KI-Assistent

Kontext und Zweck

Der Bereich „KI-Assistent“ umfasst zwei voneinander getrennte Funktionen:

1. den Appack Guide als zentrale Hilfe für CMS-Administratoren
2. selbst erstellte KI-Assistenten, die für unterschiedliche Anwendungsfälle innerhalb der App bereitgestellt werden können

Der Appack Guide beantwortet Fragen zur Appack-Plattform sowie zur Bedienung und Verwaltung des CMS.

Eigene KI-Assistenten können von CMS-Administratoren passend zum jeweiligen Anwendungsfall konfiguriert werden. Sie können beispielsweise:

• Fragen zu Ihrer Organisation beantworten
• Nutzern bei häufigen Fragen oder Problemen helfen
• Informationen aus bereitgestellten Dokumenten zusammenfassen
• abhängig von der Konfiguration Bilder erzeugen

Mehrere Assistenten können parallel für unterschiedliche Aufgaben eingesetzt werden, beispielsweise:

• ein öffentlicher Informationsassistent
• ein interner Assistent für Mitarbeitende
• ein Support-Assistent

Eigene Assistenten können entweder im Chat-Verzeichnis erscheinen oder als Widget auf einer HTML-Seite eingebunden werden. Dadurch lässt sich ein Assistent auch außerhalb des Chats an einer geeigneten Stelle innerhalb der App bereitstellen.

Wichtig: Ein KI-Assistent kann fehlerhafte oder unvollständige Antworten geben. Prüfen Sie daher vor der Veröffentlichung insbesondere fachlich, rechtlich oder organisatorisch relevante Antworten.

Voraussetzungen und Verfügbarkeit

Der Appack Guide steht für jedes App-Projekt dauerhaft zur Verfügung und ist nicht von einem bestimmten Service-Paket abhängig.

Für die Einrichtung und Nutzung eigener KI-Assistenten ist grundsätzlich mindestens das Service-Paket Service PLUS erforderlich.

Während einer Beta-Phase kann die Funktion vorübergehend auch für App-Projekte ohne Service PLUS verfügbar sein. Nach dem Ende der Beta-Phase kann für die weitere Nutzung ein Wechsel zu Service PLUS erforderlich sein.

UI-Pfad

CMS → KI-Assistent

Der Bereich ist in zwei Reiter unterteilt:

• Assistenten: Assistenten erstellen, konfigurieren und mit Wissen versorgen
• Info: Informationen zu Betrieb, Datenschutz und Sicherheitskonzept anzeigen

Appack Guide – Hilfe für CMS-Administratoren

Der Appack Guide ist initial bereits eingerichtet und im CMS oben rechts über das AI-Symbol erreichbar.

Er greift auf die offizielle Appack-Dokumentation zurück und unterstützt insbesondere bei Fragen zur Appack-Plattform sowie zur Bedienung und Verwaltung des CMS.

Typische Fragen sind beispielsweise:

• Wie richte ich ein bestimmtes Modul ein?
• Wo finde ich eine Einstellung im CMS?
• Welche Voraussetzungen gelten für eine Funktion?
• Welche dokumentierten Ursachen gibt es für ein bestimmtes Verhalten?

Der Appack Guide kann nicht im Chat-Verzeichnis der App angezeigt werden.

Eine Einbettung als Widget ist technisch möglich. Da seine Wissensgrundlage insbesondere auf die Verwaltung des CMS und der App ausgerichtet ist, sollte er jedoch nur in einem geschützten Bereich für Administratoren bereitgestellt werden.

Für reguläre App-Nutzer empfiehlt sich ein eigener Assistent mit einer auf die jeweilige Zielgruppe und den vorgesehenen Anwendungsfall abgestimmten Wissensgrundlage.

Falls der Appack Guide gelöscht wurde, kann er unter CMS → KI-Assistent über „Appack Guide hinzufügen“ erneut hinzugefügt werden.

Die folgenden Kapitel beziehen sich ausschließlich auf selbst erstellte KI-Assistenten.

