat im Browser geöffnet.

Sie können den Desktop-Link beispielsweise:

auf einer internen Website bereitstellen
per E-Mail verteilen
auf der Hilfeseite des Chatmoduls hinterlegen
innerhalb einer Informationsseite in der App verlinken

Voraussetzung: Die verwendete E-Mail-Adresse muss einem App-Nutzerprofil zugeordnet sein.

6. Hilfeseite¶

Im Reiter „Hilfeseite“ verknüpfen Sie eine Seite mit Erläuterungen zur Nutzung des Chats.

UI-Pfad:

CMS → Modulverwaltung → Chatmodul → Reiter „Hilfeseite“

Nutzer können die hinterlegte Seite auf der obersten Ebene des Chatmoduls über das Info-Symbol oben rechts aufrufen.

Die Hilfeseite kann beispielsweise enthalten:

kurze Einführung in den Chat
Erklärung der verfügbaren Kanalarten
Verhaltens- und Moderationshinweise
Anleitung für Direkt- und Gruppenchats
Hinweis auf die Desktop-Version
Kontaktmöglichkeit bei Problemen
Verlinkung zu den Chatregeln

Hinweis: Die Hilfeseite und die Chatregeln erfüllen unterschiedliche Zwecke. Die Hilfeseite erklärt die Bedienung. Die Chatregeln enthalten verbindliche Vorgaben für die Nutzung.

7. Chatkanäle¶

Chatkanäle strukturieren die Kommunikation nach Themen, Zuständigkeiten oder Nutzergruppen.

Beispiele:

Allgemeiner Austausch
Vorstand
Jugendabteilung
Mitarbeitende
Veranstaltungsorganisation
Informationen der Geschäftsstelle
Liveticker oder Ankündigungskanal

UI-Pfad:

CMS → Modulverwaltung → Chatmodul → Reiter „Chat Kanäle“

In der Übersicht können Sie:

neue Chatkanäle anlegen
bestehende Chatkanäle bearbeiten
Chatkanäle löschen
erkennen, ob ein Kanal zu einem Gruppenraum gehört

7.1 Kanal aus einem Gruppenraum¶

Einige Kanäle werden nicht direkt im CMS, sondern innerhalb eines digitalen Gruppenraums in der App erstellt.

Diese Kanäle werden in der CMS-Übersicht angezeigt. Bestimmte Einstellungen sind jedoch gesperrt, weil die Mitgliedschaft bereits durch den zugehörigen Gruppenraum gesteuert wird.

Dazu können insbesondere gehören:

PIN-Code
Sichtbarkeit nach Rollen oder Abteilungen
feste Teilnehmer
weitere Zugriffsoptionen

7.2 Neuen Chatkanal erstellen¶

Klicken Sie im Reiter „Chat Kanäle“ auf den Plus-Button.

Chatkanal erstellen

Je nach Konfiguration des Projekts können folgende Felder verfügbar sein.

Aktiv¶

Aktivieren Sie diese Option, damit der Kanal in der App genutzt werden kann.

Ein deaktivierter Kanal steht Nutzern nicht zur Verfügung.

Bild oder Icon¶

Wählen Sie optional ein Bild beziehungsweise Icon für den Kanal aus.

Das Bild erleichtert die visuelle Zuordnung in der Kanalübersicht.

Hintergrundbild¶

Wählen Sie optional ein Bild, das als Hintergrund innerhalb des Kanals angezeigt wird.

Achten Sie auf eine gute Lesbarkeit der Nachrichten vor dem gewählten Hintergrund.

Hintergrundfarbe¶

Legen Sie optional eine Hintergrundfarbe für den Kanal fest.

Name¶

Vergeben Sie einen eindeutigen und verständlichen Namen.

Empfehlungen:

möglichst kurz und eindeutig
keine internen Abkürzungen, die Nutzer nicht kennen
Zweck oder Zielgruppe des Kanals erkennbar machen

PIN-Code¶

Mit einem PIN-Code schützen Sie den Beitritt zum Kanal.

Nutzer sehen den Kanal in der Liste der beitretbaren Kanäle, müssen beim Beitritt jedoch den korrekten PIN eingeben.

