App-Nutzer, Gruppen und Rollen planen¶

Über Nutzerprofile, Rollen und Gruppen können Sie unterschiedliche Personenkreise innerhalb Ihrer App abbilden.

Nicht jedes App-Projekt benötigt dafür eine umfangreiche Struktur. Überlegen Sie daher zunächst, welche Nutzerprofile, Rollen und Gruppen Sie für Ihre App tatsächlich benötigen.

Die wichtigsten Einstellungen finden Sie unter:

CMS → App-Nutzer

Werden Nutzerprofile benötigt?¶

Nutzerprofile werden benötigt, wenn Personen innerhalb der App identifiziert werden müssen, beispielsweise für:

geschützte Inhalte
Chats und Gruppen
Anmeldungen oder persönliche Buchungen
das Erstellen und Verwalten von Inhalten
weitere personalisierte Funktionen

Bei einer überwiegend öffentlichen Informations-App können Nutzerprofile dagegen eine untergeordnete Rolle spielen oder für reguläre App-Nutzer gar nicht benötigt werden.

Überlegen Sie daher zunächst, wer in Ihrer App ein Profil benötigt und wofür.

Wie entstehen Nutzerprofile?¶

Nutzerprofile können auf unterschiedliche Weise angelegt werden:

Selbstregistrierung: Nutzer erstellen ihr Profil selbst über die App.
Import: Bestehende Mitglieder-, Mitarbeiter- oder Nutzerlisten werden in das CMS übernommen.
Manuelle Anlage: Einzelne Profile werden direkt im CMS angelegt.

Diese Möglichkeiten können auch kombiniert werden. So können beispielsweise bestimmte Funktionsträger bereits vorab importiert oder angelegt werden, während sich weitere Nutzer später selbst registrieren.

Welche Form für Ihr Projekt sinnvoll ist, hängt davon ab, wie Ihre Nutzer bereits organisiert sind und wer Zugriff auf die App erhalten soll.

Rollen und Gruppen unterscheiden¶

Rollen beschreiben eine grundsätzliche Eigenschaft oder Funktion eines Nutzers.

Typische Rollen können beispielsweise sein:

Mitglied
Mitarbeiter
Trainer
Vorstand
App-Administrator

Ein Nutzer kann mehrere Rollen besitzen.

Gruppen bilden dagegen konkrete Personenkreise, Teams oder Arbeitsbereiche ab.

Typische Gruppen können beispielsweise sein:

Mitglieder
Vorstand
Redaktion
Veranstaltungsteam
Mannschaften oder Arbeitsgruppen

Auch hier kann ein Nutzer mehreren Gruppen gleichzeitig angehören.

Für Berechtigungen möglichst Gruppen verwenden¶

Für die spätere Steuerung von Sichtbarkeiten und Berechtigungen empfehlen wir, möglichst mit Gruppen zu arbeiten.

Gruppen können in vielen verschiedenen Modulen verwendet werden, um festzulegen, welche Nutzer Inhalte sehen, erstellen oder verwalten dürfen.

Rollen dienen dagegen vor allem dazu, Nutzer grundsätzlich einzuordnen. An einigen Stellen können auch Rollen direkt für Sichtbarkeiten oder Berechtigungen verwendet werden.

Welche Möglichkeiten im jeweiligen Modul bestehen, wird im folgenden Kapitel „Festlegen, wer Inhalte sehen und verwalten darf“ beschrieben.

Rollen und Gruppen verbinden¶

Rollen und Gruppen können miteinander verknüpft werden, wenn sie denselben Personenkreis abbilden.

Gibt es beispielsweise sowohl die Rolle „Mitglied“ als auch die Gruppe „Mitglieder“, kann die Gruppe mit der Rolle verbunden werden.

Nutzer mit dieser Rolle werden dann automatisch der entsprechenden Gruppe zugeordnet. Die Gruppenzugehörigkeit muss nicht zusätzlich manuell gepflegt werden.

So können Sie Rollen für die grundlegende Einordnung der Nutzer verwenden und die zugehörigen Gruppen anschließend für Berechtigungen in verschiedenen Modulen einsetzen.

Möglichst einfach beginnen¶

Planen Sie zu Beginn nur die Rollen und Gruppen, die Sie tatsächlich benötigen.

Ein einfaches Modell könnte beispielsweise aus folgenden Strukturen bestehen:

Rolle „Mitglied“
Gruppe „Mitglieder“, verbunden mit der Rolle „Mitglied“
Gruppe „Redaktion“ für Personen, die Inhalte pflegen
Gruppe „Vorstand“ für einen weiteren geschützten Personenkreis

Weitere Rollen und Gruppen können später jederzeit ergänzt werden.

Empfohlenes Vorgehen¶

Entscheiden Sie, ob und für welche Personen Nutzerprofile benötigt werden.
Legen Sie fest, ob Profile selbst erstellt, importiert oder manuell angelegt werden.
Planen Sie nur die Rollen, die für eine grundlegende Einordnung Ihrer Nutzer benötigt werden.
Bilden Sie konkrete Personenkreise und Teams möglichst als Gruppen ab.
Verbinden Sie Rollen und Gruppen, wenn sie denselben Personenkreis umfassen.
Verwenden Sie diese Gruppen anschließend für die Sichtbarkeiten und Berechtigungen Ihrer Module.

Tipp: Beginnen Sie mit wenigen, klar benannten Rollen und Gruppen. Eine einfache Struktur lässt sich später leichter erweitern als ein von Beginn an sehr komplexes Berechtigungskonzept.