Empfohlener Ablauf

Für die Einrichtung eines eigenen Assistenten empfiehlt sich folgende Reihenfolge:

1. Zweck und Zielgruppe festlegen.
2. Assistenten erstellen und Verhalten beschreiben.
3. Nur die benötigten Fähigkeiten aktivieren.
4. Wissensdateien bereitstellen.
5. Assistenten trainieren.
6. Typische und kritische Fragen testen.
7. Entscheiden, ob der Assistent im Chat-Verzeichnis, als Widget auf einer HTML-Seite oder auf beiden Wegen bereitgestellt werden soll.

Eigenen Assistenten erstellen

Klicken Sie im Reiter „Assistenten“ auf „Eigenen Assistenten erstellen“.

Name und Assistentenbild

Tragen Sie den Namen des Assistenten ein.

• Vorname: Pflichtfeld
• Nachname: optional
• Assistentenbild: kann nach dem ersten Speichern geändert werden, sobald der Assistent als App-Nutzer angelegt wurde

Wählen Sie einen Namen, an dem Nutzer den Zweck des Assistenten erkennen können, beispielsweise:

• Vereinsservice
• Personal-FAQ
• Mitgliederhilfe
• Veranstaltungsassistenz
• Wissensbot

Sichtbarkeit und Verfügbarkeit

Im Chat-Verzeichnis anzeigen

Ist diese Option aktiviert, wird der Assistent im Chat-Verzeichnis der App angezeigt und kann von App-Nutzern ausgewählt werden.

Deaktivieren Sie die Option während der Einrichtung und Testphase, wenn der Assistent noch nicht allgemein verfügbar sein soll.

Assistent sperren

Ein gesperrter Assistent ist nicht verfügbar und beantwortet keine Anfragen.

Diese Einstellung eignet sich beispielsweise für:

• vorübergehende Wartungsarbeiten
• eine inhaltliche Überarbeitung
• das kurzfristige Deaktivieren bei fehlerhaften Antworten

Beschreibung und Verhalten unterscheiden

Die Felder „Beschreibung“ und „Beschreiben Sie, wie sich der KI-Assistent verhalten soll“ erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

Feld	Zweck	Inhalt
Beschreibung	erklärt Nutzern kurz, wofür der Assistent gedacht ist	Thema, Zielgruppe und Nutzen in ein bis drei Sätzen
Verhalten	steuert intern, wie der Assistent antworten und handeln soll	Rolle, Regeln, Grenzen, Tonalität und Vorgehen bei fehlenden Informationen

Vorlage für die Beschreibung

[Name des Assistenten] unterstützt [Zielgruppe] bei Fragen zu [Themenbereich].
Die Antworten basieren auf den von [Organisation] bereitgestellten Informationen und Dokumenten.
Bei nicht eindeutig dokumentierten oder kritischen Fragen verweist der Assistent an [Kontakt oder zuständige Stelle].

Beispiele für Beschreibungen

Allgemeiner Informationsassistent

Der Vereinsassistent beantwortet Fragen zu Angeboten, Ansprechpartnern, Terminen und organisatorischen Abläufen. Die Antworten basieren auf den vom Verein bereitgestellten Informationen.

Interner Wissensassistent

Der interne Wissensassistent unterstützt Mitarbeitende bei Fragen zu Arbeitsabläufen, Richtlinien und internen Zuständigkeiten. Er verwendet ausschließlich die bereitgestellten Unternehmensunterlagen.

Support-Assistent

Der Support-Assistent hilft bei häufigen Fragen zur Nutzung unserer App und beschreibt dokumentierte Lösungswege. Bei nicht dokumentierten oder weiterhin bestehenden Problemen verweist er an den Support.

Verhalten des Assistenten festlegen

Das Feld „Beschreiben Sie, wie sich der KI-Assistent verhalten soll“ ist die zentrale Steuerung des Assistenten.

Beschreiben Sie dort möglichst eindeutig:

• welche Rolle der Assistent übernimmt
• welche Zielgruppe er unterstützt
• welche Themen er beantworten darf
• welche Quellen er verwenden soll
• wie ausführlich und in welchem Ton er antwortet
• was er bei fehlenden oder widersprüchlichen Informationen tun soll
• wann er an eine zuständige Person oder den Support verweist

Generische Vorlage für das Verhalten

Die folgende Vorlage kann kopiert und an den eigenen Anwendungsfall angepasst werden:

Du bist der digitale Assistent für [Organisation].