Der PIN kann aus Zahlen und Buchstaben bestehen.

Hinweis: Teilen Sie den PIN nur mit dem vorgesehenen Personenkreis. Ein PIN ersetzt keine rollen-, gruppen- oder abteilungsbasierte Zugriffssteuerung, wenn sensible Inhalte geschützt werden sollen.

Nur lesen¶

Aktivieren Sie „Nur lesen“, wenn reguläre Teilnehmer im Kanal keine Nachrichten schreiben sollen.

In der App wird Teilnehmern in diesem Fall kein Eingabefeld angezeigt. Kanaladministratoren können weiterhin Inhalte veröffentlichen.

Geeignete Anwendungsfälle:

Ankündigungskanal
Liveticker
wichtige organisatorische Informationen
interne Informationskanäle ohne Diskussion

Nachrichten endgültig löschen¶

Legen Sie fest, was beim Löschen einer Nachricht in diesem Kanal passiert.

Ist die Option deaktiviert (Standard), bleibt eine gelöschte Nachricht als Platzhalter „Nachricht wurde gelöscht“ im Gesprächsverlauf sichtbar.

Ist die Option aktiviert, wird eine gelöschte Nachricht vollständig entfernt. Es bleibt kein Platzhalter im Gesprächsverlauf zurück.

Hinweis: Diese Einstellung betrifft nur einzelne gelöschte Nachrichten, nicht das Löschen des gesamten Kanals (siehe Abschnitt 7.8 „Chatkanal löschen“).

Administrator-Profile¶

Wählen Sie einzelne Nutzerprofile aus, die den Kanal administrieren dürfen.

Diese Personen erhalten zusätzliche Verwaltungs- und Moderationsrechte für den Kanal.

Administratorengruppe¶

Alternativ können Sie eine Gruppe als Administratorengruppe festlegen.

Alle Mitglieder dieser Gruppe erhalten die entsprechenden Administrationsrechte im Kanal.

Die Gruppe wird unter folgendem Pfad verwaltet:

CMS → App-Nutzer → Gruppen

7.3 Sichtbarkeit und Beitritt steuern¶

Rollen¶

Wählen Sie eine oder mehrere Rollen aus, wenn der Kanal nur für Nutzer mit diesen Rollen sichtbar sein soll.

Abteilungen¶

Wählen Sie eine oder mehrere Abteilungen aus, wenn der Kanal nur für Nutzer aus diesen Abteilungen sichtbar sein soll.

Werden Rollen und Abteilungen kombiniert, muss ein Nutzer die festgelegten Bedingungen erfüllen, damit der Kanal angezeigt wird.

PIN und Sichtbarkeitsfilter kombinieren¶

Ein PIN-Code kann zusätzlich zu Rollen- oder Abteilungsfiltern verwendet werden.

In diesem Fall muss ein Nutzer:

die erforderliche Rolle beziehungsweise Abteilung besitzen
den korrekten PIN eingeben

7.4 Feste Kanalteilnehmer¶

Bei festgelegten Kanalteilnehmern werden Nutzer automatisch in den Kanal aufgenommen. Der Kanal muss nicht manuell über „Kanälen beitreten“ abonniert werden.

Festgelegte Kanalteilnehmer – Rolle¶

Wählen Sie eine oder mehrere Rollen aus, deren Nutzer automatisch in den Kanal aufgenommen werden sollen.

Festgelegte Kanalteilnehmer – Gruppen¶

Wählen Sie Gruppen aus, deren Mitglieder automatisch in den Kanal aufgenommen werden sollen.

Hinweis: Kanäle mit festen Teilnehmern erscheinen in der Regel nicht in der allgemeinen Liste der beitretbaren Kanäle.

7.5 Wechselwirkungen bei der Teilnehmersteuerung¶

Die freie Sichtbarkeit und die feste Zuweisung verfolgen unterschiedliche Konzepte:

Rollen und Abteilungen: Nutzer sehen den Kanal und können ihm beitreten.
Feste Teilnehmer: Nutzer werden automatisch in den Kanal aufgenommen.

Diese beiden Konzepte können nicht in jeder Konfiguration gleichzeitig verwendet werden. Sobald feste Teilnehmer definiert sind, werden die Felder zur freien Sichtbarkeit gegebenenfalls gesperrt.

Auch die feste Zuweisung über Rollen und über Gruppen kann sich gegenseitig ausschließen.

Prüfen Sie daher vor dem Speichern, ob der Kanal:

frei auffindbar und beitretbar sein soll oder
einen fest definierten Teilnehmerkreis haben soll

7.6 Zusätzliche Kanaloptionen¶

Je nach Modul- und Projektkonfiguration können weitere Optionen verfügbar sein.

Gesprächsverlauf anzeigen¶

Diese Einstellung legt fest, ob neu beigetretene Nutzer den bereits bestehenden Gesprächsverlauf sehen können.

Ist die Option deaktiviert, sehen neue Teilnehmer nur Nachrichten ab ihrem Beitritt.

Verknüpfte Profile unterstützen¶

In einzelnen Projekten können Nutzer mit zusätzlich verknüpften Profilen arbeiten, beispielsweise Eltern- und Kinderprofilen.

Ist diese Option aktiviert, kann ein verknüpftes Profil zusätzlich zum Hauptprofil in Nachrichten oder Teilnehmerlisten angezeigt werden.

Reaktionen auf Nachrichten erlauben¶

Ist diese Option aktiviert, können Nutzer mit Emojis auf Nachrichten reagieren.

Liveticker¶

Ein Liveticker ist ein öffentlich oder eingebettet nutzbarer Ankündigungskanal.

Reguläre Nutzer können Inhalte lesen, aber nicht selbst schreiben. Für entsprechende Kanäle kann ein Einbettungslink beziehungsweise Einbettungscode bereitgestellt werden.

Hinweis: Der Liveticker kann je nach Projekt als optionale oder noch nicht allgemein verfügbare Funktion geführt werden.

7.7 Chatkanal bearbeiten¶

Öffnen Sie den gewünschten Kanal in der Übersicht und ändern Sie die erforderlichen Einstellungen.

Prüfen Sie insbesondere die Auswirkungen auf:

Sichtbarkeit
bestehende Teilnehmer
Schreibrechte
Kanaladministratoren
PIN-Zugang

Änderungen können unmittelbar beeinflussen, welche Nutzer den Kanal sehen und verwenden können.

7.8 Chatkanal löschen¶

Markieren Sie den gewünschten Kanal in der Übersicht. Anschließend erscheint das Mülleimer-Symbol.

Klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol und bestätigen Sie die Löschung.

Achtung: Nach dem Löschen stehen der Kanal und der zugehörige Gesprächsverlauf nicht mehr zur Verfügung. Prüfen Sie vorab, ob enthaltene Informationen weiterhin benötigt werden.

8. Vorschau im CMS¶

Im Reiter „Vorschau“ wird die Chatoberfläche angezeigt. Der Chat kann dort ähnlich wie in der App beziehungsweise Browser-Version bedient werden.

8.1 Voraussetzung¶

Der CMS-Account muss mit einem App-Nutzerprofil verknüpft sein.

Fehlt diese Verknüpfung, wird statt der Chatoberfläche ein Hinweis angezeigt.

Hinweis zur Profilaktivierung

8.2 CMS-Account mit App-Nutzerprofil verknüpfen¶

Die Verknüpfung erfolgt über den persönlichen Login-Code des CMS-Administrators.

UI-Pfad:

CMS → Persönliche Einstellungen → Login-Code

App befindet sich noch im Preview-Modus¶

Öffnen Sie die appack Preview-App.
Wechseln Sie gegebenenfalls in das gewünschte App-Projekt.
Scannen Sie den Login-Code zur Aktivierung beziehungsweise Verknüpfung.
Melden Sie sich anschließend erneut im CMS an.
Öffnen Sie das Chatmodul und den Reiter „Vorschau“.

Je nach Ausgangszustand kann der Login-Code zweimal gescannt werden müssen:

zur Umwandlung der Preview-App in das App-Projekt
zur Verknüpfung des App-Nutzerprofils mit dem CMS-Account

App ist bereits veröffentlicht¶

Öffnen Sie die App.
Rufen Sie die Funktion zum Scannen des Login-Codes auf.
Scannen Sie den persönlichen Login-Code aus dem CMS.
Melden Sie sich anschließend erneut im CMS an.
Öffnen Sie den Reiter „Vorschau“.