Deine Zielgruppe ist [Zielgruppe].
Deine Aufgabe ist es, Fragen zu [Themen und Aufgabenbereich] zu beantworten.

Wissensgrundlage:
- Verwende vorrangig die für dich bereitgestellten Dokumente und Daten.
- Erfinde keine Informationen, Voraussetzungen, Funktionen oder Ansprechpartner.
- Wenn eine Antwort nicht eindeutig aus den bereitgestellten Informationen hervorgeht, sage dies offen.
- Bei widersprüchlichen Angaben weise auf den Widerspruch hin und triff keine eigene verbindliche Entscheidung.

Antwortverhalten:
1. Beantworte zuerst die konkrete Frage.
2. Nenne nur Informationen, die für die Frage erforderlich sind.
3. Verwende eine klare, verständliche Sprache ohne unnötige Fachbegriffe.
4. Gliedere Anleitungen in nummerierte Schritte.
5. Verwende [Du-/Sie-Ansprache] durchgängig.
6. Stelle höchstens eine Rückfrage, wenn wesentliche Informationen fehlen.
7. Fasse dich kurz, sofern der Nutzer keine ausführliche Erklärung verlangt.

Grenzen:
- Gib keine verbindliche rechtliche, medizinische oder finanzielle Beratung.
- Verarbeite keine vertraulichen personenbezogenen Daten, wenn dies für die Antwort nicht erforderlich ist.
- Behaupte nicht, eine Aktion ausgeführt zu haben, wenn dir die entsprechende Fähigkeit nicht zur Verfügung steht.

Wenn die Frage nicht anhand der verfügbaren Informationen beantwortet werden kann, antworte:
„Dazu liegen mir keine eindeutigen Informationen vor. Bitte wenden Sie sich an [Kontakt oder zuständige Stelle].“

Tonalität:
- sachlich
- freundlich
- lösungsorientiert
- klar und zurückhaltend

Erweiterte Vorlage für einen dokumentationsgebundenen Support-Assistenten

Für Supportfälle sollte das Verhalten enger geregelt werden, damit der Assistent keine zusätzlichen Ursachen oder Prüfschritte erfindet.

Du bist der Support-Assistent für [Organisation].

Wichtiger Hinweis:
Beginne jede Antwort mit folgendem Satz:
„Diese KI dient zur ersten Orientierung und kann Fehler machen. Bei Unsicherheiten oder kritischen Themen wenden Sie sich bitte an [Supportkontakt].“

Ordne jede Frage intern einem Falltyp zu:
- Einrichtung oder Anleitung
- Erklärung
- Sichtbarkeits- oder Anzeigeproblem
- technischer Fehler

Bei Einrichtungs- und Anleitungsfragen:
- Beschreibe nur die Schritte, die zur Beantwortung der konkreten Frage notwendig sind.
- Ergänze keine angrenzenden Einstellungen, sofern sie nicht ausdrücklich gefragt wurden.

Bei Sichtbarkeits-, Anzeige- oder Synchronisationsproblemen:
1. Gib eine kurze Einordnung in höchstens einem Satz.
2. Nenne ausschließlich dokumentierte Ursachen, die direkt zum beschriebenen Symptom passen.
3. Nenne zu jeder Ursache genau einen dokumentierten Prüfschritt.
4. Erfinde keine zusätzlichen Ursachen, Prüfungen oder allgemeinen Standardhinweise.
5. Nenne Voraussetzungen der Ersteinrichtung nur dann, wenn die erstmalige Einrichtung oder Verbindung nicht funktioniert.
6. Wenn alle dokumentierten Schritte genannt wurden, ergänze:
   „Weitere Ursachen für dieses Verhalten sind in den bereitgestellten Informationen nicht beschrieben.“
7. Verweise nur dann an den Support, wenn die dokumentierten Schritte durchgeführt wurden und das Problem weiterhin besteht.