9. Nutzung des Chats in der App¶

Dieser Abschnitt beschreibt die wichtigsten Funktionen aus Sicht der App-Nutzer. App-Administratoren können dadurch nachvollziehen, wie sich die CMS-Einstellungen in der App auswirken.

9.1 Kanalübersicht¶

In der Kanalübersicht sehen Nutzer unter anderem:

bereits beigetretene oder fest zugewiesene Kanäle
direkte Unterhaltungen
Gruppenkonversationen
Einladungen
ungelesene Nachrichten
Plus-Symbol für neue Aktionen
Info-Symbol für die Hilfeseite
gegebenenfalls das Zahnrad-Symbol für Privatsphäre-Einstellungen

9.2 Einem Kanal beitreten¶

Sofern beitretbare Kanäle vorhanden sind:

Plus-Symbol öffnen
„Kanälen beitreten“ auswählen
gewünschten Kanal suchen
auf das Plus-Symbol neben dem Kanal tippen
gegebenenfalls PIN eingeben

Fest zugewiesene Kanäle werden automatisch angezeigt und müssen nicht manuell abonniert werden.

9.3 Direkte Unterhaltung starten¶

Voraussetzung ist die aktivierte Einstellung „Direkte Kommunikation erlauben“.

Plus-Symbol öffnen
„Unterhaltung starten“ auswählen
Person aus dem Kontaktverzeichnis wählen
erste Nachricht verfassen
Einladung senden

Die Unterhaltung wird vollständig nutzbar, sobald die eingeladene Person zugestimmt hat.

9.4 Gruppenunterhaltung erstellen¶

Voraussetzungen:

direkte Kommunikation ist aktiviert
Konversationen mit mehreren Nutzern sind aktiviert

Beim Start einer neuen Unterhaltung werden mehrere Personen ausgewählt. Danach kann die Unterhaltung mit Name, Beschreibung und Bild versehen werden.

Alle ausgewählten Personen erhalten eine Einladung.

9.5 Einladungen¶

Im Reiter „Einladungen“ können Nutzer:

eingehende Einladungen annehmen
eingehende Einladungen ablehnen
gegebenenfalls einen Ablehnungsgrund angeben
selbst gesendete Einladungen zurückziehen

Der Reiter wird nur angezeigt, wenn Einladungen vorhanden sind.

9.6 Nachrichten senden¶

In beschreibbaren Kanälen steht am unteren Rand ein Eingabefeld zur Verfügung.

Nutzer können dort Text eingeben und die Nachricht über das Papierflieger-Symbol senden.

In schreibgeschützten Kanälen wird kein Eingabefeld angezeigt.

9.7 Nachrichten bearbeiten und löschen¶

Nutzer können eigene Textnachrichten nachträglich bearbeiten.

Eigene Nachrichten können gelöscht werden. Das Löschen von Nachrichten anderer Personen erfordert entsprechende Administrationsrechte.

Umfragen können nicht wie normale Textnachrichten bearbeitet werden.

9.8 Weitere Nachrichtenaktionen¶

Durch längeres Drücken beziehungsweise Anklicken einer Nachricht können – abhängig von Nachrichtentyp und Berechtigung – folgende Aktionen verfügbar sein:

Aktion	Funktion
Antworten	Bezieht sich direkt auf eine vorhandene Nachricht
Kopieren	Kopiert den Nachrichtentext
Weiterleiten	Sendet die Nachricht in einen anderen Kanal
Anpinnen	Hebt eine wichtige Nachricht im Kanal hervor
Pin lösen	Entfernt eine angepinnte Nachricht
Herunterladen	Lädt eine angehängte Datei herunter
Direktnachricht senden	Startet eine direkte Unterhaltung mit dem Absender
Übersetzen	Übersetzt die Nachricht in die Oberflächensprache
Melden	Meldet problematische Inhalte
Kontakt hinzufügen	Übernimmt eine geteilte Kontaktkarte
Auf Desktop beitreten	Öffnet eine Videokonferenz am Desktop

Nicht verfügbare Aktionen werden ausgeblendet.

9.9 Lesebestätigungen¶

Bei Nachrichten kann angezeigt werden, welche Teilnehmer die Nachricht bereits gelesen haben.

Die Anzeige befindet sich im Nachrichtenmenü unter „Gelesen von“.

9.10 Reaktionen¶

Sind Reaktionen für den Kanal aktiviert, können Nutzer mit Emojis auf Nachrichten reagieren.

9.11 Dateien und weitere Inhalte versenden¶

Über das Plus-Symbol neben dem Eingabefeld können – abhängig von Projekt, Gerät und Freigabe – folgende Inhalte versendet werden:

Dokumente und Dateien
GIFs
Standort
Umfragen
Videomeetings
Kontakte

Für Fotos und Videos kann zusätzlich ein eigenes Medien-Symbol angezeigt werden.

9.12 Sprachnachrichten¶

Ist das Textfeld leer, wird ein Mikrofon-Symbol angezeigt.

Nutzer können:

Aufnahme starten
Aufnahme pausieren oder beenden
Aufnahme anhören
Aufnahme senden oder verwerfen

Sprachnachrichten gelten als Dateien und unterliegen daher der eingestellten Datei-Aufbewahrungsdauer.

9.13 Umfragen¶

Umfragen werden direkt im Chatverlauf dargestellt.

Teilnehmer können je nach Umfragetyp:

Optionen auswählen
Optionen ablehnen
mehrere Antworten abgeben
Ergebnisse einsehen
bei nicht anonymen Umfragen Teilnehmernamen sehen

Ob reguläre Nutzer selbst Umfragen erstellen dürfen, wird zentral über „Umfragen für Nicht-Admins erlauben“ gesteuert.

9.14 Nachrichten durchsuchen¶

Über die Kanalinformationen kann die Funktion „Nachrichten durchsuchen“ geöffnet werden.

Mit den Pfeilen wechseln Nutzer zwischen den gefundenen Nachrichten.

9.15 Angepinnte Nachrichten¶

Angepinnte Nachrichten erscheinen hervorgehoben am oberen Rand des Kanals.

Sind mehrere Nachrichten angepinnt, kann zwischen ihnen gewechselt werden.

9.16 Medien und Dokumente¶

In den Kanalinformationen befindet sich eine Übersicht aller im Kanal geteilten Medien und Dokumente.

Dateien, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, stehen dort nicht mehr zur Verfügung.

9.17 Kanal stummschalten¶

Über das Glocken-Symbol in den Kanalinformationen können Nutzer Benachrichtigungen für einen einzelnen Kanal stummschalten oder wieder aktivieren.

9.18 Kanal verlassen¶

Sofern der Kanal und die Berechtigungen dies zulassen, kann ein Nutzer den Kanal über die Kanalinformationen verlassen.

Fest zugewiesene Kanäle können gegebenenfalls nicht selbstständig verlassen werden.

10. Administration und Moderation in der App¶

Kanaladministratoren erhalten zusätzliche Funktionen in den Kanalinformationen und Nachrichtenmenüs.

10.1 Kanal bearbeiten¶

Je nach Kanaltyp können Administratoren direkt in der App beziehungsweise Browser-Version folgende Angaben bearbeiten:

Name
Beschreibung
Kanalbild
Hintergrundbild
Sichtbarkeit des bisherigen Gesprächsverlaufs
Unterstützung verknüpfter Profile
Reaktionen auf Nachrichten

Einige im CMS verwaltete Zugriffs- und Teilnehmeroptionen können nur im CMS geändert werden.

10.2 Teilnehmer hinzufügen¶

Kanaladministratoren können weitere Personen auswählen und zum Kanal einladen.

Ob eine Person auswählbar ist, hängt von den globalen Chat-Einstellungen, dem Kontaktverzeichnis und den Zugriffsbedingungen des Kanals ab.

10.3 Teilnehmer entfernen¶

Über „Teilnehmer entfernen“ können Kanaladministratoren einzelne Personen aus dem Kanal entfernen.