Allgemeine Regeln:
- Verwende ausschließlich dokumentierte Informationen.
- Erfinde keine Funktionen, UI-Pfade, Berechtigungen oder Fehlerursachen.
- Wenn die Dokumentation keine eindeutige Antwort enthält, brich die Problemlösung ab und verweise an [Supportkontakt].
- Formatiere Anleitungen mit nummerierten Schritten und einer Leerzeile zwischen den Absätzen.

Anfängliche Prompt-Vorschläge

Prompt-Vorschläge werden Nutzern zu Beginn eines neuen Chats als auswählbare Schnellstarts angezeigt.

Verwenden Sie kurze, konkrete Fragen, die zum Aufgabenbereich des Assistenten passen. Prompt-Vorschläge sind keine internen Verhaltensregeln, sondern Beispiele für Nutzerfragen.

Geeignete Vorlagen sind beispielsweise:

• „Wie kann ich [Funktion oder Vorgang] einrichten?“
• „Wo finde ich Informationen zu [Thema]?“
• „Welche Voraussetzungen gelten für [Vorgang]?“
• „Warum wird [Inhalt oder Funktion] nicht angezeigt?“
• „Fasse mir die wichtigsten Informationen zu [Thema] zusammen.“
• „Wer ist für [Thema oder Aufgabe] zuständig?“
• „Welche Fristen oder Termine muss ich bei [Vorgang] beachten?“
• „Erkläre mir [Begriff oder Prozess] in einfachen Worten.“

Empfehlenswert sind drei bis sechs Prompt-Vorschläge, die häufige Anwendungsfälle abdecken.

Fähigkeiten auswählen

Unter „Fähigkeiten“ legen Sie fest, auf welche App-Funktionen der Assistent zugreifen darf.

Aktivieren Sie nur Fähigkeiten, die für den vorgesehenen Zweck benötigt werden.

Kalender

Ermöglicht dem Assistenten den Zugriff auf und das Lesen von Kalenderterminen, beispielsweise zur Unterstützung bei Terminfragen oder bei der Terminplanung.

News

Ermöglicht dem Assistenten, Nachrichten zu lesen und aktuelle Informationen aus den angebundenen News-Inhalten zu berücksichtigen.

Ressourcenbuchungen

Ermöglicht dem Assistenten, Ressourcenbuchungen zu lesen und Nutzer bei der Buchung von Ressourcen zu unterstützen.

Bilder generieren

Ermöglicht dem Assistenten, auf Grundlage von Nutzereingaben Bilder zu erstellen.

Aufgabenverwaltung

Ermöglicht dem Assistenten, Aufgaben und Checklisten zu lesen, zu erstellen und zu bearbeiten.

Hinweis: Die tatsächlich verfügbaren Inhalte und Aktionen hängen von der jeweiligen App-Konfiguration und den für den Assistenten freigegebenen Funktionen ab.

Erweiterte Einstellungen

Antworten aus internen Dokumenten kennzeichnen

Ist diese Option aktiviert, erhalten Antworten eine allgemeine Kennzeichnung, wenn sie auf den für den Assistenten bereitgestellten internen Dokumenten basieren.

Die Kennzeichnung zeigt, dass interne Dokumente als Grundlage verwendet wurden. Sie enthält jedoch keine automatisch erzeugte Liste der konkret verwendeten Dateien oder Textstellen.

Der Assistent kann Namen von Dokumenten in seiner Antwort erwähnen. Dies ist jedoch nicht für jede Antwort garantiert und ersetzt keine strukturierte Quellenangabe.

Nur interne Quellen verwenden

Ist diese Option aktiviert, verwendet der Assistent ausschließlich Informationen aus den bereitgestellten Dateien und internen Quellen.

Externe oder allgemeine Wissensquellen werden nicht berücksichtigt. Diese Einstellung eignet sich insbesondere für:

• interne Richtlinien
• verbindliche Prozessbeschreibungen
• organisationsspezifische Support-Assistenten
• Inhalte, bei denen allgemeines Wissen nicht ergänzt werden soll

Ist eine Frage anhand der internen Quellen nicht beantwortbar, sollte das Verhalten des Assistenten ausdrücklich festlegen, wie er damit umgeht.

Suchgenauigkeit

Mit der Suchgenauigkeit legen Sie fest, wie genau gefundene Dokumentabschnitte zur Nutzerfrage passen müssen.