Bei fest zugewiesenen Kanälen kann die Person durch ihre Rolle oder Gruppenzugehörigkeit erneut automatisch aufgenommen werden.

10.4 Nachrichten anderer Teilnehmer löschen¶

Kanaladministratoren können problematische oder unzulässige Nachrichten entfernen.

Reguläre Nutzer können nur ihre eigenen Nachrichten löschen.

10.5 Nachrichten anpinnen¶

Wichtige Informationen können angepinnt werden und bleiben dadurch am oberen Rand des Kanals sichtbar.

10.6 Alle Nachrichten löschen¶

Je nach Berechtigung kann der gesamte Gesprächsverlauf eines Kanals gelöscht werden.

Achtung: Die Löschung betrifft den vollständigen Verlauf und kann nicht über die normale Chatoberfläche rückgängig gemacht werden.

10.7 Nutzer sperren oder blockieren¶

Je nach eingesetzter Chatkonfiguration können Kanaladministratoren Nutzer aus einem Kanal entfernen oder für den Kanal sperren.

Eine Sperre verhindert, dass die Person dem Kanal erneut beitritt beziehungsweise dort weiter kommuniziert.

10.8 Gemeldete Inhalte¶

Nutzer können Nachrichten über „Melden“ kennzeichnen.

Als Meldegründe können unter anderem angeboten werden:

Gewalt
Belästigung
Suizid oder Selbstverletzung
Falschinformation
Spam
Hassrede
Terrorismus
anstößige Inhalte

Legen Sie innerhalb Ihrer Organisation fest, wer Meldungen prüft und welche Maßnahmen bei Verstößen erfolgen.

11. Privatsphäre-Einstellungen der Nutzer¶

Beim ersten Start des Chats werden Nutzern – abhängig von der globalen Konfiguration – persönliche Privatsphäre-Einstellungen angezeigt.

Diese können später über das Zahnrad-Symbol in der Kanalübersicht erneut geöffnet werden.

11.1 Im Kontaktverzeichnis sichtbar sein¶

Nutzer legen fest, ob sie von anderen Personen im Kontaktverzeichnis gefunden werden können.

Die Option wird nur benötigt, wenn direkte Kommunikation aktiviert ist.

11.2 Nur für gemeinsame Gruppen sichtbar¶

Ist die Sichtbarkeit im Kontaktverzeichnis aktiviert, kann sie auf Personen beschränkt werden, mit denen bereits eine gemeinsame Gruppe besteht.

11.3 Pseudonym anzeigen¶

Ist die Pseudonymfunktion freigeschaltet, können Nutzer ein Pseudonym hinterlegen und anstelle ihres vollständigen Namens anzeigen lassen.

11.4 Erzwungene Sichtbarkeit¶

Ist im CMS „Sichtbarkeit aller Nutzer im Kontaktverzeichnis erzwingen“ aktiviert, kann der Nutzer seine Sichtbarkeit nicht selbst ändern.

Die gesperrte Einstellung wird entsprechend gekennzeichnet.

12. Benachrichtigungen und ungelesene Nachrichten¶

12.1 Benachrichtigungen auf dem Smartphone¶

Push-Benachrichtigungen für den Chat werden zusätzlich durch die Systemeinstellungen des Geräts beeinflusst.

Sind Benachrichtigungen für die App auf Betriebssystemebene deaktiviert, können keine Chatbenachrichtigungen zugestellt werden.

12.2 Benachrichtigungen im Browser¶

In der Browser-Version erscheint eine Aufforderung, Browser-Benachrichtigungen zu erlauben.

Wurden Benachrichtigungen im Browser bereits blockiert, müssen sie in den Browsereinstellungen wieder freigegeben werden.

12.3 Benachrichtigungen einzelner Kanäle¶

Unabhängig von den allgemeinen Geräteeinstellungen können Nutzer einzelne Kanäle über das Glocken-Symbol stummschalten.

12.4 Badge für ungelesene Nachrichten¶

Ist die Badge-Funktion für das Chatmodul aktiviert, kann die Zahl ungelesener Nachrichten angezeigt werden:

am Menüpunkt des Chatmoduls
am App-Icon
gegebenenfalls auf einer Startseitenkachel

UI-Pfad:

CMS → Modulverwaltung → Chatmodul → Module verwalten → Badge

Die Zahl am App-Icon kann auch ungelesene Inhalte anderer Module enthalten, für die ebenfalls die Badge-Funktion aktiviert ist.

Empfehlung: Aktivieren Sie Badges sparsam und bevorzugt für Module, die für Nutzer leicht auffindbar sind.

13. Optionale Funktionen¶

Einige Funktionen sind nicht in jedem App-Projekt verfügbar oder werden außerhalb der allgemeinen Chat-Einstellungen konfiguriert.

13.1 KI-Assistenten im Chat¶

Sind KI-Assistenten für die App und den Chat freigeschaltet, kann im Plus-Menü der Eintrag „Mit KI-Assistent chatten“ erscheinen.

Die Einrichtung des KI-Assistenten erfolgt nicht über die allgemeinen Chat-Einstellungen.

13.2 Videomeetings¶

Je nach Projektkonfiguration können Nutzer über das Anhänge-Menü ein Videomeeting erstellen.

Diese Funktion kann über einen externen Videokonferenzdienst bereitgestellt werden.

13.3 Kontaktkarten und Standort¶

Das Teilen von Kontakten oder Standortdaten kann vom Gerät, der App-Version und den erteilten Berechtigungen abhängen.

14. Fehlerfälle und häufige Fragen¶

14.1 Der Chat wird in der App nicht angezeigt¶

Prüfen Sie:

Ist das Chatmodul in der App eingebunden?
Ist das Modul im App-Menü oder an anderer Stelle verlinkt?
Besitzt der Nutzer ein App-Nutzerprofil?
Ist der Nutzer für das Modul beziehungsweise den Kanal berechtigt?
Wurde die App nach Änderungen neu geöffnet?

14.2 Ein Chatkanal ist nicht sichtbar¶

Mögliche Ursachen:

Der Kanal ist nicht aktiv.
Der Nutzer besitzt nicht die erforderliche Rolle.
Der Nutzer gehört nicht zur erforderlichen Abteilung.
Der Kanal hat feste Teilnehmer und der Nutzer gehört nicht dazu.
Der Kanal ist Teil eines Gruppenraums und der Nutzer ist kein Gruppenmitglied.
Der Kanal ist PIN-geschützt und wurde noch nicht abonniert.
Der Kanal wurde gelöscht oder deaktiviert.

14.3 Ein Nutzer kann einem Kanal nicht beitreten¶

Prüfen Sie:

Ist der PIN korrekt?
Erfüllt das Profil die Rollen- und Abteilungsvorgaben?
Ist der Kanal aktiv?
Ist der Kanal überhaupt frei beitretbar?
Handelt es sich um einen Kanal mit festen Teilnehmern?
Wurde der Nutzer aus dem Kanal entfernt oder gesperrt?

14.4 Das Eingabefeld fehlt¶

Mögliche Ursachen:

Der Kanal ist als „Nur lesen“ konfiguriert.
Der Nutzer besitzt nur Leserechte.
Der Nutzer wurde eingeschränkt oder gesperrt.
Die Einladung zur Unterhaltung wurde noch nicht angenommen.
Der Kanaltyp erlaubt nur Veröffentlichungen durch Administratoren.

14.5 „Unterhaltung starten“ wird nicht angezeigt¶

Die direkte Kommunikation ist in den globalen Einstellungen deaktiviert.

Prüfen Sie:

CMS → Modulverwaltung → Chatmodul → Einstellungen → Direkte Kommunikation erlauben

14.6 Es können keine mehreren Personen ausgewählt werden¶

Die Option „Konversationen mit mehreren Nutzern erlauben“ ist deaktiviert.

Außerdem muss die direkte Kommunikation aktiviert sein.

14.7 Ein Nutzer wird im Kontaktverzeichnis nicht gefunden¶

Mögliche Ursachen:

Der Nutzer hat die eigene Sichtbarkeit deaktiviert.
Der Nutzer ist nur für gemeinsame Gruppen sichtbar.
Es besteht keine gemeinsame Gruppe.
Das Nutzerprofil ist deaktiviert oder unvollständig.
Direkte Kommunikation ist deaktiviert.
Die Sichtbarkeit ist durch Rollen oder andere Vorgaben eingeschränkt.