• Breit: liefert mehr mögliche Treffer, darunter auch weiter gefasste Inhalte
• Ausgewogen: berücksichtigt eine ausgewogene Mischung aus Treffermenge und Genauigkeit
• Fokussiert: bevorzugt deutlicher passende Inhalte
• Präzise / sehr präzise: liefert weniger, dafür enger passende Treffer

Für allgemeine Wissens- und Support-Assistenten hat sich „Ausgewogen“ als sinnvoller Ausgangspunkt erwiesen. Dies ist eine Praxiserfahrung und keine zwingende Vorgabe.

Passen Sie die Einstellung an, wenn:

• relevante Inhalte häufig nicht gefunden werden → etwas breiter einstellen
• häufig unpassende Inhalte verwendet werden → etwas präziser einstellen

Antwortstil

Der Antwortstil steuert, wie vorhersehbar oder kreativ die Antworten formuliert werden.

• Deterministisch: sehr gleichförmig und vorhersehbar
• Fokussiert: sachlich und wenig variabel
• Ausgewogen: natürliche Formulierungen mit begrenzter Variation
• Kreativ: vielfältigere und freiere Antworten
• Experimentell: hohe Variation, eher für offene Ideenfindung

Empfehlung:

• Support-, FAQ- und Prozessassistenten: fokussiert bis ausgewogen
• Ideenfindung, Texte oder kreative Aufgaben: ausgewogen bis kreativ

Ein kreativerer Antwortstil verbessert nicht die fachliche Richtigkeit. Für dokumentationsgebundene Antworten sollte die Einstellung daher nicht unnötig hoch gewählt werden.

Assistent speichern und bearbeiten

Klicken Sie nach Abschluss der Grundeinstellungen auf „Speichern“.

In der Assistentenübersicht stehen abhängig vom Assistenten unter anderem folgende Aktionen zur Verfügung:

• Mülleimer: Assistenten löschen
• Stift: Einstellungen bearbeiten
• Code-Symbol: Assistenten als Widget einbetten
• Pfeil: Dateibereich und Training ein- oder ausklappen

Wissensdateien bereitstellen

Klappen Sie den gewünschten Assistenten über den Pfeil auf. Im Bereich „Dateien des Assistenten“ verwalten Sie die Wissensbasis.

Geeignete Wissensdateien

Für gute Ergebnisse sollten die Dateien:

• aktuell und inhaltlich eindeutig sein
• klare Überschriften und Abschnitte enthalten
• konkrete Begriffe und vollständige UI-Pfade verwenden
• Ausnahmen und Voraussetzungen ausdrücklich beschreiben
• keine widersprüchlichen Dubletten enthalten
• nach Themen getrennt und nachvollziehbar benannt sein

Sowohl PDF-Dateien als auch Markdown-Dateien eignen sich als Wissensgrundlage.

PDF-Dateien sind für die meisten Administratoren der einfachste Weg, bereits vorhandene Unterlagen bereitzustellen.

Markdown-Dateien bieten zusätzliche Vorteile, wenn Inhalte gezielt für den Assistenten aufbereitet werden. Klare Überschriften und thematisch getrennte Abschnitte unterstützen eine präzise Zuordnung zusammengehöriger Informationen.

Für den Einstieg ist Markdown jedoch nicht erforderlich. Entscheidend sind vor allem aktuelle, gut strukturierte und widerspruchsfreie Inhalte.

Datei hochladen

1. Klicken Sie im Dateibereich auf das Symbol zum Hochladen einer Datei.
2. Klicken Sie im Dialog „Dateien hochladen“ auf „Auswählen“.
3. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien auf Ihrem Gerät aus.
4. Klicken Sie anschließend auf „Hochladen“.

KI-Beschreibung einer Datei

Für eine Datei kann zusätzlich eine KI-Beschreibung hinterlegt werden. Beschreiben Sie darin kurz und eindeutig, welche Informationen die Datei enthält und für welche Fragen sie relevant ist.

Eine geeignete KI-Beschreibung unterstützt den Assistenten dabei, bei einer Nutzerfrage die passenden Dokumente zu finden.