14.8 Die Pseudonymfunktion wird nicht angezeigt¶

Prüfen Sie:

Ist „Pseudonyme erlauben“ aktiviert?
Hat der Nutzer die Privatsphäre-Einstellungen des Chats geöffnet?
Wurde die Einstellung gespeichert?

14.9 Pseudonyme können nicht deaktiviert werden¶

Sobald mindestens ein Nutzer ein Pseudonym angelegt hat, wird die Deaktivierung gesperrt.

14.10 GIFs werden nicht angeboten¶

Prüfen Sie:

Ist „GIFs erlauben“ aktiviert?
Besteht eine Internetverbindung?
Blockieren Netzwerk- oder Sicherheitseinstellungen den externen GIF-Dienst?

14.11 Eine Datei ist nicht mehr verfügbar¶

Mögliche Ursache ist die festgelegte Aufbewahrungsdauer für Dateien.

Die Textnachricht kann noch vorhanden sein, obwohl die Datei bereits automatisch gelöscht wurde.

14.12 Alte Nachrichten sind verschwunden¶

Prüfen Sie die Aufbewahrungsdauer für Nachrichten.

Wurde der Zeitraum verkürzt, können ältere Nachrichten unmittelbar nach dem Speichern gelöscht worden sein.

14.13 Nutzer erhalten keine Benachrichtigungen¶

Prüfen Sie:

Sind Benachrichtigungen für die App auf dem Gerät erlaubt?
Sind Browser-Benachrichtigungen erlaubt?
Ist der konkrete Kanal stummgeschaltet?
Ist der Nutzer Mitglied des Kanals?
Besteht eine Internetverbindung?

14.14 Die Vorschau im CMS ist nicht verfügbar¶

Der CMS-Account ist nicht mit einem App-Nutzerprofil verknüpft.

Scannen Sie den persönlichen Login-Code und melden Sie sich anschließend erneut im CMS an.

14.15 Die Hilfeseite wird nicht angezeigt¶

Prüfen Sie:

Ist im Reiter „Hilfeseite“ eine Seite verknüpft?
Wurde die Einstellung gespeichert?
Ruft der Nutzer das Info-Symbol auf der obersten Ebene des Chatmoduls auf?

15. Empfohlene Ersteinrichtung¶

Für eine grundlegende Einrichtung des Chatmoduls empfiehlt sich folgende Reihenfolge:

Chatregeln erstellen und verknüpfen.
Hilfeseite für Nutzer hinterlegen.
Aufbewahrungsdauer für Nachrichten und Dateien festlegen.
Entscheiden, ob direkte Unterhaltungen erlaubt sind.
Entscheiden, ob Nutzer Gruppenkonversationen erstellen dürfen.
Datenschutzoptionen für Pseudonyme und Kontaktverzeichnis festlegen.
Benötigte Chatkanäle planen.
Sichtbarkeit, feste Teilnehmer und Kanaladministratoren definieren.
Kanäle in der CMS-Vorschau testen.
Funktionen mit einem regulären Nutzerprofil prüfen.
Desktop-Link und Hilfeseite an die Nutzer kommunizieren.
Zuständigkeiten für Moderation und gemeldete Inhalte festlegen.

16. Kurzfassung¶

Öffnen Sie das Chatmodul im CMS.
Konfigurieren Sie im Reiter „Einstellungen“ die allgemeinen Vorgaben.
Hinterlegen Sie Chatregeln und eine Hilfeseite.
Legen Sie im Reiter „Chat Kanäle“ die benötigten Kanäle an.
Steuern Sie Sichtbarkeit und Teilnahme über Rollen, Abteilungen, Gruppen oder PIN.
Weisen Sie Kanaladministratoren zu.
Prüfen Sie den Chat über den Reiter „Vorschau“.
Testen Sie die sichtbaren Funktionen zusätzlich mit einem regulären App-Nutzerprofil.
Informieren Sie die Nutzer über Chatregeln, Privatsphäre-Einstellungen und Desktop-Zugang.