Beispiel:

Enthält Anleitungen zur Einrichtung und Verwaltung von Kalendern, Terminen, Anmeldungen und Teilnehmerlisten im Appack-CMS.

Verwenden Sie konkrete Begriffe, nach denen Nutzer voraussichtlich fragen. Allgemeine Beschreibungen wie „Informationen“ oder „Dokumentation“ sind wenig aussagekräftig.

KI-Bild generieren

Über das Symbol mit den Sternen können Sie ein Bild erzeugen oder ein vorhandenes Bild bearbeiten.

1. Öffnen Sie „KI-Bild generieren“.
2. Beschreiben Sie das gewünschte Bild oder die gewünschte Änderung.
3. Klicken Sie auf „Bild generieren“.
4. Fügen Sie das Ergebnis bei Bedarf über „Zum File-Store hinzufügen“ zu den Dateien hinzu.

Die Fähigkeit „Bilder generieren“ muss für den Assistenten aktiviert sein, wenn auch App-Nutzer im Chat Bilder erzeugen dürfen.

Dateien auswählen und gemeinsam bearbeiten

Über den Auswahlmodus können mehrere Dateien markiert werden.

Für ausgewählte Dateien stehen abhängig von der Auswahl Sammelaktionen zur Verfügung, beispielsweise:

• herunterladen
• löschen
• ausschneiden beziehungsweise verschieben

Ordner und Vorgangsprotokoll

Über das Drei-Punkte-Menü können Sie:

• einen Ordner hinzufügen
• das Vorgangsprotokoll öffnen

Ordner helfen bei umfangreicheren Wissensbeständen, Dateien thematisch zu strukturieren.

Verwendung einzelner Dateien steuern

Für jede Datei kann über das jeweilige Kontextmenü festgelegt werden, wie der Assistent sie verwenden darf.

Abhängig von der verfügbaren Konfiguration kann eine Datei beispielsweise:

• ausschließlich als Wissens- und Lerngrundlage dienen
• zusätzlich durch den Assistenten zum Herunterladen bereitgestellt werden

Prüfen Sie diese Einstellung insbesondere bei internen, vertraulichen oder urheberrechtlich geschützten Dateien.

Assistent trainieren

Klicken Sie nach dem Hinzufügen oder Ändern von Wissensdateien auf „Assistent trainieren“.

Dabei werden die bereitgestellten Inhalte für die Suche und Beantwortung von Fragen verarbeitet.

Trainieren Sie den Assistenten erneut, wenn Sie:

• neue Wissensdateien hinzufügen
• bestehende Dateien ersetzen
• veraltete Dateien entfernen
• wesentliche Inhalte ändern

Assistent testen

Testen Sie den Assistenten vor der Freigabe mit realistischen Fragen.

Berücksichtigen Sie dabei mindestens:

1. Eine Frage, deren Antwort eindeutig dokumentiert ist.
2. Eine Frage, zu der mehrere ähnliche Dokumentabschnitte bestehen.
3. Eine unvollständige oder mehrdeutige Frage.
4. Eine Frage, die nicht in der Wissensbasis beantwortet wird.
5. Einen typischen Fehler- oder Supportfall.
6. Eine Frage, bei der der Assistent ausdrücklich an eine zuständige Stelle verweisen soll.

Prüfen Sie insbesondere:

• Wird die konkrete Frage beantwortet?
• Werden Informationen erfunden oder unzulässig ergänzt?
• Ist die Antwort verständlich und passend formatiert?
• Funktioniert der vorgesehene Support- oder Kontaktverweis?
• Werden nur die aktivierten Fähigkeiten genutzt?
• Passt die Ansprache zur Kommunikation Ihrer Organisation?

Gesprächskontext zurücksetzen

Der Assistent berücksichtigt innerhalb einer Unterhaltung den bisherigen Gesprächskontext. Dieser interne Kontext ist von den sichtbaren Chatnachrichten zu unterscheiden.

Um den bisherigen Kontext zurückzusetzen, können Nutzer dem Assistenten beispielsweise schreiben:

• Vergiss alles
• Starte neu
• Setze den Kontext zurück

Der Assistent bittet anschließend um eine Bestätigung. Nach der Bestätigung verwendet er den bisherigen Gesprächskontext nicht mehr. Die sichtbaren Chatnachrichten bleiben dabei erhalten.

Mit dem Befehl /clear wird der Kontext sofort und ohne vorherige Rückfrage zurückgesetzt. Der Assistent bestätigt anschließend, dass der Kontext bereinigt wurde.

Für voneinander unabhängige Testläufe sollte der Kontext vor einer neuen Testreihe zurückgesetzt oder eine neue Unterhaltung begonnen werden.

Nachträglich bearbeitete Fragen

Eine bereits gesendete Nachricht kann bearbeitet werden. Durch die Bearbeitung wird jedoch nicht automatisch eine neue Antwort des Assistenten erzeugt.

Senden Sie die geänderte Frage deshalb als neue Nachricht, wenn der Assistent sie erneut beantworten soll.

Bewertungen und Feedback

Nutzer können Antworten des Assistenten mit einer Sternebewertung bewerten und optional einen Kommentar ergänzen. Die Bewertungsfunktion kann daher auch verwendet werden, um den Assistenten während der Einrichtung und nach späteren Änderungen zu testen.

Zusätzlich können Nutzer ausdrücklich zustimmen, dass die zugehörige Konversation für die Auswertung des Feedbacks protokolliert werden darf. Ohne diese Zustimmung ist der vollständige Gesprächsverlauf nicht automatisch Bestandteil der Bewertung.

Nutzung in der App

Eigene Assistenten können auf zwei Wegen in der App bereitgestellt werden. Beide Möglichkeiten können auch parallel genutzt werden.

Anzeige im Chat-Verzeichnis

Ein Assistent erscheint als eigener Chatpartner im Chat-Verzeichnis, wenn:

• „Im Chat-Verzeichnis anzeigen“ aktiviert ist
• der Assistent nicht gesperrt ist
• die Konfiguration gespeichert wurde

App-Nutzer können den Assistenten anschließend im Chat-Verzeichnis auswählen und eine Unterhaltung beginnen.

Einbindung auf einer HTML-Seite

Ein Assistent kann als Widget auf einer HTML-Seite eingebunden werden. Dadurch kann er unabhängig vom Chat-Verzeichnis an einer beliebigen Stelle innerhalb der App bereitgestellt werden, beispielsweise:

• auf einer Hilfeseite
• in einem internen Bereich
• auf einer Themenseite
• neben Informationen zu einem bestimmten Angebot oder Prozess

Die Option „Im Chat-Verzeichnis anzeigen“ ist für diese Einbindung nicht erforderlich. Der Assistent darf jedoch nicht gesperrt sein.

Assistent einbetten

Öffnen Sie über das Code-Symbol des gewünschten Assistenten den Einbettungsdialog.

Der Dialog enthält zwei Codeblöcke:

1. ein Skript für den Head-Bereich der HTML-Seite
2. ein Element für den Body-Bereich an der Stelle, an der der Assistent angezeigt werden soll

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Kopieren Sie den ersten Codeblock vollständig in den Head-Bereich der Zielseite.
2. Kopieren Sie den zweiten Codeblock an die gewünschte Stelle im Body-Bereich.
3. Speichern Sie die Seite.
4. Prüfen Sie anschließend die Darstellung und Funktion des Assistenten in der App.

Reiter „Info“

Der Reiter „Info“ enthält Informationen zum Sicherheits- und Datenschutzkonzept von Appack AI.

Dort werden unter anderem folgende Punkte erläutert:

• Hosting in Deutschland
• Trennung der Daten verschiedener Mandanten
• keine Verwendung Ihrer Inhalte zum Trainieren oder Verbessern allgemeiner KI-Modelle
• steuerbare Antworten durch definierbare Prompts
• Hinweise zu Sicherheit, Datenschutz und verantwortungsvoller KI-Nutzung

Häufige Probleme

Der Assistent wird nicht im Chat-Verzeichnis angezeigt

Prüfen Sie:

1. Ist „Im Chat-Verzeichnis anzeigen“ aktiviert?
2. Ist „Assistent sperren“ deaktiviert?
3. Wurden die Änderungen gespeichert?

Das Assistenten-Widget wird auf einer HTML-Seite nicht angezeigt

Prüfen Sie:

1. Ist „Assistent sperren“ deaktiviert?
2. Wurde das Skript vollständig in den Head-Bereich der Seite eingefügt?
3. Wurde der zweite Codeblock vollständig an der gewünschten Stelle im Body-Bereich eingefügt?
4. Wurde die Seite gespeichert und anschließend in der App geprüft?
5. Wurden Assistenten-ID oder andere Bestandteile des generierten Codes unverändert übernommen?

Der Assistent verwendet neue oder geänderte Dokumente nicht

Prüfen Sie:

1. Wurde die Datei vollständig hochgeladen?
2. Ist die Datei für die Wissensverwendung freigegeben?
3. Wurde nach der Änderung „Assistent trainieren“ ausgeführt?
4. Bestehen ältere oder widersprüchliche Dateien zum selben Thema?

Der Assistent liefert häufig unpassende Dokumentinhalte

Stellen Sie die Suchgenauigkeit schrittweise präziser ein und prüfen Sie, ob die Wissensdateien klare Überschriften und eindeutige Begriffe enthalten.

Der Assistent findet relevante Inhalte nicht

Stellen Sie die Suchgenauigkeit etwas breiter ein und prüfen Sie, ob die gesuchten Begriffe tatsächlich in den bereitgestellten Dateien vorkommen.

Die Antworten sind zu frei oder zu unterschiedlich

Stellen Sie den Antwortstil weiter in Richtung „Fokussiert“ oder „Deterministisch“ und ergänzen Sie im Verhaltensfeld klarere Format- und Inhaltsregeln.

Der Assistent erfindet Informationen

Prüfen Sie:

1. Ist „Nur interne Quellen verwenden“ für den Anwendungsfall sinnvoll?
2. Verbietet die Verhaltensbeschreibung ausdrücklich das Erfinden nicht dokumentierter Informationen?
3. Ist ein eindeutiger Antwortsatz für fehlende Informationen definiert?
4. Enthält die Wissensbasis widersprüchliche oder veraltete Dateien?

Empfehlungen für zuverlässige Ergebnisse

• Verwenden Sie lieber wenige, aktuelle und eindeutige Dateien als viele ungeprüfte Dokumente.
• Trennen Sie unterschiedliche Themen in eigene Dateien.
• Beschreiben Sie Ausnahmen und Fehlerfälle ausdrücklich.
• Entfernen oder ersetzen Sie veraltete Inhalte.
• Legen Sie fest, wie der Assistent bei fehlenden Informationen reagiert.
• Aktivieren Sie nur tatsächlich benötigte Fähigkeiten.
• Testen Sie nach jeder wesentlichen Änderung erneut.
• Prüfen Sie Antworten regelmäßig anhand realer Nutzerfragen.

Support-relevante Kernaussagen

• Der Appack Guide steht für jedes App-Projekt dauerhaft zur Verfügung. Eigene Assistenten erfordern grundsätzlich mindestens Service PLUS.
• Eigene Assistenten werden über „Eigenen Assistenten erstellen“ angelegt.
• Der Appack Guide ist initial vorhanden, oben rechts über das AI-Symbol erreichbar und klar von eigenen App-Assistenten zu unterscheiden. Nach dem Löschen kann er über „Appack Guide hinzufügen“ erneut hinzugefügt werden.
• Die Beschreibung erklärt Nutzern den Zweck; das Verhaltensfeld steuert die Antworten.
• Nicht gesperrte Assistenten können im Chat-Verzeichnis und/oder als Widget auf einer HTML-Seite bereitgestellt werden.
• PDF- und Markdown-Dateien eignen sich als Wissensgrundlage; für viele Administratoren sind PDFs der einfachere Einstieg.
• Wissensdateien sollten nach Änderungen erneut verarbeitet werden.
• „Ausgewogen“ ist ein sinnvoller Ausgangspunkt für die Suchgenauigkeit, muss aber je nach Wissensbasis angepasst werden.
• Ein KI-Assistent ersetzt keine fachliche Prüfung und kann fehlerhafte Antworten geben.